Документооборот и его основные законы

Движение документов с момента их составления (получения) до сдачи их в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом.

Различают 3 вида потока документов:

1) Входящие, т.е. поступающие со стороны от физических и юридических лиц.

2) Внутренние, т.е. те, которые составляются и используются на самом предприятии.

3) Исходящие, т.е. составляемые на предприятии и отправляемые в другие внешние структуры.

Организация документооборота возлагается на главного бухгалтера, который разрабатывает правила документооборота и утверждает график документооборота: приемка, проверка и хранение документов.

Документы поступают в бухгалтерию и при приемке должны подвергаться проверке и обработке.

Проверка осуществляется, учитывая следующее:

1) по существу – выявляется законность

2) по форме

3) арифметическая проверка

После этих этапов проверки документы обрабатываются. При этом осуществляется:

◦ таксировка – способ перевода натуральных и трудовых в денежные.

Количество * Цену = Стоимость

◦ группировка – по однородности экономической информации

◦ котировка – оформление корреспонденции.

 

По истечению года все документы собираются в установленном порядке оформления и сдаются в архив. Каждый обработанный документ должен погашаться штампом, либо подписью с указанием даты, и подписью главного бухгалтера.

Внутренние документы – накопительные ведомости, справки бухгалтера – хранятся 3 – 5 лет. Книги, журналы, ордера, балансы – до 5 лет.

Документы, связанные с выплатой заработной платы (расчетный счет), хранятся 75 лет.

 

Понятие инвентаризация и ее цель

 

Инвентаризация – способ проверки фактического наименования товарно-материальных ценностей и других активов и сопоставление получения данных с данными документов бухгалтерского учета.

Все имущество экономического субъекта, независимо от его местонахождения, подлежит инвентаризации.

Перед инвентаризацией стоят определенные задачи и цели, к которым относятся:

1) Проверка правильности текущего учета и выявление ошибок.

2) Отражение не учетных результатов хозяйственных и финансовых операций.

3) Контроль за сохранностью имущества и соблюдение финансовой дисциплины.

4) Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по обязательствам.

5) Проверка условия порядка хранения товара.

6) Проверка собственности, принципа материальной ответственности.

7) Проверка правильности отражения инвентаризации документов бухгалтерского учета.