Структура письма электронной почты

Каждое письмо E-mail содержит две основные части: заголовок и тело. Заголовок в чем-то сходен с обычным почтовым конвертом, на котором написано имя респондента и его адрес. Можно сказать, что заголовок является "двоичным конвертом", а тело письма – электронным двоичным текстом.

 

Заголовок письма

Заголовок письма содержится в следующих полях:

 

В поле To: (Куда:) записывается адрес получателя сообщения. В зависимости от используемого сервера или почтовой клиент-программы это поле может называться Message To: или Mail To:.

Поле From: (Ваш адрес E-mail. Обычно этот адрес автоматически записывается и поэтому может отсутствовать на экране.

В поле Subject: (Тема:) указывается краткая аннотация содержания сообщения (не более 20–30 знаков)

В поле Сс: (Копия:) при необходимости записываются адреса корреспондентов, которым рассылаются копии сообщений.

В поле ВСс: (Скрытая копия:) указываются адреса корреспондентов, которым копии сообщений рассылаются в тайне от первого адресата.

Дата и время отправки автоматически включается в заголовок сообщения клиент-программой.

Некоторые почтовые программы, взаимодействующие с адресной книгой, позволяют в поля To:, Сс:, ВСс: записывать псевдоним (Nickname) адресата или группы адресатов.

 

Тело письма

Старайтесь, чтобы длина вашего письма отвечала стилю беседы: если вы просто отвечаете на вопрос, делайте это кратко и по существу.

Держитесь как можно ближе к теме. Если вы хотите поговорить о чем-то новом, лучше послать отдельное письмо. Тогда ваш адресат сможет хранить его отдельно. Пишите лаконичные письма.

Не пишите весь текст заглавными буквами – его становится тяжело читать (хотя краткое выделение может использоваться как усиление). Разбивайте ваше письмо на логические абзацы и избегайте чрезмерно длинных предложений.

Старайтесь не допускать грамматических ошибок. Полное ошибок и опечаток письмо трудно читать. То, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что можно расслабиться и забыть о правописании.

Если ваша почтовая программа (мэйлер) поддерживает различные параметры оформления текста (жирный шрифт, курсив и т.д.), убедитесь, что программа адресата обладает такими же возможностями.

Включайте в ваше послание отрывки письма, на которое отвечаете. Помните, электронная почта - не разговор по телефону в реальном времени, и ваш адресат может забыть содержание предыдущего письма (особенно, если он ведет активную переписку). Включай те отрывки оригинального текста в ваш ответ, и адресат легче поймет, о чем идет речь.

Простые правила вежливости

Электронная почта - средство связи между людьми, и без правил вежливости здесь не обойтись.

 

Если вы обращаетесь к кому-либо с просьбой, не забудьте сказать "пожалуйста". В то же время, если кто-то помогает вам, никогда не вредно сказать "спасибо". Хотя это может показаться банальным, вы будете удивлены тем, какое количество людей являются образцами вежливости в реальной жизни, и словно забывают о своих манерах в переписке по E-mail.

Не ждите, что вам ответят немедленно. Тот факт, что вы в течение десяти минут не получили ответа на свой вопрос, вовсе не означает, что адресат вас игнорирует.

Помните, что не существует надежной почтовой системы. Не разумно помещать личную информацию в электронное письмо, если только вы не собираетесь его зашифровать с помощью надежной программы шифрования. Помните об адресате. вы не единственный человек, который пострадает в случае, если деликатное сообщение попадет в плохие руки.

Включайте в свое письмо полную информацию по теме, особенно, если рассчитываете на квалифицированный ответ.

Эмотиконы

Хотя электронная почта не далека от разговора в реальном времени, она лишена возможности жестикуляции. Для решения этой проблемы в Интернет используются "смайлики" (эмотиконы) – последовательности ASCII-символов, которые напоминают лицо, если смотреть на них, повернув голову набок.

 

Чаще всего применяют такие эмотиконы:

:-) или:) - улыбка; обычно используется для выражения радости, удовольствия (иногда встречается <g> или <grin> - "усмешка").

:-(или:(- несчастное лицо; выражает сожаление или разочарование.

;-) или;) - подмигивающее лицо; обычно выражает иронию и означает, что слова не следует понимать слишком буквально.

Существуют сотни различных эмотиконов, одни используются чаще, другие – реже. Правильное использование эмотиконов способно придать вашему письму живой характер и даже заменить жестикуляцию.

 

 

56. Электронная почта: Х.400 и SMTP (история, протоколы, прикладное применение) на транспорте и в логистике