Должностные инструкции
Общие положения
1. Руководитель направления Sport назначается и освобождается от должности Председателем Студенческого союза.
2. Заместитель руководителя направления назначается и освобождается от должности руководителем направления
3. Проектные менеджеры назначаются руководителем направления и его заместителем (после согласования с руководителем направления)
4. Проектные менеджеры организовывают проектную группу из числа сотрудников направления.
5. Сотрудником направления становится любой учащийся Университета, вступивший в Студенческий союз, изъявивший желание работать в направлении по организации спортивных мероприятий и ознакомившийся с Настоящим Регламентом.
6. Обо всех изменениях в штате направления руководитель направления докладывает руководителю по работе с активом Студенческого союза.
7. Внутри коллектива соблюдается взвешенное отношение и взаимоуважение между коллегами, а также должностная субординация в целях эффективной работы.
3.2 Документация
В своей деятельности направление Sport руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:
- Уставом Студенческого союза
- Уставом МГИМО(У) МИД России
- Протоколом секретариата
- Настоящим Регламентом
3.3 Права и обязанности
Руководитель направления по взаимодействию с публичными образованиями:
- руководит деятельностью направления;
- участвует в заседаниях Секретариата Студенческого союза;
- выполняет задачи, порученные ему Председателем Студенческого союза;
- принимает участие в разработке общей стратегии Студенческого союза и определяет стратегию направления Sport после согласования с администрацией Студенческого союза;
- несет полную ответственность перед Председателем и другими членами Секретариата за проделанную направлением работу и отчитывается в ней на заседаниях Секретариата, - соблюдает сам и контролирует соблюдение подчиненными организационно-распорядительных, нормативно-методических, технологических, планово-бюджетных и прочих внутренних документов;
- информирует коллег о принятых решениях, планах и действиях администрации Студенческого союза;
- назначает проектных менеджеров;
- в случает необходимости принимает решение об исключении сотрудника из направления;
- в случает необходимости в письменном виде представляет Председателю Студенческого союза заявление о необходимости лишения сотрудника членства в Студенческом союзе, подробно обосновав это в заявлении;
- при возникновении ситуаций, не регламентированных внутренней нормативной документацией, принимает решения и/или ставит в известность вышестоящее руководство в рамках своих должностных обязанностей;
- обязуется поддерживать порядок и взаимоуважение внутри коллектива;
- в общении с коллегами по работе и контрагентами соблюдает правила деловой этики;
- организует собрания направления Sport не реже 1 (одного) раза в месяц.
Заместитель руководителя направления по взаимодействию с публичными образованиями:
- исполняет обязанности руководителя направления в его отсутствие;
- оказывает ему помощь в руководстве направлением;
- после согласования с руководителем направления назначает проектных менеджеров;
- принимает участие в разработке общей стратегии Студенческого союза и направления Sport;
- по решению руководителя направления Sport участвует в заседаниях Секретариата Студенческого союза;
- соблюдает сам и контролирует соблюдение подчиненными организационно-распорядительных, нормативно-методических, технологических, планово-бюджетных и прочих внутренних документов;
- при возникновении ситуаций, не регламентированных внутренней нормативной документацией, принимает решения и/или ставит в известность вышестоящее руководство в рамках своих должностных обязанностей;
- обязуется поддерживать порядок и взаимоуважение внутри коллектива;
- в общении с коллегами по работе и контрагентами соблюдает правила деловой этики.
Проектный менеджер:
- принимает участие в разработке общей стратегии Студенческого союза и направления;
- по решению руководителя направления участвует в заседаниях Секретариата Студенческого союза;
- организовывает проектную группу из числа сотрудников направления;
- несет ответственность за исполнение вверенного ему проекта;
- после согласования с руководителем направления и/или его заместителем взаимодействует с членами других структур Студенческого союза в целях эффективной организации работы и выполнения поставленных задач;
- соблюдает сам и контролирует соблюдение подчиненными организационно-распорядительных, нормативно-методических, технологических, планово-бюджетных и прочих внутренних документов;
- при возникновении ситуаций, не регламентированных внутренней нормативной документацией, принимает решения и/или ставит в известность вышестоящее руководство в рамках своих должностных обязанностей;
- обязуется поддерживать порядок и взаимоуважение внутри коллектива;
- в общении с коллегами по работе и контрагентами соблюдает правила деловой этики.
Сотрудник направления:
- принимает участие в разработке общей стратегии Студенческого союза и направления;
- по решению руководителя направления участвует в заседаниях Секретариата Студенческого союза;
- несет ответственность непосредственно перед проектным менеджером и вышестоящим руководством за исполнение вверенных ему задач;
- после согласования с проектным менеджером, руководителем направления и/или его заместителем взаимодействует с членами других структур Студенческого союза в целях эффективной организации работы и выполнения поставленных задач;
- соблюдает организационно-распорядительные, нормативно-методические, технологические, планово-бюджетные и прочие внутренние документы;
- при возникновении ситуаций, не регламентированных внутренней нормативной документацией, принимает решения и/или ставит в известность вышестоящее руководство в рамках своих должностных обязанностей;
- обязуется поддерживать порядок и взаимоуважение внутри коллектива;
- в общении с коллегами по работе и контрагентами соблюдает правила деловой этики.
3.4 Порядок выполнения проекта
- После того, как Председатель Студенческого союза поручает выполнение проекта направлению по организации спортивных мероприятий, руководитель направления организовывает собрание коллектива, на котором подробно объясняет суть;
- определяет цели, предполагаемые конечные результаты и сроки проекта согласно системе SMART;
- назначает менеджера проекта;
- менеджер проекта определяет и собирает проектную группу из числа сотрудников направления по организации спортивных мероприятий и разрабатывает с ними стратегию выполнения проекта, распределяет задачи;
- в случае необходимости менеджер проекта или член проектной группы обращается к сотруднику отдела дизайна с просьбой о подготовке афиши, билетов, флаеров и т.п. необходимых для выполнения проекта;
- в случае необходимости менеджер проекта или член проектной группы обращается к сотруднику юридического отдела с просьбой о составлении служебной записки на оформление пропусков на вход в институт людей, не имеющих таких пропусков, но участвующих в проекте/мероприятии; пропусков автомобилей людей, не имеющих таких пропусков, но участвующих в проекте/мероприятии; о заказе помещения, оборудования, гардероба, необходимых на время выполнения проекта/проведения мероприятия;
- в случае необходимости менеджер проекта или член проектной группы обращается к сотруднику информационного отдела с просьбой о подготовке рекламного сообщения, написании статьи, пресс-релиза, смс и e-mail рассылки, предоставлении журналистов и/или фотографов в целях выполнения проекта;
- в целях выполнения проекта и в случае необходимости руководитель направления Sport, его заместитель, проектный менеджер или другой сотрудник направления Sport после согласования с вышестоящим руководством связывается с представителем/представителями заинтересованного и/или необходимого государственного или общественного ведомства или организации, обменивается с
ним(-и) документацией по проекту и/или организовывает встречу;
- по завершении выполнения проекта руководитель направления Sport организовывает собрание коллектива, на котором подводятся итоги и достигнутые результаты выполненного проекта/проведенного мероприятия, о которых руководитель направления докладывает Председателю Студенческого союза и остальным членам администрации Студенческого союза.
