Какие процессы можно выделить в управлении знаниями. Характеристика каждого процесса и его этапов

Производство знаний и обмен знаниями в организациях требуют построения такой системы управления знаниями, которая предусматривает мотивацию носителей знания к их созданию и обмену, а также формирование организационной культуры, способствующей этим процессам. Ключевую роль при этом играет образование единого информационного пространства и систем коммуникаций в организации, позволяющих интегрировать базы данных о клиентах, поставщиках, операциях разных функциональных подразделений с последующим их многообразным использованием. В целом система управления знаниями должна быть нацелена на создание организационно-экономических, технологических и психологических условий для того, чтобы: · отвечать на требования клиентов с помощью эффективных инновационных решений, являющихся конкурентным преимуществом компании; · воплощать знания в товары и услуги; использовать нематериальные активы партнеров, осуществляя совместную техническую, функциональную, отраслевую экспертизу; · ускорять обучение и передачу навыков для персонала; · своевременно развертывать исследования, связанные с производством новых знаний и быстрейшим воплощением результатов в товары и услуги; · создавать и использовать системы ответственности за целенаправленное достижение эффективных результатов использования знаний. Ответом на новые требования к управлению должно стать появление новых функций, каких не было раньше, а именно: приобретения знании, усвоения знаний и передачи знаний. Каждая из этих функций должна иметь свои целевые установки, регламенты и методы исполнения, системы контроля и ответственности.

Оправданным и организационно эффективным является разделение всего процесса управления знаниями на четко обозначенные этапы, которые учитывают реальные цели и потребности выявления и использования необходимых знаний. Выполнение специфических задач каждого этапа создает уверенность в успешном завершении работ по целевому использованию знаний в организациях. Рассмотрим один из вариантов разделения процесса управления знаниями на этапы. Этапы приобретения и усвоения новых знаний Этап Характеристика этапа 1. Определить Определение, какие знания имеют решающее значение для успеха организации 2. Собрать Приобретение существующих знаний, опыта, методов и квалификации 3. Выбрать Формирование потока собранных, упорядоченных знаний, оценка их полезности 4. Хранить Отобранные знания классифицируются и вносятся в корпоративную память 5. Распределить Знания извлекаются из корпоративной памяти, становятся доступными для использования 6. Применить Практическое использование знаний при осуществлении заданий, решении проблем, принятии решений, поиске идей и обучении 7. Создать Выявляются новые знания путем наблюдения за клиентами, использования обратной связи, причинного анализа, эталонного тестирования, опыта, исследований, экспериментирования, креативного мышления, разработки данных 8. Продать На основе интеллектуального капитала создаются новые продукты, которые могут быть реализованы вне предприятия

 

Вопрос 26.Какие существуют методы создания знаний?

- Создание условий, при которых сотрудники заинтересованы в приобретении новых знаний и самостоятельно ищут способы их пополнения;

-Выявление наилучших методов работы в различных подразделениях компании и изучение этих методов (т.н. внутренний benchmarking);

-Разработка и внедрение механизмов активного распространения знаний, полученных отдельными сотрудниками и подразделениями, во всей организации, а также механизмов стимулирования использования этих знаний другими сотрудниками.

Вопрос 27. Какие существуют методы распространения и обмена знаниями в организациях?

Методы распространения знаний:

1) Формализованные(храняться только на электронных и бумажных носителях).Передача формального знания не является сложным процессом.(Это все явные знания).

2) Не формализованные(сотрудники). Делятся на явные(могут быть формализованы) – носитель знания способен проанализировать эти знания на другом языке (в др. логике) и не явные – не осознанные знания самим носителем(опят, талант, мастерство).Передача крайне сложная.

Технологии: информационные и гуманитарные (обучение).

- используются для организации взаимодействия носителей знаний и реализации процессов управления знаниями.

Процесс обмена знаниями: любая компания предлагает процесс обмена знаниями.

Обмен знаниями в организации(барьеры): мотивационные, социо-культурные /языковые, технологические.

Задачи в организации: преодоление барьеров за счёт применения технологий.

Обмен знаниями строится в 2х направлениях: техническое и организационное.

 

Вопрос 28.Использование знаний в организации. Что препятствует эффективному применению и использованию знаний?

Для того чтобы постоянно сокращать дефицит знаний, организации должны решать такие важнейшие задачи, как:

 приобретение знаний - использование уже имеющихся в мире знаний и их приспособление для нужд организации (например, при помощи режима открытой торговли, привлечения иностранных инвестиций и заключения лицензионных соглашений), а также получение новых знаний путем ведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

 усвоение знаний (например, обеспечение всеобщего начального образования, создание возможностей для обучения на протяжении жизни и развитие системы высшего образования);

 передача знаний - использование новых информационных и телекоммуникационных технологий, соответствующее нормативно-правовое регулирование и обеспечение доступа к информационным ресурсам.

В условиях революционных изменений в производственных и информационных технологиях формируется новая функция управления, в задачу которой входит аккумулирование интеллектуального капитала, выявление и распространение имеющейся информации и опыта, создание предпосылок для распространения и передачи знаний. Использование интеллектуального капитала и связанная с этим профессиональная компетенция кадров обеспечивают выживание и экономический успех компаний. Именно знания становятся источником высокой производительности, инноваций и конкурентных преимуществ.

Главная проблема в использовании знаний – точно определить какие знания необходимы, где они имеются, как их можно приобрести и передать, чтобы обеспечить организации конкурентные преимущества.

Также в организации необходимо устранить барьеры препятствующие обмену знаниями, взаимной учебе.

 

Вопрос 29. Какие новые должности и новые подразделения создаются в компаниях для решения задач по управлению знаниями? Каковы их функции?

Директор по управлению знаниями (chief knowledge officer) - это должностное лицо высшего ранга, роль которого состоит в усилении действия знаний, обычно благодаря программе управления знаниями.

Директор по управлению знаниями отвечает за разработку процессов, способствующих передаче знаний.

- отвечает за корпоративную стратегию управления знаниями (knowledge management, KM).

основные обязанности:

• создание корпоративных информационных порталов или другой ИТ-инфраструктуры знаний;
• развитие внутренней культуры обмена знаниями.

Директора по управлению знаниями - это проектировщики и архитекторы. Они разрабатывают всеобъемлющие системы совместного использования знаний, пронизывающие всю структуру компании. Они определяют процедуры, призванные координировать и объединять внутрикорпоративные сообщества.

Директора по управлению знаниями должны обладать широким спектром знаний и умений. Они должны сочетать глубокие знания в области информационных технологий c пониманием особенностей культуры и межличностного общения, которые способствуют передаче знаний.

генеральный менеджер по управлению знаниями (Chief Knowledge Officer, CKO), или управляющий интеллектуальным капиталом

Менеджеры знаний (должность, которая в последние годы введена во многих компаниях) создают для предприятия терминологию и совместно с линейными руководителями доводят до сведения работников основные идеи концепции с использованием четких определений, формулируют задачи в приобретении перспективных для организации знаний. В зависимости от целей, стоящих перед предприятием, работа по управлению знаниями может фокусироваться на явных или неявных знаниях, или на интегрировании подходов, в которых используются явные и неявные знания.

У координатора знаний много работы, похожей на ту, которую выполняет, например, администратор баз данных. Одна из главных функций координатора знаний — обслуживание различных запросов, касающихся информационных ресурсов предприятия (каталогов, рубрикаторов, справочников, информации о клиентах и пр.), а также постоянное обновление информационных профилей сотрудников компании. Координатор знаний отвечает за формат сайтов и навигацию, а разработка контента, или содержания, возлагается на авторов страниц. Собственники содержания должны иметь доступ для публикации в сети в любом месте и в любое время. Для западных компаний, создавших сотни внутрикорпоративных сайтов по различным направлениям, эти вопросы особенно актуальны.

Подразделение –«управление знаниями».

Половина рабочего времени специалистов в отечественных компаниях тратится на поиск нужной информации во внешней среде; потери информации при передаче внутри предприятия иногда достигают 80%.

Подразделения по управлению знаниями занимаются следующими функциями:
- обучение фирмы у собственных сотрудников (взаимообучение);
- ознакомление персонала как с положительным, так и с отрицательным опытом деятельности сотрудников;
- передача знаний об особенностях деятельности каждого работника, специалиста, менеджера молодым кадрам;
- ознакомление работников со специфическими возможностями и недостатками деятельности конкурентов и др.

Вопрос 30 Что такое сообщества практики? Каковы их характеристики?

Сообщество практики (Community of Practice, сокращенно — CoP) — один из основных инструментов управления знаниями.

За рубежом активно развиваются новые формы сотрудничества специалистов — сообщества практики (Community of Practice). Под сообществом практики понимается виртуальный, постоянно действующий семинар для специалистов в достаточно узкой области деятельности. Основными задачами сообществ практики (СоР) являются:

— обмен опытом, знаниями, информацией;

— повышение квалификации, коллективное обучение;

— обмен идеями, повышение креативности сотрудников и создание нового знания.

Ключевым фактором, обеспечивающим эффективность деятельности сообщества, является готовность участников делится с коллегами своими знаниями и опытом. Как правило, члены

сообщества понимают, что участие в обмене знаниями является необходимым условием для успешной карьеры. Многие члены сообществ полагают, что их знания принадлежат компании

и поэтому активно участвуют в создании общей базы знаний своего рода энциклопедии производственного опыта

Основными характеристиками сообществ практики, являются следующие:

- сообщество практики формируется коллегами, общающимися на регулярной основе;

- сообщество практики является условием и средой, в которой его участники получают новые знания за счет регулярной профессиональной коммуникации;

- участие в сообществах практики добровольно, основывается на личной заинтересованности каждого из участников в процессе профессиональной коммуникации с коллегами;

- членство в сообществе практики не связано с какими-либо формальными процедурами (заявление об участии, регистрация членства и т.п.), в связи с чем границы сообщества практики легко проницаемы.

Вопрос 31.Роль и область применения информационных технологий в управлении знаниями?

Информационное общество — теоретическая концепция постиндустриального общества; историческая фаза возможного развития цивилизации, в которой главными продуктами производства становятся информация и знания. Отличительные черты:

· увеличение роли информации, знаний и информационных технологий в жизни общества;

· возрастание числа людей, занятых информационными технологиями, коммуникациями и производством информационных продуктов и услуг в валовом внутреннем продукте;

· нарастающая информатизация общества с использованием телефонии, радио, телевидения, сети Интернет, а также традиционных и электронных СМИ;

· создание глобального информационного пространства, обеспечивающего: (а) эффективное информационное взаимодействие людей, (б) их доступ к мировым информационным ресурсам и (в) удовлетворение их потребностей в информационных продуктах и услугах.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Различают такие области применения информационных технологий, как наука, образование, культура, экономика, производство, военное дело и т.п.

Вопрос 32. Как относятся между собой технологии «интеллекта бизнеса» и «управление знаниями», определите сходства и различия?

Из информационных технологий, наиболее полно удовлетворяющих потребность организации в создании среды для накопления и обмена знаниями, в настоящее время следует назвать технологии «Интеллекта бизнеса» (Business intelligence-BI) и «Управления знаниями» (Knowledge management-KM).
«Интеллект бизнеса» – это процесс, технологии, методы и средства извлечения и представления знаний или знания о бизнесе, добытые с использованием различных аппаратно-программных технологий. Такие технологии дают возможность организациям превращать данные в информацию, а затем информацию в знания. Это определение четко разграничивает понятия «данные», «информация» и «знания». Данные понимаются как реальность, которую компьютер записывает, хранит и обрабатывает, информация – это то, что специалист в состоянии понять о реальности, а знания – это то, что в бизнесе используется для принятия решений.

«Интеллект бизнеса» определяет:

· процесс превращения данных в информацию и знания о бизнесе для поддержки принятия улучшенных и неформальных решений;

· информационные технологии (методы и средства) сбора данных, консолидации информации и обеспечения доступа бизнес-пользователей к знаниям;

· знания о бизнесе, добытые в результате углубленного анализа детальных данных и консолидированной информации.

Имеются технологии более универсальные, основанные на интегральном подходе к созданию, накоплению и управлению знаниями. Они определяют установленный в организации формальный порядок работы с информационными ресурсами. Это технологии «Управления знаниями». Основная цель технологий «Управления знаниями» – сделать знания доступными и повторно используемыми на уровне всей корпорации.

По мнению специалистов в области информационного обеспечения бизнеса в основу разделения понятий «Интеллект бизнеса» и «Управление знаниями» положен вид обрабатываемых данных. Данные, с которыми работают информационные системы, можно разделить на структурированные и неструктурированные.

В категорию структурированных данных попадают числа, строки символов, даты. Эти данные можно легко классифицировать по определенным атрибутам. Имя, индекс, номер транзакции – вот типичные примеры структурированных данных.

Неструктурированные данные обычно хранятся в форме, не позволяющей осуществить простую и логическую классификацию. Книги, фильмы, печатные документы, файлы, простые и электронные письма, презентации и т.д. Эти данные в совокупности образуют внутреннее знание организации.

В основе технологий «Интеллекта бизнеса» лежит организация доступа конечных пользователей и анализ структурированных данных и информации о бизнесе. Технологии «Интеллекта бизнеса» позволяют превратить неуправляемую и постоянно изменяющуюся лавину корпоративных данных в предсказуемый поток информации для подготовки управленческих решений. Технологии «Интеллекта бизнеса» имеют широкий спектр пользователей на предприятии, включая руководителей, менеджеров и аналитиков.

Технологии «Управления знаниями» больше связаны с анализом неструктурированной или слабоструктурированной информации. Они обеспечивают категоризацию, разведку и семантическую обработку текстов, расширенный поиск информации, управление контентом предприятия и др.

По сути технологии «Интеллекта бизнеса» и «Управления знаниями» делают одно и тоже дело в разных типах данных. Сведение вместе структурированных и неструктурированных данных – первый и наиважнейший шаг к объединению этих технологий.

Общей задачей технологий «Интеллекта бизнеса» и «Управления знаниями» является улучшение качества решений, вырабатываемых менеджерами. Такие решения зависят от высококачественной и постоянно обновляющейся информации, поступающей к менеджерам своевременно и в доступно воспринимаемой форме. Технологии «Интеллекта бизнеса» и «Управления знаниями» позволяют организациям создавать динамические каналы информации, которые связывают менеджеров с данными, создавая возможность для быстрого принятия эффективных решений.

Вопрос 33Назовити виды данных с которыми работают информационные системы организаций? Дайте им характеристику. Приведите примеры?

Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Информационные системы работают со следующими основными типами данных.

Текстовые данные. Текстовыми данными представляют в ИС фамилии и должности людей, названия фирм, продуктов, приборов и т.д.

Числовые данные. Данные этого типа обычно используются для представления атрибутов, со значениями которых нужно проводить арифметические операции (весов, цен, коэффициентов и т.п.).

Данные типа даты и (или) времени.

Логические данные. Данное этого типа (иногда его называют булевым) может принимать только одно из двух взаимоисключающих значений - True или False (условно: 1 или 0). Фактически это переключатель, значение которого можно интерпретировать как «Да» и «Нет» или как «Истина» и «Ложь». Логический тип удобно использовать для тех атрибутов, которые могут принимать одно из двух взаимоисключающих значений, например, наличие водительских прав (да -нет), военнообязанный (да-нет) и т.п.

Поля объекта OLE. Значением таких данных может быть любой объект OLE, который имеется на компьютере (графика, звук, видео). В частности, в список учащихся можно включить не только статическую фотографию учащегося, но и его голос.

Пользовательские типы. Во многих системах пользователям предоставляется возможность создавать собственные типы данных, например: «День недели» (понедельник, вторник и т.д.), «Адрес» (почтовый индекс - город -...) и др.