Студопедия — Информационно-справочная документация
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Информационно-справочная документация






Информационно-справочная документация обеспечивает обоснованность принятия управленческих решений объективной и достоверной информацией, играя служебную роль по отношению к ОРД. Основное направление движения документов этой системы – снизу вверх по системе управления или по горизонтали – для реализации партнерских связей между лицами, подразделениями и организациями (не состоящими в отношениях соподчинения). Большой объем документов этой системы в комплексе документации организации свидетельствует, как правило о демократичности процедуры принятия решений, об их обоснованности, об учете знаний и опыта сотрудников организации, фактического состояния дел в системе управления. Документы этой системы инициируют принятие решений, побуждают или позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

В состав этой системы входит довольно большое количество различных видов документов; фактически, кроме рассмотренных нами, все остальные сложившиеся в управленческой практике документы организации. Условно все эти документы некоторые специалисты делят на две группы:

1) справочно-аналитические документы – акт, справка (информационная или аналитическая), сводка, список, перечень, заключение, отзыв;

2) справочно-информационные документы – протокол, докладная, служебная и объяснительная записки, предложение, представление, заявление и переписка (корреспонденция). Переписка составляет до 80% всей исходящей и входящей документации.

Справочно-аналитические документы

Акт – многофункциональный документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существует много разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств, иных ценностей); обследования (состояния техники безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); ревизии; инвентаризации; расследования (аварий, несчастных случаев); ликвидации организации и др.

Текст многих разновидностей актов содержит не только фиксацию установленных фактов и событий, но и выводы, рекомендации и предложения. Цель акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение его в акте.

Акты составляются коллегиально - не менее двух составителей; иногда специально создаются комиссии, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации; акты могут составлять и комиссии, действующие постоянно. Акт оставляется на основании черновых записей, которые ведутся во время коллегиальной работы.

Текст акта состоит из двух или трех частей: 1) вводной, где указываются основания его составления, фамилия, имя, отчество, должность председателя и членов комиссии; и 2) основной, в которой излагается сущность, методы, сроки проделанной работы, установленные факты; 3) выводы, заключения, предложения. Текст может содержать пункты, включать материал, представленный в виде таблицы. В конце текста указывается количество составленных экземпляров (по количеству заинтересованных сторон или в соответствии с нормативным документом) и место хранения каждого из них. Далее делается отметка о наличии приложений к акту, если таковые имеются.

При составлении актов обследований и ревизий их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражена в акте. Акт считается вступившим в силу после подписания его всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта подписывает акт с отметкой об этом. Особое мнение члена комиссии оформляется как приложение.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с повторяющейся информацией). Обязательные реквизиты: наименование организации и вида документа, дата (дата события) и его регистрационный номер, место составления и заголовок к тексту; в случаях, предусмотренных нормативными документами – гриф утверждения.

Справка – документ, описывающий и подтверждающий факты основной деятельности, а также сведения биографического или служебного характера. Как уже отмечалось существуют также справки отчетного характера. Справки могут быть внешними или внутренними (составляются, как правило, для руководства организации).

Оформляются внешние справки на бланках организации (справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера - на специальных бланках формата А 5), а внутренние - на листах стандартного формата с теми же реквизитами, что и докладная записка. Заголовок в краткой форме отвечает на вопрос «о чем» составлена справка; в заголовке или в тексте всегда указывается период времени, к которому относятся справочные материалы.

Текст содержит две части: 1) повод, послуживший основанием составления справки (запрос, приказ, факты, события и т.п.) и 2) основные сведения, которые могут быть представлены в виде текста (если сведения разнородны, то выделяются разделы, имеющие собственные заголовки) или таблицы.

Подписываются внутренние справки специалистом (составителем) или руководителем подразделения, а внешние – руководителем организации или его заместителем; если справка имеет финансовый характер, наряду с подписью руководителя организации ставится подпись главного бухгалтера.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В ней, как правило, концентрируются данные по одной теме, но из различных источников, или из одного источника, но в систематизированном или логически переработанном виде (например, СВОДКА данных о результатах исполнения документов в 1 квартале 2006 года по подразделениям).

Оформляется также как справка, текст обычно представлен в виде таблицы.

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу (о проекте разрабатываемого документа, о результатах анализа фактов финансовой или иной деятельности, об открытиях, технологических нововведениях и т.п.). Если это заключение организации, оформляется на бланке организации и подписывается руководителем; если отзыв комиссии, то на ее бланке, если таковой имеется, или на листах стандартного формата – также как и заключение специалиста – и подписи составителей заверяются печатью организации.

Текст заключения состоит из двух частей: 1) краткого изложения существа материалов или фактов, по которым делается заключение, их анализ и общая оценка; 2) конкретные замечания, выводы и предложения. Вторая часть может состоять из пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

Если заключение делается по проекту документа, который не вызывает дополнительных предложений или замечаний, в заключении указывается: «С проектом …..согласны» или «По проекту … замечаний нет». Заключение, составленное не на бланке организации при направлении в другую организацию отсылается вместе с сопроводительным письмом руководителя организации.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу письменной работы, направленной в эту организацию или специалисту на рассмотрение. Составляется и оформляется также как и заключение.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке организации (подразделения). Текст составляется в виде таблицы. Подлежит утверждению руководителя организации (подразделения) или вышестоящей организации (органа). Например: Перечень документов, подлежащих направлению на рассмотрение руководителю организации.

Список – документ, содержащий перечень лиц, предметов и объектов в определенном порядке. Составляется для информирования или регистрации в табличной форме на листах стандартных форматов. Подписывается составителем и руководителем организации (подразделения).

 

Справочно-информационные документы

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальным органом, группой работников, партнерами на деловой встрече, участниками конференции. Заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов управления подлежат обязательному протоколированию.

Протокол составляется на основе стенограммы, фонограммы или черновых записей хода заседания, а также письменных материалов, подготовленных к заседанию (повестки дня, списков приглашенных, текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений). Ответственность за правильность составления протокола лежит на секретаре коллегиального органа или секретаре руководителя. Существуют два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол (Приложение 3) содержит запись всех выступлений (если докладчик или выступающий зачитывают подготовленный текст – делается примечание: текст выступления прилагается), краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о выборе формы протокола принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол составляется окончательно секретарем не позднее следующего за заседанием дня, проверяется председателем заседания (или руководителем).

Оформляется протокол на бланке конкретного вида документа с обязательным указанием номера заседания данного органа (нумерация ведется, как правило, с начала календарного года). Обязательными реквизитами являются: указание фамилий и должности председательствующего и секретаря, список участников, список приглашенных (если их больше 15 – список прилагается отдельно, о чем делается соответствующая пометка), повестка дня (пункты которой нумеруются, а вопросы формулируются в именительном падеже, здесь же указывается фамилия и должность докладчика), протокол подписывается председателем и секретарем заседания (совещания, собрания и т.п.). В особо важных случаях выступавшие ставят визы на левом поле оформленного протокола на уровне записи своего выступления.

Основная часть текста протокола строится по следующей схеме: выделяются от левого поля с новой строки последовательно рубрики СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), под которыми делаются соответствующие записи. Решения (постановления) формулируются кратко и ясно в ходе самого заседания, нумеруются в соответствии с пунктами повестки дня и могут содержать подпункты (1.1;1.2; 2; 3.1., 3.2 и т.д.). После записи каждого решения указывается (если это предусмотрено регламентом) количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся». В случае наличия особого мнения делается соответствующая запись.

Датой протокола является дата протоколируемого события; если оно длилось несколько дней, даты начала и окончания проставляют через тире.

Отдельные виды протоколов – заседаний технических, экспертных советов, комиссий, испытаний и т.п. – утверждаются руководителем организации или вышестоящего органа, что придает распорядительную силу их решениям.

Допускается сокращенный вариант протокола, в котором после повестки дня под соответствующими пунктам повестки дня цифрами в порядке очередности выступления указываются фамилии выступающих (при этом первой указывается фамилия докладчика), кратко – тема выступления и записываются решения (без вышеуказанных рубрик).

Докладная записка (ДЗ) – документ, адресованный руководителю с изложением требующего решения вопроса с выводами и предложениями составителя. Целью ДЗ является повышение эффективности деятельности организации. ДЗ может быть внутренней и внешней.

Текст ДЗ, как правило, состоит из трех частей: 1) факты и события, послужившие поводом ее составления, 2) анализ ситуации с вариантами выхода из нее, 3) выводы и предложения. Текст ДЗ может содержать только 1) и 3) части.

Оформляется внутренняя ДЗ на листе стандартного формата по типу бланка конкретного вида документа - с указанием наименования подразделения автора ДЗ, (вместо наименования организации), наименования вида документа, даты, регистрационного номера, заголовка к тексту, в правом верхнем углу указывается адресат. Подпись ставит автор. Внешняя ДЗ оформляется на бланке организации, подпись ставит руководитель организации (см. Приложение 4).

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, составляемой, как правило, по указанию руководства.

Текст состоит, как правило из двух частей: 1) обоснования и 2) перечня предложений, но может содержать только перечень предложений.

На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы.

В органах власти предложения могут представляться в вышестоящие органы по вопросам, решения которых находится в их компетенции.

Оформляется также, как и докладная записка.

Служебная записка – документ, содержащий сведения, запросы, заявки, предложения по вопросам материально-технического, хозяйственного, информационного и иного обеспечения деятельности и адресуемый руководителю организации, а также руководителю или специалисту другого подразделения.

Текст состоит, как правило из двух частей: 1)обоснование и 2) изложение просьбы, заявки, предложения и др.

Оформляется также, как и докладная записка.

Объяснительная записка – документ с объяснением причин какого-либо действия, факта, происшествия, представляемый вышестоящему должностному лицу.

Текст состоит из двух частей: 1) описание фактов, послуживших поводом её написания, 2) объяснение причин, вызвавших эти факты.

Оформляется также, как и докладная записка.

Представление – документ, содержащий предложения руководителя подразделения о назначении, перемещении или поощрении работника.

Текст состоит, как правило, из трех частей: 1) сведения о работнике: имя, отчество, фамилия; дата рождения; образования, общий стаж работы, стаж работы в данной организации, данном подразделении и в данной должности; 2) оценка служебной деятельности, включая сведения о повышении профессионального уровня, деловых и морально-психологических качеств; 3) мотивы представления и предложения к перемещению, назначению, поощрению.

Оформляется также, как и докладная записка.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника, как правило, по кадровым вопросам (прием, перевод, командировка, увольнение и др.).

Текст зависит от конкретной просьбы (по основным кадровым вопросам существуют унифицированные формы заявлений) и может иметь приложения, о которых делается отметка.

Оформляется по типу докладной записки, имеет также реквизит «визы» функциональных и заинтересованных руководителей подразделений.

 

Переписка – совокупность различных документов, обеспечивающих оперативные информационные связи между организациями (письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.). Переписка обычно составляет до 80% входящей и исходящей документации.

Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма.

Для переписки используются бланки письма организации (которые подписывает руководитель организации или его заместитель, обладающий такими полномочиями), а также структурных подразделений и должностных лиц, если они наделены официальными полномочиями вести внешнюю переписку. Письмо оформляется на соответствующем бланке формата А 5 или А 4 (в зависимости от размера текста) с отметкой об исполнителе, а также с отметкой о приложении, если оно имеется. Письмо должно быть оформлено без помарок и исправлений. При количестве адресатов более четырех, к письму исполнителем прикладывается «Список рассылки»

Тест письма должен быть составлен в официально-деловом стиле, иметь четкую логическую структуру; факты и события в нем должны быть изложены полно и ясно, но лаконично. В целом, текст письма не должен допускать различных толкований. Для придания тексту лаконичности употребляют устойчивые языковые обороты делового языка или стандартные фразы и выражения – речевые клише, характерные для каждого из видов писем.

Принято различать деловые письма и коммерческие. Для деловых писем наиболее типичны следующие виды: письмо-просьба, -приглашение, -извещение, -предупреждение, -напоминание, -запрос, -отказ, -благодарность, -поздравление, сопроводительное письмо. Коммерческие письма: оферта (деловое предложение), запрос, рекламация, гарантия – связаны с коммуникацией по поводу материально-финансовых отношений.

Композиционно текст письма может состоять из одной-двух или из трех- четырех частей; что зависит, как правило, от вида письма:

- изложение фактов, событий, мотивов, послуживших основанием для написания письма (вступление),

- аргументированное изложение основной темы письма (основная часть),

- основная цель письма – просьба, предложение и т.п. (заключение),

- ожидаемые результаты или выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству (установление долгосрочных деловых, коммерческих отношений).

В современной переписке часто начинают письмо с изложения основной цели письма, что считается более эффективным для привлечения внимания адресата.

Письма желательно составлять одноаспектные, то есть содержащие один вопрос, требующий решения.

Более подробно с оформлением и составлением писем, а также и других видов переписки можно ознакомиться, в частности, в рекомендуемом к изучению пособии: «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов»; наиболее распространенные речевые клише, используемые в письмах можно найти в журнале «Управление персоналом», 2003, № 6, с.108-111.

Следует обратить внимание на телефонограмму, которая составляется отправителем как документ на бумажном носителе в количестве 1 экземпляра. Если адресатов несколько, прилагается их список. Объем телефонограммы обычно не более 50 слов, повод – экстренные сообщения, извещения, приглашения. Несмотря на то, что содержание телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, принимающий должен записать ее содержание на специальный бланк (см. Приложение 5) или в специальный журнал: кроме текста, обязательны следующие реквизиты: исходящий регистрационный номер, входящий регистрационный номер, наименование должности и имя отправившего телефонограмму, наименование должности и фамилия автора сообщения, дата и время получения. Обязательно сообщить передающему и зафиксировать наименование должности и имени принявшего телефонограмму.

В целом, подводя итог рассмотрению этой темы, следует отметить, что системы управленческой документации взаимосвязаны между собой и в совокупности обеспечивают все необходимые функции управленческой деятельности.

 







Дата добавления: 2015-08-17; просмотров: 516. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Кардиналистский и ординалистский подходы Кардиналистский (количественный подход) к анализу полезности основан на представлении о возможности измерения различных благ в условных единицах полезности...

Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями...

Композиция из абстрактных геометрических фигур Данная композиция состоит из линий, штриховки, абстрактных геометрических форм...

Важнейшие способы обработки и анализа рядов динамики Не во всех случаях эмпирические данные рядов динамики позволяют определить тенденцию изменения явления во времени...

Особенности массовой коммуникации Развитие средств связи и информации привело к возникновению явления массовой коммуникации...

Тема: Изучение приспособленности организмов к среде обитания Цель:выяснить механизм образования приспособлений к среде обитания и их относительный характер, сделать вывод о том, что приспособленность – результат действия естественного отбора...

Тема: Изучение фенотипов местных сортов растений Цель: расширить знания о задачах современной селекции. Оборудование:пакетики семян различных сортов томатов...

Виды и жанры театрализованных представлений   Проживание бронируется и оплачивается слушателями самостоятельно...

Что происходит при встрече с близнецовым пламенем   Если встреча с родственной душой может произойти достаточно спокойно – то встреча с близнецовым пламенем всегда подобна вспышке...

Реостаты и резисторы силовой цепи. Реостаты и резисторы силовой цепи. Резисторы и реостаты предназначены для ограничения тока в электрических цепях. В зависимости от назначения различают пусковые...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.013 сек.) русская версия | украинская версия