Производить непосредственное наблюдение за осуществлением хозяйственных операций из-за их множества бухгалтеру невозможно, поэтому в бухгалтерском учете применяют два особых приема – документацию и инвентаризацию.
Строгая и полная документальность – необходимое условие ведения бухгалтерского учета. Неотъемлемой частью хозяйственной операции в момент ее совершения является составление первичного документа. Хозяйственной операцией называется факт, действие, вызывающее изменение в составе средств или источников. Как сказано в законе РБ «О бухгалтерском учете и отчетности», «факт совершения хозяйственной операции подтверждается имеющим юридическую силу первичным бухгалтерским документом, составленным ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции».
Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение. Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями:
контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;
Контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
Обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
Обеспечивается внутренний контроль за работой предприятия и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами);
Является доказательством вины или невиновности лиц для судебных органов;
Контролируются расчеты с другими предприятиями.
Документы должны заполняться своевременно, объективно (правдиво), на бумажных или машинных носителях информации и должны содержать следующие реквизиты:
наименование и номер документа;
дату и место его составления;
основание и содержание хозяйственной операции;
количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
наименование должностей, фамилии и личные подписи участников хозяйственной операции. Могут быть и дополнительные реквизиты.
Существуют типовые формы документов, обязательные для всех предприятий (кассовые ордера, кассовые книги и др.), и могут применяться специфические для данной отрасли документы.
По назначению документы подразделяются на:
распорядительные – дают право на совершение операции (приказы, наряды, доверенности);
исполнительные или оправдательные – подтверждают факт совершения операции (акты, кассовые ордера, накладные и др.);
документы бухгалтерского оформления, когда сам бухгалтер совершает операцию и подписывает документ (расчет амортизации ОС, нематериальных активов).
По месту составления документы бывают:
внешние, выписанные другими предприятиями (ТТН счета-фактуры поставщиков);
внутренние, составленные на данном предприятии (отчет, кассовые ордера). Таких документов большинство.
По характеру отражения информации документы бывают:
первичные – отражают одну операцию в момент ее совершения (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер);сводные – составляются на основе первичных документов и отражают много операций (кассовый отчет).
По способу составления бухгалтерские документы подразделяются на:
разовые – отражают операцию в момент ее совершения (кассовые приходные и расходные ордера);
накопительные –отражают однородные операции по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты на получение материалов, готовой продукции, когда за каждую дату отмечается количество отпущенных средств. Накопительные документы сокращают время на их оформление, экономят бумагу, но экономическая информация по таким документам в бухгалтерском учете по счетам записывается в конце месяца.
По количеству отражаемых объектов документы делятся на:
однопозиционные, которые отражают хозяйственную операцию, затронувшую затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой;
