Построение диаграмм потоков работ – WFD
При описании бизнес-процессов нижнего уровня используются несколько иные процессные схемы, под названием WFD–Work Flow Diagram, что переводится как диаграмма потоков работ. На этой схеме появляются дополнительные объекты, с помощью которых описывается процесс: логические операторы, события начала и окончания процесса, а также элементы, показывающие временные задержки (см. рис.9). С помощью логических операторов, которые еще называют блоками принятия решений, показывают альтернативы, которые происходят в процессе, показывается в каких случаях процесс протекает по одной технологии, а в каких случаях по другой. Например, с помощью данных элементов можно описать ситуацию, когда договор, стоимость которого меньше определенной суммы согласуется одной группой сотрудников, а договор с большей стоимостью согласуется по более сложной технологии или цепочке, в которой участвуют большее количество сотрудников. С помощью событий начала и окончания процесса показывается, когда процесс начинается и когда заканчивается. Для жестко формализованных бизнес-процессов, например, таких, как бюджетирование, в качестве событий может выступать время. В случаях, когда описание бизнес-процесса проводится с целью его дальнейшей временной оптимизации, используют элементы задержки времени, которые показывают места, в которых между последовательно выполняемыми работами имеется временной разрыв. В данном случае последующая работа начинается только через некоторое время после завершения предшествующей. В классическом подходе WFD на данной схеме не показывают документы, так эти схемы используются для описания процессов нижнего уровня, содержащие детальные работы, по названию которых понятно, что является входом и что является выходом. Отличительной особенностью WFD–диаграммы является то, что стрелки между операциями бизнес-процесса обозначают не потоки объектов (информационные и материальные), а потоки или временную последовательность выполнения работ. С помощью двух классических схем DFD и WFD можно описать подробно все бизнес-процессы компании.
Рисунок 6. Диаграмма потоков работ - WFD Методология описания бизнес-процессов IDEF0. Общие положения Методология – язык и набор правил, с помощью которых описывается бизнес-процесс. Этот язык описания разработали американские военные с целью успешного тиражирования бизнес-процессов предприятий аэрокосмической промышленности. В свое время американские военные столкнулись со следующей проблемой. При проектировании заводов было замечено, что каждый раз приходится заново проделывать один и тот же шаг - проектировать одинаковые подсистемы управления, на что уходили дополнительное время и ресурсы. После этого было предложено разработать язык или чертеж, с помощью которого можно было бы описать типовые подсистемы управления и при строительстве нового завода использовать наработанные схемы. Язык, который был разработан и использован для этих целей, лег в основу методологии описания бизнес-процессов IDEF 0. Методология IDEF 0 незначительно отличается от классической схемы описания бизнес-процессов DFD. Основным отличием является присутствие в языке дополнительной аналитики. Данный стандарт описания бизнес-процессов предлагает показывать не просто входы и выходы, как это делается в DFD –формате, он предлагает ввести три типа входов. Первый тип входов назвали так же – просто входом, а два других входа назвали управлением и механизмами. В стандарте IDEF 0 c помощью входа показывают объекты – информационные и материальные потоки, которые преобразуются в бизнес-процессе. С помощью управления показывают объекты – материальные и информационные потоки, которые не преобразуются в процессе, но нужны для его выполнения. С помощью механизмов показывают механизмы, при помощи которых бизнес-процесс реализуется: технические средства, люди, информационные системы и т.д. Выход бизнес-процесса, описанного в стандарте IDEF 0, полностью соответствует по смыслу выходу процесса, описанному при помощи DFD -схемы. Четыре типа объектов, применяемых для описания входов и выходов в стандарте IDEF 0, в английском варианте образуют сокращение ICOM и на схеме IDEF 0 размещаются в строго отведенных местах относительно работ, которые называются функциональными блоками (см. табл. 2). Таблица 2. Название и размещение входов и выходов в стандартеIDEF0 относительно функционального блока
Давайте рассмотрим в системе IDEF 0 пример бизнес-процесса «Выточить деталь», который выполняет токарь. Входом процесса является заготовка, из которой вытачивается деталь – она физически преобразуется в процессе. Для того, чтобы токарь начал точить деталь, ему нужно дать задание или план. Также ему понадобится чертеж с размерами детали. Чертеж, задание или план нужны для реализации бизнес-процесса, и процесс без них не начнется, но по ходу выполнения процесса они не преобразуются. Согласно стандарту IDEF 0 их относят к управлению. Для того, что бы выточить деталь, нужен токарь, нужен станок – их относят к механизмам. Выходом или результатом бизнес-процесса является деталь (см. рис. 7).
Рисунок 7. Стандарт описания бизнес-процессаIDEF0 Стандарт IDEF 0 получил большое распространение в США и активно используется в России. Но в виду того, что в стандарте IDEF 0 появилась дополнительная аналитика по сравнению с классическим DFD -стандартом, схемы бизнес-процессов, получаемые при описании в стандарте IDEF 0, выглядят более сложными с точки зрения менеджеров компании. Данная сложность часто приводит к тому, что менеджеры, особенно высшего уровня, которые должны принимать активное участие в проекте по описанию и оптимизации деятельности компании, «отказываются» от работы с IDEF 0. В данном случае IDEF 0 является излишне информационно насыщенным и сложным стандартом. Второй недостаток стандарта IDEF 0 заключается в том, что он дает больше поводов и возможностей сторонникам сопротивлений изменениям притормозить проект по описанию и оптимизации бизнес-процессов и дискредитировать его идею. Это также обусловлено усложненной аналитикой стандарта IDEF 0, которая часто дает повод задуматься и задавать следующие вопросы: «А правильно ли, что этот объект отнесен ко входу? Может его лучше отнести к управлению?». Тем не менее, стандарт IDEF 0 имеет большое распространение в России, так как по нему существует много книг и различных информационно-методических материалов. Также существуют программные продукты, поддерживающие данный стандарт, овладеть которым несложно. Практика показала, что стандарт IDE0 целесообразно использовать в проектах по описанию и оптимизации локальных бизнес-процессов, в небольших проектах в которых больше участвуют и принимают решения специалисты предметных областей, а руководители высшего уровня привлекаются для принятия решений по ним минимально. На рис. 8 приведена диаграмма IDEF 0 верхнего уровня бизнес-процесса «Увольнение сотрудника».
Рисунок 8. Диаграмма IDEF 0 верхнего уровня бизнес-процесса «Увольнение сотрудника» Следующие подходы описания бизнес-процессов были созданы компаниями, занимающимися разработкой и внедрением интегрированных информационных систем. Сделано это было по следующей причине. Оказывается, для того, чтобы эффективно провести автоматизацию и правильно настроить информационную систему на деятельность компании, необходимо вначале описать ее бизнес-процессы, описать организационную структуру и только потом приступить к внедрению информационной системы. Три наиболее крупных разработчика информационных систем: SAP/R 3, BAAN и ORACLE для повышения эффективности внедрения своих информационных систем разработали свои стандарты и программные продукты, с помощью которых описывается бизнес-деятельность компании. Каждый из этих стандартов содержит несколько бизнес-моделей, с помощью которых описываются бизнес-процессы, организационная структура, а также строятся прочие бизнес-модели. Методология описания бизнес-процессов ORACLE. Общие положения Методология ORACLE содержит 5 бизнес-моделей, название, описание и предназначение которых приведено в табл. 3. Таблица 3. Модели методологии ORACLE
При описании бизнес-процессов с использованием методологии ORACLE наиболее часто применяется вторая согласно перечню табл. 3 модель бизнес-процессов. Построение этой модели основано на подходе "Swimmer lanes", который представляет собой смесь классических DFD и WFD стандартов и имеет одну отличительную особенность. Диаграмма, на которой рисуется схема бизнес-процесса, разделена по горизонтали на дорожки. Каждая дорожка принадлежит определенному структурному подразделению или должности, участвующей в бизнес-процессе. Те операции бизнес-процесса, которые выполняются этим структурным подразделением, размещаются в зоне соответствующей дорожки. Такой подход позволяет наглядно показать распределение ответственности в бизнес-процессе и продемонстрировать степень его организационной фрагментарности (см. рис. 9).
Рисунок 9. Пример описания бизнес-процесса "Торговля чаем" для функциональной организационной структуры компании "Эврика" Одним из недостатков формата "Swimmer lanes" является то, что в данном случае более трудно отследить временн у ю последовательность работ, а также критический путь бизнес-процесса, что актуально при проведении временн о й оптимизации. Методология описания бизнес-процессов BAAN. Общие положения Методология описания деятельности, созданная компанией разработчиком информационных систем BAAN содержит шесть бизнес-моделей, описание которых приведено в табл. 4. Таблица 4. Модели методологии BAAN
С помощью данных бизнес-моделей последовательно описываются функции, бизнес-процессы, организационная и информационная структура предприятия. Рассмотрим структуру и основное предназначение некоторых бизнес-моделей, наиболее значимых для описания бизнес-процессов. Структурные подразделения компании, изображенные на модели метаструктуры предприятия ESM декомпозируется на модель управления BCM, на которой показываются бизнес-процессы данного структурного подразделения, а также материальные и информационные потоки, протекающие между ними. Модель управления BCМ полностью соответствуют классической DFD-схеме, и она применяется для описания бизнес-процессов верхнего уровня (см. рис. 10).
Рисунок 10. Модель управления – BCM/BAAN. Процессы из модели управления BCM высокого уровня декомпозируются на модель управления BCM более низкого уровня в случае, если они глобальны и могут быть представлены в виде временной последовательности работ. В противном случае они декомпозируются на модели бизнес-процессов BPM, которые применяются для описания бизнес-процессов нижнего уровня и практически соответствуют классической WFD-схеме, за исключением двух особенностей (см. рис. 11). Первая – блоки принятия решений на модели бизнес-процессов BPM называются управляющими работами, вторая особенность - наличие на модели элементов, называемых состоянием, с помощью которых описываются состояния, характеризующие начало и окончания каждой работы. Данный подход с описанием состояний заимствован из подхода к описанию бизнес-процессов, который называется "Сети Петри".
Рисунок 11. Модель бизнес-процессов – BPM/BAAN Методология описания бизнес-процессов ARIS. Общие положения Одной из современных методологий бизнес-моделирования, получившей широкое распространение в России является методология ARIS, которая расшифровывается как Architecture of Integrated Information Systems – проектирование интегрированных информационных систем. Методология ARIS на данный момент времени является наиболее объемной и содержит около 100 различных бизнес-моделей, используемых для описания, анализа и оптимизации различных аспектов деятельности организации. Часть моделей методологии ARIS используются в настроечном модуле интегрированной информационной системы SAP R/3, который применяется при внедрении системы и ее настройке на деятельность компании. Ввиду большого количества бизнес-моделей методология ARIS делит их на четыре группы (см. рис. 12): Группа "Оргструктура" Состоит из моделей, с помощью которых описывается организационная структура компании, а также другие элементы внутренней инфраструктуры организации. Группа "Функции" Состоит из моделей, используемых для описания стратегических целей компании, функций и прочих элементов функциональной деятельности организации. Группа "Информация" Состоит из моделей, с помощью которых описывается информация, используемая в деятельности организации. Группа "Процессы" Состоит из моделей, используемых для описания бизнес-процессов, а также различных взаимосвязей между структурой, функциями и информацией.
Рисунок 12. Группы моделей методологии ARIS Большими преимуществами методологии ARIS являются эргономичность и высокая степень визуализации бизнес-моделей, что делает данную методологию удобной и доступной в использовании всеми сотрудниками компании, начиная от топ-менеджеров и заканчивая рядовыми сотрудниками. В методологии ARIS смысловое значение имеет цвет, что повышает восприимчивость и читабельность схем бизнес-моделей. Например, структурные подразделения по умолчанию изображаются желтым цветом, бизнес-процессы и операции – зеленым. Помимо большего количества моделей по сравнению с другими методологиями, методология ARIS имеет наибольшее количество различных объектов, используемых при построении бизнес-моделей, что увеличивает их аналитичность. Например, материальные и информационные потоки на процессных схемах обозначаются разными по форме и цвету объектами, что позволяет быстро определить тип потока. Несмотря на большее количество моделей в методологии ARIS, в проектах по описанию и оптимизации деятельности в общем случае их используется не более десяти. Методология ARIS позиционирует себя как конструктор, из которого под конкретный проект в зависимости от его целей и задач разрабатывается локальная методология, состоящая из небольшого количества требуемых бизнес-моделей и объектов. В общем случае практика показала, что в проектах наиболее часто используются модели, приведенные в табл. 5. Таблица 5. Наиболее часто используемые на практике модели методологии ARIS
Рассмотрим структуру и основное предназначение некоторых бизнес-моделей, наиболее значимых для описания бизнес-процесов. Модель "Диаграмма окружения процесса" - FAD позволяет описать окружение или границы бизнес-процесса, показывая его входы, выходы, поставщиков и клиентов (см. рис. 13).
Рисунок 13. Модель "Диаграмма окружения процесса" – FAD /ARIS Модель "Диаграмма цепочки добавленной стоимости" VACD является аналогом классического DFD–стандарта и используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. Дополнительным отличием данной модели от других процессных моделей является то, что информационные и материальные потоки на схеме VACD изображаются не стрелками, а объектами. При этом для каждого типа потока используется свой объект. На модели VACD методологии ARIS в отличие от классического подхода также используется логические связи между работами, которые позволяют отобразить логическую последовательность выполнения работ. В качестве одного из вариантов логической последовательности может выступать временная последовательность выполнения работ, что характерно для классического подхода WFD (см. рис. 14).
Рисунок 14. Модель "Диаграмма цепочки добавленной стоимости" – VACD/ARIS Модель "Матрица выбора процесса" PSM является аналогом классического DFD–стандарта и используется как альтернатива для модели VACD. Матрица выбора процессов по отношению к диаграмме цепочки добавленной стоимости - VACD с одной стороны является более упрощенным вариантом описания процесса, с другой стороны содержит дополнительные объекты, позволяющие показать другие аспекты бизнес-процесса. Простота матрицы выбора бизнес-процессов связана с тем, что на данной модели не показываются информационные и материальные потоки. Что касается других аспектов, то данная модель позволяет на одной схеме компактно и наглядно показать различные варианты выполнения бизнес-процесса, который описывается. Соответственно матрицу выбора процессов целесообразно применять вместо диаграммы цепочки добавленной стоимости в случаях, когда описываемый бизнес-процесс имеет несколько вариантов исполнения, каждый из которых ложится базовую схему. Пример применения матрицы выбора процессов для описания деятельности компании, имеющей функциональную организационную структуру, показан на рис. 15.
Рисунок 15. Модель "Матрица выбора процессов"– PSM/ARIS Модель "Расширенная цепочка процессов, управляемая событиями" - eEPC является аналогом классического WFD–стандарта и используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. Дополнительным отличием eEPC-модели от классической WFD-схемы является наличие на модели объекта, который называется событием. С помощью объектов событий изображается факт, время или событие инициирующие начало выполнения работ бизнес-процесса, а также факт или время их завершения (см. рис. 16).
Рисунок 16. Модель "Расширенная цепочка процессов, управляемая событиями"– eEPC /ARIS
[1] «Слишком много» – это более 5-7 сложных элементов одного уровня, из практики психологии.
|
