Документация, документооборот и порядок хранения документов в банках.

Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы подлежат оформлению и отражению по счетам банка в тот же день. Документы, поступившие вне операционное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день.

Оплата денежно-расчётных документов производится в пределах наличия средств на счёте плательщика на начало дня и по возможности с учётом поступления средств текущим днём или в пределах суммы «овердрафта», определённой договором.

Клиент обязан указывать в тексте платёжных (расчётных) документов, а также на обороте денежных чеков назначение сумм платежа.

Чеки и платёжные поручения принимаются банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана дата фактического их предъявления в банк.

Убытки, возникшие впоследствии оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, возлагаются на кредитную организацию, или чекодателя в зависимости от того, по чьей вине они были причинены.

Кассовые операции совершаются с соблюдением требований Банка России.

Кассовый журнал по расходу составляется бухгалтерским работником на соответствующих бланках в двух экземплярах. При ведении бухгалтерского учёта с применением ЭВМ для информации на обработку направляются отдельные листы кассового журнала по расходу по мере их заполнения, либо при незначительном объёме операций, одновременно все листы кассового журнала после сверки оборотов с кассой.

Направление расходных кассовых документов контролёром в кассу для оплаты производится внутренним порядком. Передача документов в кассу оформляется в специальном журнале под расписку, в котором указывается номер чека или ордера, сумма, подпись контролёра, расписка кассира в приёме чека или ордера.

Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производилась только фактического поступления денег в кассу, за исключением взносов во вклады граждан, которые могут записываться в лицевые счета вкладчиков до приёма денег.

При приёме денег от работников банка для зачисления на счёт внутрибанковского значения приходной кассовый ордер выписывается в трёх экземплярах, из которых один – это объявление на взнос наличными, второй – квитанция, третий – ордер.

Неиспользованные денежные чеки по закрываемым счетам, а также по счетам, передаваемым в другой банк, принимать от клиентов имеет право только главный бухгалтер или его заместитель.

Неиспользованные расчётные чеки при наличие остатка на счёте по учёту задепонированных средств принимаются от клиентов и погашаются в таком же порядке бухгалтерским работником.

По денежному чеку (именному) деньги выплачиваются тому лицу, которое указано в чеке.

Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть проверены на основание первичных документов.

После завершения операционного дня оператором расчётного центра формируются бухгалтерские журналы отделений, которые рассылаются утром следующего дня до 10 часов и используются работником, занимающимся сверкой мемориальных документов за предыдущий день.

Бухгалтерские документы вместе с лентами подсчёта брошюруются по полкам в порядке возрастания пачек. Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами по балансовым счетам после мемориальных документов в порядке возрастания номеров внебалансовых счетов, сначала по приходу, затем по расходу каждого счёта. Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с бухгалтерским журналом и оборотно - сальдовой ведомостью. По внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы помещаются кассовые документы с кассовыми журналами, документы по видам граждан, по кредитам индивидуальных заёмщиков, иностранной валюте, по хозяйственным и другим операциям банка.

На лицевой стороне обложки папки, сброшюрованных документов, помещается текст с содержанием.

Существующие в Банке ЗАО «ВТБ 24» правила документооборота обеспечивают следующее:

- все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в этот же день;

- документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

Операционное время устанавливается приказом по Банку. Управляющий филиалом имеет право изменить операционное время филиала приказом по филиалу. Операционное время при работе с клиентами может быть установлено заключенным между Банком и клиентом договором.

Утром следующего рабочего дня документы передаются работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти расчетные документы с описью передаются в РКЦ Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы текущего дня.

Выписки с корреспондентских счетов Банк получает из РКЦ Банка России, других кредитных организаций, как правило, не позднее следующего дня до начала рабочего дня Банка. Полученные выписки обрабатываются, и операции, отраженные в них, включаются в баланс Банка, днем их проводки по корреспондентскому счету. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на основании расчетных документов, послуживших основанием для совершения этих операций (если иное не предусмотрено в договоре с клиентом). В тех случаях, когда поступившие суммы зачислены на корреспондентские счета без оправдательных документов, средства зачисляются на счета получателей средств с последующим отнесением на счет 47416 «Суммы, поступившие на корреспондентские счета до выяснения». Банк принимает оперативные меры к зачислению средств по назначению.

Если в течение 5 рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы, зачисленные на счет по учету сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, откредитовываются РКЦ Банка России, в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов.

Во взаимоотношениях с банками-нерезидентами документооборот регулируется договорами, заключаемыми с ними и внутрибанковскими регламентами.

Операции совершаются и отражаются в бухгалтерском учете на основании документов, оформленных в соответствии с требованиями Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, утвержденными Положением Банка России от 16.07.2012 года № 385-П и иных нормативных актов Банка России по отдельным операциям.

Каждый из документов на основании которых совершаются бухгалтерские записи, содержит следующие реквизиты:

- обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым проводится эта запись;

- дату проводки;

- сумму операции;

- в необходимых случаях другие реквизиты;

- подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - подписи бухгалтерского и контролирующего работников и по операциям кредитной организации, связанным с перечислением средств клиентам, другим организациям, - подписи руководителя кредитной организации и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Если основанием для совершения бухгалтерской записи послужило распоряжение, подписанное Председателем Правления Банка и Главным бухгалтером или лицами, уполномоченными ими, то в этом случае выписанный расчетный документ подписывается бухгалтерским и контролирующим работниками.

Право подписания расчетных и кассовых документов, предоставляемое работникам, оформляется Приказом Председателя Правления Банка (его заместителя).

Один комплект образцов подписей должностных лиц Банка хранится у Главного бухгалтера (лица, его замещающего) для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетных и кассовых документах.

Для проверки соответствия подписей правомочных должностных лиц на принимаемых к исполнению расчетных и кассовых документах утвержденным образцам, заверенные копии приказов Председателя Правления (его заместителя) направляются в подразделения Банка.

Банком разработаны внутренние положения, регламенты и инструкции по проведению различных операций, совершаемых Банком, регламентирующие, в том числе, порядок создания первичных документов, передачу их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете.