Внутренняя и внешняя среда организации

Так как организация представляет собой созданные людьми системы, то их внутренняя среда должна регулироваться в соответствии с решениями руководства. Основные переменные внутри организации, которые требует внимания менеджеров, представляют собой:

¾ цели;

¾ структуру;

¾ задачи;

¾ технологии;

¾ люди.

Организацию можно рассматривать как средство достижения целей. Цель есть конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремиться добиться группа. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Наличие целей позволяет координировать совместные действия подразделений.

Коммерческие организации в большинстве случаев ориентированы на максимизацию полученной прибыли. Некоммерческие организации представлены в виде государственных учреждений, фондов, ассоциаций, не стремящихся получить прибыль, но действующих в рамках определенных финансовых ограничений.

В то же время как коммерческие, так и некоммерческие организации существуют лишь до тех пор, пока они производят товары и услуги, удовлетворяющие потребности клиентов.

Для достижения целей организации необходима структура организации, под которой понимают элементы системы, из связи и целочисленные свойства системы, обеспечивающие устойчивое существование системы. Помимо структуры управления выделяют производственную, технологическую, информационную структуру.

Производственная структура – это фирма упорядоченности предприятий, производственных цехов, других элементов производственно-технической базы с точки зрения их расположения и взаимосвязи.

Технологическая структура – определяется внутренним строением материально-энергетических процессов, взаимосвязями между элементами основного и вспомогательного производства, специализацией, загрузкой производственных мощностей.

Информационная структура – характеризуется относительным расположением источников и получателей сообщений в организации, составом и взаимосвязями носителей информации.

Структура управления организации – это взаимоотношения подразделений и должностей в организации, распределение ролей и полномочий, а также ответственности между ними.

На форму организационной структуры управления влияют горизонтальное, вертикальное разделение управленческого труда.

Горизонтальное разделение труда связано со специализацией работников в управлении, определенной областью деятельности предприятия (финансы маркетинг, производство).

Вертикальное разделение труда связано с ограниченным числом подчиненных, которыми может эффективно управлять один менеджер.

Чем больше традиционная организация, тем больше, как правило, требуется уровней управления. Структура управления современной организации предполагает обработку информации не людьми, а электронно-вычислительными машинами, что ведет к сокращению уровней управления.

Под задачей принимают предписанную работу, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

С технической точки зрения задача предписывается не работнику, а его должности. Каждая должность предусматривает выполнение ряда задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение цели организации. Задачи организации традиционно делятся на три категории: работу с людьми, предметами, информацией.

Для повышения производительности труда людей возникала специализация труда, предполагающая ограничение задач, выполняемых работникам организации. Такое применение специализации труда при производстве булавок согласно Адаму Смиту позволило повысить производительность труда рабочего с 20 до 4800 штук за день.

Выполнение задач требует использования технологий, под которым понимают сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Технология представляет собой способ, с помощью которого исходные материалы преобразуются в желаемый на выходе продукт. Развитие технологий связано с применением стандартизации, механизации, автоматизации.

Стандартизация предполагает использование стандартных взаимозаменяемых деталей в производстве товаров, что позволяет сократить затраты на производство и ремонт продукции.

Рост благосостояния населения связан с применением для выполнения физического труда машин, управляемых людьми и использующих внешний источник энергии.

Развитие информационных технологий позволяет автоматизировать работу машин. Несмотря на то, что деятельность работников организации, регламентируются должностными инструкциями, влияние человеческого фактора на результаты деятельности предприятия велико.

Прежде всего, значительное влияние на поведение организации оказывает личность руководителя. Кроме того, при общении люди значительную часть информации передается посредством мимики, жестов, позы тела.

Люди обладают различными способностями выполнения определенных работ. Каждый человек обладает уникальной информационной системой, сформировавшейся на основе предыдущего опыта, которая включает потребности, ожидание ценности, представления. Помимо этого человек обладает избирательным восприятием, так как он выделяет определенные внешние факторы, не обращая внимания на остальные.

Большинство людей склонны связывать с определенными предметами, свой положительный или отрицательный опыт. На поведение человека в группе влияют существующие социальные нормы.

Внутренние перемены организации связаны как между собой, так с внешней средой. Так задачи определяются, исходя из спроса потребителей. Технологии направлены на осуществление задач. Структура необходима для соблюдения технологий и требует участия людей в управлении для достижения целей с учетом внешних и внутренних факторов, влияющих на организацию.