Учет, обработка и хранение ЭИ

В настоящее время в профиле комплектования многих российских библиотек в качестве приоритетного направления выделено регулярное приобретение электронных изданий (документов), весь комплекс работ с которыми проводится отделом информационного и компьютерного обеспечения. Это учет и обработка поступивших документов, организация специальной картотеки их для пользователей: сотрудников и читателей.

Аудиовизуальные документы и электронные издания, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному и индивидуальному учету.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (КСУБФ). В части 1, 2, 3 КСУБФ выделяются 2 графы для учета АВД и электронных изданий, далее возможна детализация по видам.

Формой индивидуального учета АВД и электронных изданий является та, которая принята в ЦБС (инвентарная книга, учетный каталог). В учетном каталоге эту группу документов нужно выделить в самостоятельные ряды, не смешивая с печатными документами. В инвентаре запись делается в общем порядке с присвоением очередного номера.

Основные принципы хранения электронных документов определены. Их характерной особенностью является тесная взаимосвязь с системой традиционного хранения в библиотеке.

Сотрудники библиотек уделяют много внимания отработке принципов комплектования электронных документов. В процессе эксперимента по определению наиболее общих требований к отбору в единый фонд был сделан вывод о необходимости, если возможно, комплектовать документ не только в электронной, но и в традиционной форме. Приоритетными в комплектовании электронных документов являются научные издания.

В современных условиях особое значение приобретает принцип межбиблиотечной кооперации комплектования электронных документов. Потребность в объединении усилий научных библиотек в этом направлении работы возникла давно. Вошедшие в практику библиотечной работы новые информационные технологии и телекоммуникации позволяют комплектаторам, библиографам и другим специалистам библиотеки использовать комбинированные методы поиска и отбора документов в различных информационных сетях.

Что же касается обслуживания пользователей электронными дисками и базами данных, то оно дифференцируется в сетке оплаты услуг в зависимости от источника комплектования. Если БД подарена библиотеке, то услуги, связанные с ней, для пользователя бесплатны. Если CD-ROM или БД приобретены по покупке и книгообмену, то услуги для пользователя платные.

Электронные документы – один из важных источников получения оперативной информации о достижениях мировой науки. Поэтому библиотеки, несмотря на ограниченность финансовых ресурсов, совершенствуют комплектование этих документов, их хранение и возможности использования.