Распорядительная документация

Для руководства любой организацией необходима исполнительно-распорядительная деятельность, выполняющая функцию оперативного регулирования и координации, мотивации и мобилизации всех ресурсов для эффективного осуществления целей и задач основной деятельности организации. Исполнение этой функции фиксируется в распорядительной документации (РД), система которой содержит решения и представляет собой нисходящий информационный поток – от руководства организации к исполнителям. Распорядительные документы обязательны для выполнения, являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения. Они реализуют управляемость объектов по вертикали и относятся к правовым актам различного уровня: федерального, субъектов РФ, муниципальной власти и конкретных организаций, что позволило объединить их вместе с организационно-правовыми документами в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-97, -2003).

Основными видами документов РД являются: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

По сфере своего действия распорядительные документы делятся на:

~ общеобязательные государственные предписания: постановления, приказы, распоряжения, а также правила, положения и инструкции, - издаваемые федеральными органами исполнительной власти; к этому уровню относятся и указы и распоряжения, издаваемые Президентом РФ (ст.90 Конституции РФ);

~ предписания исполнительных органов субъектов РФ и их территориальных образований;

~ правовые акты организаций.

С точки зрения порядка принятия решений вся РД делится на:

· документы, издаваемые коллегиально;

· документы, издаваемые на основании единолично принимаемого руководителем решения.

При единоличном управлении организацией руководитель принимает решения по всем вопросам деятельности организации и издает приказы, распоряжения, указания.

При наличии коллегиальных органов управления (кроме совещательных органов, решения которых носят рекомендательный характер) распорядительная деятельность руководителя ограничивается, как правило, вопросами внутренней деятельности организации, а коллегиальный орган издает постановления или решения.

Состав и требования к оформлению распорядительных документов, издаваемых Президентом РФ и федеральными органами исполнительной власти определены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива РФ от 27 ноября 2000 № 68.

Состав распорядительных документов, издаваемых организациями всех организационно-правовых форм определяется их учредительными документами. Содержание РД не должно противоречить Конституции и законодательству РФ, РД Президента и правительства РФ, международным обязательствам РФ, а также учредительному документу организации и ранее изданным распорядительным документам. Правовой статус распорядительной документации позволил объединить предъявляемые требования к ее составлению и оформлению с требованиями к организационной документации, которые сформулированы в ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, которую в делопроизводстве обычно называют УСОРД. Впрочем, эти же требования в настоящее время предъявляются к оформлению и составлению всех подсистем управленческой документации организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения организационных, материально-технических, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности организации, органа власти и управления. Выделяют две группы приказов - по основной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться руководителем совместно с руководителями других организаций.

Проект приказа разрабатывается соответствующим структурным подразделением, руководитель которого несет ответственность за его качество, или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации. Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения требующих своего решения вопросов с целью исключения возможности неполноты или недоработки их содержания и необходимости последующей корректировки. Поручения должны быть конкретными, реальными и обеспечены ресурсами.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа (как правило, разрабатывается бланк приказа) и заголовка - «о чём? (Приложение 2).

Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование действий, предписываемых в распорядительной части. Основанием приказа может служить законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или собственный ранее изданный акт, тогда указываются полные данные этого документа (На основании …, В соответствии с …). В констатирующей части приказа, изданного в инициативном порядке во исполнение задач и функций организации, формулируются цели предписываемых действий (В целях …), излагаются факты и события, послужившие причиной издания приказа (В связи …). Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ:, которое пишется с новой строки от левого поля, после него ставится двоеточие, и также с новой строки начинается перечисление поручений, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт, содержащий поручение, срок выполнения поручения, и, в случае необходимости, наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя. Последний пункт приказа – пункт о контроле с указанием должности, фамилии и инициалов того, на кого он возлагается.

В тексте приказа все пункты формулируются максимально кратко и ясно. Все уточняющие сведения даются в приложениях, на которые в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: (приложение 1)…, (приложение 2) и т.д. На самом приложении указывается его наименование (список, график и т.п.), на последнем листе приложение визируется руководителем подразделения, подготовившего его (или его вышестоящим руководителем), а в правом верхнем проставляется углу слово Приложение и его порядковый номер, а также указание к какому приказу (пункту приказа) оно относится:

Если приложением к приказу является утверждаемый нормативный документ, на самом документе (инструкция, правила и т.п.) в правом верхнем углу ставится гриф утверждения со ссылкой на приказ (автор, дата, номер).

Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в его тексте, не допускается.

Проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных служб на оборотной стороне последнего листа проекта или на отдельном листе согласования. Виза представляет собой слово СОГЛАСОВАНО с указанием должности и фамилии визирующих лиц, подпись должностного лица при визировании сопровождается датой. Если при согласовании имеются замечания, виза дополняется словами «замечания прилагаются», а сами замечания излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. Если замечания носят принципиальный характер и вносятся в проект, он подлежит процессу повторного согласования.

Под визами (или на листе рассылки) оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается приказ, ниже, в левом углу проставляется отметка об исполнителе (составителе проекта).

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично главой исполнительной власти (государства, субъекта РФ, мэром и др.), главой коллегиального органа власти и управления, руководителем организации или самостоятельных подразделений, а также главными специалистами организации. Право его издания закрепляется в учредительных, организационно-правовых или распорядительных документах организации.

Составляется и оформляется распоряжение также как приказ, но распорядительная часть начинается с новой строки словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», либо непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Указание – правовой акт, издаваемый органом управления, преимущественно по вопросам организационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органов.

Указания, как правило, составляются и оформляются как распоряжения. Если они направляются в нижестоящие организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, к реквизитам документа добавляется реквизит «адресат».

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организаций по наиболее важным вопросам их деятельности, или распорядительный документ, принимаемый двумя и более органами управления, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой на основе единоначалия.

Составляется и оформляется как приказ, констатирующая и распорядительная части разделяются словом РЕШИЛИ: (РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО) на месте слова ПРИКАЗЫВАЮ.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ и их территориальных образований для решения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами и установлением стабильных норм и правил, а также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления аналогичен порядку составления решений, но с ключевым словом «ПОСТАНОВИЛИ:» (ПОСТАНОВЛЯЕТ); оформляется на бланке конкретного вида документа (постановления).

Таким образом, следует отметить, что для всех распорядительных документов характерны общий по характеру процесс издания и общие требования к их оформлению с учетом особенностей каждого вида документа. Процесс издания любого распорядительного документа состоит из следующих процедур:

- инициирование решения (обоснование необходимости его издания),

- сбор и анализ информации по данному вопросу,

- подготовка проекта распорядительного документа

- согласование проекта документа

- доработка проекта в соответствии с замечаниями,

- принятие решения (подписание документа)

- доведение распорядительного документа до исполнителей.