Роль информации в процессе принятия решения

Для принятия рационального управленческого решения определяющее значение имеют информационные процессы – процессы сбора, хранения, обработки и передачи данных с целью управления производственным процессом и соответствующими структурными подразделениями.Информационные процессы подразделяются на три группы: обеспечивающие выбор и формирование целей (целеполагание); предназначенные для разработки программы действий (пла­нирование); обеспечивающие нормальное протекание управляемого про­цесса по заданной программе или плану (регулирование).

Информацией следует считать не любые, а только те сведе­ния, знания, сообщения, которые содержат элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решений. Традиционные методы управления базируются на документировании информации, являю­щейся входной и выходной для лиц и органов, принимающих управленческие решения.

В целях обеспечения требуемого качества управления информа­ция должна обладать такими характеристиками как: полнота и качество (достаточность и комплексность); ценность и полезность; достоверность и точность; актуальность в зависимости от ее возраста; плотность; оперативность и доступность; частота (многократность) использования определенных видов; надежность; правовая корректность.

Для достижения требуемых значений указанных характери­стик, необходимо:

— упорядочение системы делопроизводства по всем функциям управления в соответствии с современными моделями орга­низации делопроизводства;

— повышение удельного веса аналитической и творческой рабо­ты в аппарате управления, в том числе за счет высвобожде­ния времени высококвалифицированных работников при ис­пользовании средств вычислительной техники;

— сокращение трудозатрат на информационную работу, ускоре­ние переходных процессов и повышение качества управлен­ческих решений;

— разработка и внедрение методических документов, содержа­щих описание технологии работы должност­ных лиц с информа­цией;

— совершенствование системы контроля за исполнением пла­ново-управленческой документации;

— организация автоматизированных рабочих мест (АРМ) и по­вышение обеспеченности техническими средствами (в первую очередь персональными ЭВМ и локальными вычисли­тельными сетями) для решения трудоемких расчетных и ин­формационных задач.

Следует отметить, что информация, поступающая от выше­стоящего подразделения к нижестоящему, должна быть более детализированной, содержать более регламентированные, од­нозначно понимаемые исполнителями действия.

Информация, поступающая от нижестоящей организации к вышестоящей, должна носить более обобщенный характер. Тем не менее, на ее основании вышестоящая инстанция долж­на составить четкое представление о принятых нижестоящим подразделением решениях и предпринятых действиях.

Необходимо согласование принимаемых решений между вышестоящими и нижестоящими подразделе­ниями организации по вертикали и по горизонтали. Если в процессе согласования выяснится необходимость доработки предлагаемых решений, то может потребоваться возвращение к предшествовавшим этапам управленческого цикла, как для нижестоящих, так и для вышестоящих органи­заций.

Информация может поступать к лицу, принимающему решение, либо в решающую систему в основном из трех источников:

— исследовательская деятельностьили деятельность, основанная на активном поиске информации, как во внешней среде, так и в среде, сохраняющей полученный опыт (например, в долговременной памяти компьютеризованной информационной системы).

— канал обратной связи,по которому поступает информация о ре­зультатах предшествующих решений. Человек или орган, прини­мающий решение, не выполняя специальных исследовательских или поисковых операций, получает информацию при совместной реализации управленческого и производственного процессов.

— определение третьего источника информации требует некото­рых дополнительных пояснений. Достаточно часто решение, принятое в интервале времени [t_1, t₂], влияет на будущие реше­ния, принимаемые в интервале времени[t_2, t₃]. Поэтому, нужно пом­нить не только о непосредственном результате принимаемого решения, но и о том, что реализация указанного решения может быть исходной точкой для принятия последовательных решений сходного типа. Иначе, нужно помнить, что, когда в будущем будут приниматься те или иные решения, можно по­пасть непосредственно в результате принятия некоторого решения, как в лучшую, так и в худшую ситуацию в зависимости от того, какими были ранее принятые решения. Может случиться так, что, принося определенные преимущества в настоящий момент, в дальнейшем данное решение приведет к безвыходной ситуации.

Ситуации этого типа имеют динамичный характер, поскольку информация о будущих, отдаленных последствиях принимаемого решения оказывает большое влияние на процесс выбора. Такая информация называется информацией предвидения. В то время как рассмотренная ранее информация о результатах предшествую­щих решений, поступая по каналу обратной связи, влияет на бу­дущее поведение человека, принимающего решение, информация предвидения, базируясь на представлении человека о будущем, влияет на его нынешние решения. Иными словами, в последнем случае ситуация в данный момент определяется тем, что ожидается в будущем. Информация предвидения играет принципиальную роль в процессе принятия многоступенчатых решений.