Проверка наличия конфиденциальных документов

 

Проверки наличия конфиденциальных документов являются значимой составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проведения проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается установлением фактического наличия документов, учетных данных на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

«Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год. Однако при периодичности проведения проверок только один раз в год, резко уменьшается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов.

По окончании года проверяют наличие всех конфиденциальных документов, дел и других носителей (далее – документов), независимо от того, где и у кого они находятся, и от времени их поступления (изготовления). Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия, в составе не менее трех человек из числа лиц, имеющих прямое отношение к проверяемым документам.

Проверка производится на основании карточек, журналов учета документов, расписок, реестров, актов на уничтожение документов и других форм учетной документации, в том числе и тех, в которых зарегистрировано размножение документов.

По результатам проверки составляется акт, в котором указываются:

· вид производившейся проверки;

· название подразделения, где проводилась проверка;

· основание проверки;

· состав проверочной комиссии и сроки проверки;

· краткая характеристика состояния делопроизводства и обеспечения режима конфиденциальности в работе исполнителей с документами;

· общее количество взятых на учет документов за проверяемый период по всем видам учета раздельно;

· количество наименований документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;

· количество и учетные номера документов, не предъявленных при проверке, за кем они числятся, причины их непредъявления;

· другие выявленные нарушения, допущенные исполнителями в подразделениях, с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;

· выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.

Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

Работник подразделения не реже одного раза в квартал проверяет соблюдение исполнителями порядка хранения конфиденциальных документов и работы с ними на рабочих местах (столы, шкафы, сейфы). Проверка производится в присутствии исполнителей, а при их отсутствии – в присутствии начальника подразделения или его заместителя. О результатах проверки, выявленных нарушениях и принятых мерах по их устранению делаются соответствующие записи в специальной рабочей тетради.

Руководители подразделений обязаны принять меры к устранению всех отмеченных при проверке недостатков и обеспечить организацию и ведение специального делопроизводства и режим конфиденциальности при работе с документами в строгом соответствии с требованиями ведомственных инструкций.