Отображение области группировки, сортировки и итогов

· В режиме макета:

На вкладке Формат в группе Группировка и сумма выберите команду Группировка и сортировка.

· В режиме конструктора:

На вкладке Конструктор в группе Группировка и суммы выберите команду Группировка и сортировка.

 

38. Работа с внешними данными в СУБД Access. Связывание и импортирование данных. Импорт таблиц из других БД. Импортирование данных электронных таблиц и других приложений.

Иногда данные, которые нужно использовать в базе данных Microsoft Office Access 2007, уже существуют в каком-либо другом формате или в отдельной базе данных Office Access 2007. Например, данные могут храниться в книге Microsoft Office Excel 2007 или в списке Windows SharePoint Services 3.0. Чтобы использовать эти данные в Office Access 2007, можно либо импортировать их, либо выполнить связывание с ними. При импорте копия данных помещается в таблицу в базе данных. При связывании данные остаются в исходном формате, а доступ к ним осуществляется непосредственно из Office Access 2007, как если бы они были оригинальной таблицей, с некоторыми исключениями.

При импорте копия данных помещается в новую или существующую таблицу без изменения файла источника данных. Можно импортировать данные из электронной таблицы Office Excel 2007, из таблицы в другой базе данных Access, из списка Windows SharePoint Services 3.0 или из других источников. Чтобы импортировать данные следует выбрать одну из команд, доступных в группе Внешние данные на вкладке Внешние данные.

При создании связи с данными в другом формате данные остаются в исходном формате и отображаются в качестве связанной таблицы в базе данных. Это означает, что для большинства форматов файлов можно просматривать и изменять данные с помощью Office Access 2007 или оригинальной программы, в которой были созданы эти данные, так как оба приложения будут работать с одними и теми же физическими данными. Однако с помощью Office Access 2007 нельзя изменять связанные данные, хранящиеся в Excel, — их можно только просматривать. Чтобы изменить эти данные, следует использовать Excel.

 

39. Анализ базы данных в Access. Сжатие, преобразование и восстановление базы данных.

Access позволяет создать БД, обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой мастер, который помогает их выполнять.

Мастер по анализу таблиц позволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Он разделяет ненормализованную таблицу на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторения.

Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют процесс создания многотабличных форм и отчетов. Новые форма и отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику записей фильтр. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, определяющую источник записей для формы или отчета, поэтому отпадает необходимость в создании запроса.

Сжатие файла Access. При удалении данных или объектов из базы данных Access или при удалении объектов из проекта Access файлы могут стать фрагментированными и неэффективно использовать дисковое пространство. При сжатии файла Access создается копия файла и корректируется способ его хранения на диске. Сжатие базы данных, созданной в предыдущей версии Microsoft Access, не приводит к ее преобразованию в формат Access 2002-2003.

Сжатие оптимизирует быстродействие как баз данных Access, так и проектов Access. Однако в проектах Access сжатие не затрагивает объекты базы данных, такие как таблицы или представления, которые располагаются в базе данных Microsoft SQL Server, а не в самом проекте Access.

Сжатие не оказывает влияния на работу полей счетчиков в проекте Access. Однако при сжатии базы данных Access, в которой были удалены записи из конца таблицы, содержащей поле счетчика, значение счетчика сбрасывается; для следующей добавляемой записи значение счетчика будет на единицу больше значения для последней не удаленной записи таблицы.

При сжатии файлов Microsoft Access, расположенных на томе с файловой системой NTFS, программа Access удаляет существующий файл и заменяет его сжаты. Потом к новому файлу применяются права доступа по умолчанию. Если файл является базой данных Access, то следует использовать защиту на уровне пользователей Access вместо прав доступа на уровне файла. В противном случае воспользуйтесь правами доступа к папкам. Дополнительные сведения о файловой системе NTFS и правах доступа к папкам см. в справке Windows.

Восстановление файла Access. В большинстве случаев Microsoft Access определяет наличие повреждений в файле Access при попытке его открытия и тут же предлагает выполнить восстановление. Если текущий файл Access содержит ссылку на другой файл Access, который оказался поврежденным, то Access не пытается восстановить другой файл. В некоторых случаях повреждение файла может остаться необнаруженным. Если в работе файла Access наблюдаются неполадки, выполните его сжатие.

Восстанавливаются следующие повреждения:

· поврежденная таблица в базе данных Access;

· отсутствующая информация о структуре проекта Visual Basic для приложений (VBA) файла Access;

· повреждения в форме, отчете или модуле;

· отсутствующая информация, необходимая в Access для открытия конкретной формы, отчета или модуля.

Во избежание повреждений файлов Access придерживайтесь следующих правил.

· Регулярно выполняйте сжатие и восстановление файлов Access. Имеется возможность задать автоматическое сжатие файла Access при его закрытии.

· Регулярно создавайте резервные копии файлов Access.

· Не выходите из Access нештатным образом. Например, не выключайте компьютер до закрытия Access.

· Если возникают неполадки с сетью, старайтесь не использовать общую базу данных Access, находящуюся на сервере сети, до устранения неполадок. Если это возможно, перенесите базу данных Access на локально доступный компьютер.

 

40. Шифрование и защита базы данных. Установка параметров запуска.

ШИФРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ MS Access 2007 используется, когда необходимо предотвратить открытие и просмотр базы данных посторонними пользователями.

Средство шифрования в Office Access 2007 позволяют сделать чтение данных с помощью других средств невозможным. Чтобы открыть зашифрованную базу данных, пользователи должны вводить пароль.