Нерегламентируемые проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел

Нерегламентированные проверки наличия конфиденциальных документов и дел проводятся при смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттиска печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они осуществляются путем проверки соответствия наличия носителей, документов и дел учетным данным на них.

При смене руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства проверяется наличие всех носителей, документов и дел независимо от времени их регистрации. Проверка производится комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия. Результаты проверки отражаются в общем акте приема-передачи дел. К акту прилагаются справки сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, подтверждающие наличие носителей, документов и дел, находящихся у них на хранении.

При смене сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства проверяется наличие носителей, документов и дел, находящихся на ответственном хранении сотрудника. Проверка производится сдающим и принимающим сотрудниками. Результаты проверки оформляются актом приема-передачи, подписываемым этими сотрудниками и утверждаемым руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства. При отсутствии сменяемого сотрудника проверка производится комиссией.

На период временного отсутствия руководителя или сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства числящиеся за ними документы, носители и дела, необходимые для текущей работы, передаются замещающим их лицам по разовой расписке или по акту с проверкой соответствия их фактического наличия учетным данным. При отсутствии передающего лица проверка производится комиссией.

При увольнении, переводе на другую работу, командировкой, отпуском исполнителя находящиеся у него в спецпортфеле документы и носители передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства со списанием их в учетных формах. При внезапном отсутствии исполнителя (болезнь и др.) необходимые для работы документы, находящиеся в его спецпортфеле, изымаются комиссией с проверкой соответствия фактического наличия изымаемых документов учетным данным. При этом составляется акт изъятия документов, в котором отражается, какие документы (с указанием учетного номера и количества листов каждого документа) изъяты. Спецпортфель с оставшимися документами опечатывается печатями двух членов комиссии (с отражением в акте номеров печатей), изъятые документы списываются с исполнителя в формах учета.