Стандарты в области работы с документами и системами электронного документооборота

В многочисленных существующих и разрабатываемых стандартах в области управления документами можно выделить три уровня.

Высший уровень пирамиды заслуженно занимает ГОСТ Р ИСО 15489-102007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», определяющий основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий. К сожалению, аналогичного стандарта по организации долговременного хранения пока нет, хотя в какой-то степени его роль играет ISO 14721:2003 «Базовая модель открытой архивной информационной системы» (Open Archival Information System, OAIS).

К следующему уровню можно отнести стандарты, регламентирующие отдельные процедуры и виды работ. Сюда же можно включить требования к функциональным возможностям специализированных электронных систем для управления документами и для архивного хранения электронных документов, а также к «делопроизводческим» функциональным возможностям бизнес-приложений.

Основание этой пирамиды образуют стандарты, регламентирующие различные методы и технологии, используемые в системах управления документами: файловые форматы, носители для долговременного хранения информации, метаданные, протоколы обмена и взаимодействия.

Стандарты предназначены для достаточно широкого круга специалистов. Пользователей стандартов по управлению документацией условно можно разделить на две группы: на специалистов в области делопроизводства и архивного дела и на специалистов других направлений, которые по роду своей деловой деятельности создают, используют и хранят документы.

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Электронное сообщение должно состоять из XML-документа установленной в настоящем стандарте структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Как электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и другими аналогами собственноручной подписи и (или) зашифрованы. Порядок применения электронной цифровой подписи и (или) шифрования не относится к области применения настоящего стандарта, а рассматривается как «внешний» по отношению к нему и регламентируется отдельными документами.