Студопедия — COMPLAINTS AND ADJUSTMENTS
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

COMPLAINTS AND ADJUSTMENTS






Task 1 Read the text and retell it:

Minor complaints can be emailed, but use letters when dealing with more serious ones. Before you complain, make absolutely sure your facts are right. If you have to respond to an unjustified complaint, be polite and remember that anyone can make a mistake.

Do not delay. Complain as soon as you realize a mistake has been made; delay weakens your case and can complicate the matter as details may be forgotten. There is no need to open by apologizing for the need to complain (We regret to inform you...Jam sorry to have to write to you about...) as this also weakens your case. Do not be rude or personal. In most cases correspondence between companies takes place between employees in various departments. Nothing is gained by being rude to the individual you are writing to.

Never blame your own staff, and finally, while writing the complaint remember that complaints are not accusations. They are requests to correct mistakes or faults. They should be written remembering that the supplier almost certainly wants to put things right.

If you think you know how the mistake was made, you may politely point it out to your supplier. Sometimes, when a mistake occurs several times, you may be able to work out why it is happening more quickly than the company you are dealing with.

When answering a complaint, thank your customer for pointing out the problem. Sometimes you cannot deal with a complaint immediately, as the matter needs to be looked into. Do not leave your customer waiting but tell them what you are doing straight away. In this case, an email message is appropriate as the customer then knows immediately that you have received the complaint and are doing something about it.

If the complaint is justified, explain how the problem occurred and how you intend to deal with it. But do not blame your staff, you employed them, so you are responsible for their actions. So, having acknowledged your responsibility and explained what went wrong, you should put matters right as soon as possible, and tell your customer that you are doing so.

If you think the complaint is unjustified, you can be firm but polite in your answer. But even if you deny responsibility, you should always try to give an explanation of the problem.

It is useful when closing your letter to mention that the mistake, error, or fault is an exception, and it either rarely or never happens. You should also, of course, apologize for the inconvenience your customer experienced.

 

Task 2 Study the sample letters and answer the questions:

1. Why did Mr Hughes receive a wrong delivery?

2. What will Mr Clif do about it?

3. Why is Mr Cliff not going to send a credit note?

4. How will Mr Cliff help Mr Hughes not to make the same mistake again?

5. Which words in the email have a similar meaning to the following: a) investigated, b) told, c) collect, e) lost?

 

To…… Richard Cliff   Subject: Wrong delivery (order No.1695)   Dear Richard   I received the consignment of dressing tables, Cat. No. DT154, to the above order yesterday. However, the delivery consisted of six heavy mahogany-finished dressing tables instead of the light pine-finished units I asked for.   As I have firm orders for the design I asked for, I would be grateful if you could send my consignment as soon as possible, and collect the wrongly delivered goods. Thank you in advance.   Robert Hughes  

 

To…… Robert Hughes   Subject: Wrong delivery (order No.1695)   Dear Robert   Thank you for yesterday’s email concerning the above wrong delivery.   I have looked into it and find that our current winter catalogue lists the dressing tables you wanted under DT189. I think you must have used last summer’s catalogue.   I have instructed one of our drivers to deliver the pine-finished dressing tables tomorrow and pick up the other consignment.   Rather than sending you a credit note, I’ll cancel invoice No. D4451 and include another, No. D4487, with the delivery.   There’s also a winter catalogue on its way to you, by post, in case you have mislaid the current one   Richard Cliff






Дата добавления: 2015-08-27; просмотров: 1177. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями...

Композиция из абстрактных геометрических фигур Данная композиция состоит из линий, штриховки, абстрактных геометрических форм...

Важнейшие способы обработки и анализа рядов динамики Не во всех случаях эмпирические данные рядов динамики позволяют определить тенденцию изменения явления во времени...

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ МЕХАНИКА Статика является частью теоретической механики, изучающей условия, при ко­торых тело находится под действием заданной системы сил...

Искусство подбора персонала. Как оценить человека за час Искусство подбора персонала. Как оценить человека за час...

Этапы творческого процесса в изобразительной деятельности По мнению многих авторов, возникновение творческого начала в детской художественной практике носит такой же поэтапный характер, как и процесс творчества у мастеров искусства...

Тема 5. Анализ количественного и качественного состава персонала Персонал является одним из важнейших факторов в организации. Его состояние и эффективное использование прямо влияет на конечные результаты хозяйственной деятельности организации.

Типовые примеры и методы их решения. Пример 2.5.1. На вклад начисляются сложные проценты: а) ежегодно; б) ежеквартально; в) ежемесячно Пример 2.5.1. На вклад начисляются сложные проценты: а) ежегодно; б) ежеквартально; в) ежемесячно. Какова должна быть годовая номинальная процентная ставка...

Выработка навыка зеркального письма (динамический стереотип) Цель работы: Проследить особенности образования любого навыка (динамического стереотипа) на примере выработки навыка зеркального письма...

Словарная работа в детском саду Словарная работа в детском саду — это планомерное расширение активного словаря детей за счет незнакомых или трудных слов, которое идет одновременно с ознакомлением с окружающей действительностью, воспитанием правильного отношения к окружающему...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.012 сек.) русская версия | украинская версия