Присвоение имен полям и выбор типа данных

1. Назовите типы данных, которые можно использовать в электронной таблице, и каким образом они вводятся.

2. Для чего нужна строка формул?

3. Как ввести в ячейку таблицы текущие значения даты и времени?

4. Как выделяются смежные и несмежные фрагменты таблицы?

5. Какими способами можно создать диаграмму?

6. Перечислите составные части диаграммы.

7. Можно ли добавлять к созданной диаграмме новые данные и как?

8. Что такое консолидация данных?

 

Лабораторная работа № 5

Система разработки баз данных Access

Цель работы:на примере Access научиться использовать построение баз данных и стандартных запросов при работе со служебными документами.

 

Теоретическое введение

База данных (БД) - это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам, относящихся к конкретной предметной области.

Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД) - специальные пакеты программ, обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами.

МS Ассеss - наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Реляционная БД содержит обычно несколько связанных между собой таблиц. Строки такой таблицы называются записями (характеризует один объект БД), а столбцы – полями (характеризует один из параметров каждого объекта).

Объектом обработки MS Access является файл БД, имеющий имя и расширение mdb. В этот файл входят следующие основные объекты MS Access:

· таблицы – базовые объекты MS Access, в которых хранятся данные;

· формы – используется для просмотра, изменения, добавления и удаления данных;

· запросы – это производные таблицы, которые создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или несколько связанных таблиц;

· отчеты – служат для отображения итоговых таблиц и запросов в удобном для просмотра виде;

· макросы – автоматизируют заполнение БД;

· модули - представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic.

Порядок выполнения работы

Создание базы данных

Чтобы создать БД, находясь в главном меню MS Access:

1) выберите команду Файл/Создать базу данных;

2) перейдите на вкладку Общие с ярлыком Новая база данных;

3) введите имя новой БД в поле «Имя файла»;

4) нажмите кнопку Создать.

MS Access открывает окно для создания базы данных.

 

Создание таблицы

Создание таблицы производится в два этапа:

• определение структуры базы данных;

• ввод данных.

Создание таблицы в MS Accessосуществляется в окне базы данных:

1) перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать;

2) в появившемся окне диалога Новая таблица выберите подходящий вариант создания таблицы;

3) нажмите кнопку ОК.

 

Определение структуры таблицы

Структура таблицы может быть создана с использованием режима таблицы либо в режиме Конструктора, а также и с помощью Мастера таблиц.

Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора.

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.

 

Присвоение имен полям и выбор типа данных

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши <Таб>). Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка. Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка.

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.