Мастера AccessКонструктор - режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют процесс создания многотабличных форм и отчетов. Новые форма и отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику записей фильтр. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, определяющую источник записей для формы или отчета, поэтому отпадает необходимость в создании запроса. Для изменения вида формы, отчета или отдельных элементов может быть использован мастер, вызываемый кнопкой [Автоформат]. Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Для создания такого поля со списком достаточно в режиме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля — Мастер подстановок. Мастер подстановок можно вызвать в режиме таблицы командой меню Вставка\Столбец подстановок. Созданный в данном поле таблицы список наследуется при включении этого поля в форму. Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных MicrosoftAccess в текстовые файлы. Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных MicrosoftAccess в текстовые файлы. Мастер защиты при необходимости эвакуирует данные, для чего создает новую базу данных, копирует в нее все объекты из исходной базы данных, снимает все права, присвоенные членам группы пользователей, и шифрует новую базу данных. После завершения работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам пользователей. Мастер по разделению базы данных позволяет разделить ее на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй — запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, имея общий источник данных, смогут устраивать формы, отчеты и другие объекты, используемые для обработки данных, по своему усмотрению.
32. Ввод, модификация и удаление данных в СУБД Access. Сортировка и фильтрация записей. В СУБД Access данные храняться в таблицах. Таблица имеет поля и записи. Ввод данных можно осуществлять добавлением записей непосредственно в таблицу или при помощи форм и запросов. Для ввод данных в таблицу выделите таблицу в окне базы данных и щелкните по кнопке Открыть. Появляется таблица. В верхней части таблицы выведены имена поей базы данных. Внизу таблицы расположены кнопки навигатора для перемещения по записям базы данных. Если данные не умещаются в окне таблицы, то появляются горизонтальные и вертикальные линейки прокрутки. Для удаления записи из таблицы необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по полю находящемуся слева от первой колонки. При этом выделится вся запись (строка). После правого клика на выделенной строке появится контекстное меню, там нужно выбрать «Удалить» (тоже самое делает клавиша «Delete»). Сортировка и фильтрация записей. Данные, находящиеся в таблице, можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Для этого нужно поместить курсор мыши в любую ячейку столбца, значения которого будут отсортированы и из пункта меню Записи выбрать команду Сортировка или нажать на панели соответствующую кнопку. Термин фильтрация означает вывод на экран только тех записей, которые удовлетворяют условиям пользователя. Совокупность заданных условий обозначается терминами критерии отбора или, коротко, фильтр. Основные варианты фильтров: по совпадению, по условию, параметрический, по маске. 33. Инструментальные средства разработки форм, отчетов в СУБД Access. Элементы управления и их свойства. Форма представляет собой электронный бланк, в котором есть поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в поля формы, и они автоматически заносятся в таблицы. Причины использования форм: 1)Предоставление доступа к таблицам БД только высококвалифицированному персоналу; 2)Наличие уровней доступа к информации в таблицах; 3)Выполнение первичной проверки данных; 4)Уменьшение количества ошибок и снижение утомляемости персонала путем приближения вида экранных форм к виду бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора. В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для формы. В режиме Конструктора можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления. Отчеты – это программы, которые подготавливают информацию к выдаче на принтер в удобном для восприятия виде. Для создания отчета можно в команде Отчеты→ Создать воспользоваться вариантом Конструкто р или же выбрать один из стандартных шаблонов (Автоотчеты, Мастер отчетов), и потом немного подправить его.Команды корректировки в конструкторе отчетов аналогичны командам конструктора форм. В стандартных вариантах отчетов, как правило, приходится корректировать следующие элементы: – подписи к полям с информацией: те, что использованы разработчиком базы, не всегда понятны пользователю базы. Их следует заменять понятными осмысленными текстами; – размеры, форматирование и положение областей, отведенных под ту или иную информацию: их компоновка и оформление на странице не всегда удачны; – иногда желательно дополнить имеющуюся информацию расчетными величинами и пояснительными текстами; – иногда приходится применять дополнительную сортировку, так как порядок записей в отчете не всегда совпадает с тем, что предусмотрен в запросе. В режиме конструктора на экране появляется бланк отчета с размещенными на нем элементами управления – прямоугольными рамками, которые показывают, что будет выведено на бумагу в данном месте. Название выделенного элемента можно увидеть в первом поле панели инструментов Форматирование. Содержание области Заголовокотчета выводится при печати только на первой, а области Примечание отчета – на последней странице. Обычно область заголовка используют для оформления титульного листа отчета или просто вводят в нее элемент Надпись с заголовком информации. В области Примечание отчета помещают элементы управления, рассчитывающие итоговые величины. Области Нижний колонтитул и Верхний колонтитул повторяются на каждой странице отчета. В них размещают, например, заголовки длинных таблиц, бланков, номера страниц. Область данных предназначена для макета размещения информации, связанной с одной записью (содержание полей, расчетные величины, пояснения). Этим данным на листе отводится средняя часть страницы. Если в отчете предусмотрена группировка записей, то в бланке могут появиться дополнительные области заголовка и (или) примечания для значений, по которым создавались группы. Элементы управления и их свойства. Элементом управления называют любой объект формы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными. Связанный (присоединенный) элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. При вводе значения в связанный элемент управления поле таблицы текущей записи автоматически обновляется. Поле таблицы является источником данных связанного элемента управления. Вычисляемый элемент управления создается на основе выражений. В выражениях могут использоваться данные полей таблицы или запроса, данные другого элемента управления формы или отчета и функции. Свободные элементы управления предназначены для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти. Все элементы управления могут быть добавлены в форму или отчет с помощью панели инструментов, которая автоматически появляется при работе с формой или отчетом в режиме Конструктора. Размеры разделов и размеры рабочего поля формы можно изменять с помощью мыши. В автоформах обычно присутствуют элементы управления двух типов: связанное поле и присоединенная надпись. Содержание присоединенной надписи совпадает с названием связанного поля, но это можно и изменить. Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения. Например, создадим с помощью Мастера форму на основе какой-нибудь таблицы БД «Какая-нибудь БД». Мастер не заполняет раздел заголовка. Поэтому, перетащив вниз разделительную границу между заголовком и областью данных, можно освободить место для создания надписи. На панели элементов управления для создания заголовков существует элемент Надпись. Выбрав его и установив в нужном месте раздела заголовка, получим текстовую рамку, в которую можно вводить произвольный текст. Для форматирования элемента управления его надо сначала выделить. При выделении элемента управления вокруг него образуется рамка, которая содержит восемь маркеров (по углам и по центрам сторон рамки). Рамку можно растягивать или сжимать методом перетаскивания границ. При наведении на маркер указатель мыши меняет форму, принимая вид открытой ладони. В этот момент рамку можно перемещать. Когда объект выделен, можно изменять параметры шрифта, метод выравнивания текста и другие элементы форматирования, доступные через соответствующую панель инструментов MSAccess. Если щелкнуть на выделенном элементе правой кнопкой мыши, откроется его контекстное меню, в котором имеются дополнительные возможности изменения оформления. Для создания связанных полей используется элемент Поле на панели инструментов. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления – Присоединенная надпись. Она перемещается вместе со связанным полем и образует с ним единое целое. Оторвать поле от присоединенной надписи позволяет левый верхний маркер рамки, при наведении на который указатель мыши принимает форму указательного пальца. В этот момент связанное поле можно оторвать от присоединенной надписи и перемещать отдельно. Если перемещать элементы управления и изменять их размеры с помощью мыши не очень удобно, то используют для этой цели клавиши перемещения курсора в комбинации с SHIFT или CTRL. В первом случае (с SHIFT) происходит изменение размеров элемента управления, а во втором (с CTRL) – изменение его расположения. Чтобы элементы управления располагались в форме ровными рядами, существуют специальные команды выравнивания. Сначала надо выделить группу элементов управления (группа выбирается при нажатой клавише SHIFT), а потом применить команду Выровнять и выбрать метод выравнивания. Кроме рассмотренных выше элементов управления, существуют следующие: 1) Переключатель (группа переключателей) – с ними можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию; 2) Флажок –действуют аналогично переключателям, но, в отличие от них, допускают множественный выбор, удобны для управления режимами сортировки данных; 3) Список –может содержать фиксированный набор значений или значения из заданного поля одной из таблиц, позволяет не вводить данные, а выбирать их из списка; 4) Полесосписком –применяется так же, как и список, но занимает меньше места в форме, поскольку список открывается только после щелчка по кнопке выбора; 5) Кнопка – с каждой можно связать команду, например, команду поиска записи, перехода между записями и др. 6) Вкладки –позволяют разместить много информации на ограниченной площади, на них размещают другие элементы управления; 7) Поле объекта OLE – служит для размещения внешнего объекта, соответствующего принятой в Windows концепции связывания и внедрения объектов. Объектом, как правило, является иллюстрация, например фотография, но это может быть и видеозапись, и музыкальный фрагмент, и голосовое сообщение. Существуют два типа полей для размещения объектов OLE: свободная рамка объекта и присоединенная рамка объекта. В первом случае рамка не связана ни с каким полем таблиц БД. Объект, находящийся в ней, выполняет роль иллюстрации и служит для оформления формы. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблицы. В ней отображается содержимое этого поля. Это содержимое может меняться при переходе от одной записи к другой. Как правило, выбор любого элемента управления и перемещение его на форму сопровождается появлением соответствующего Мастера.
34. Общие сведения о запросах. Виды запросов. Создание простого запроса выбора с помощью Мастера.
Запросы позволяют выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц сразу. В отличие от реальной таблицы набор записей – результат запроса физически не существует в БД. MSAccess создает его из данных таблиц только во время выполнения запроса. Все запросы можно разделить на две группы: запросы-выборки, запросы-действия. Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующиезапросы. Запрос к связанным таблицам – позволяет производить выборку данных из связанных таблиц. Условный запрос – позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска. Запрос с вычисляемым полем – позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса. Итоговый запрос – производит математические вычисления с помощью встроенных статистических функций и выдает общий результат. Параметрический запрос – позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр непосредственно при вызове запроса. Перекрестный запрос – отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц. Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. Эти запросы называют еще запросами на изменение и выделяют четыре типа: Запросы на создание таблицы – создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса. Запросы на добавление записей – позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом. Запросы на обновление – изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием. Запросы на удаление – удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно. Для создания запросов при помощи Мастера имеются следующие мастера: Мастер создания простого запроса; Мастер создания перекрестного запроса; Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей; Мастер создания запросов на поиск записей без подчиненных записей. При создании запроса с помощью Мастера производится пошаговое выполнение действий в диалоговом окне Мастера запросов.
|
