Установка первичного ключа

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях.

В MS Accessможно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:

1) выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа;

2) вызовите команду Правка / Ключевое поле или нажмите кнопку Ключ панели инструментов.

Ключ – поле, которое однозначно определяет соответствующую запись в таблице. В качестве ключевого поля чаще всего используется поле, содержащее тип данных счетчик. Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т.п.

Тип поля определяется типом данных, которых оно содержит. Поля могут содержать следующие основные типы данных, допустимых при работе с Access:

· Текстовый – одна строка алфавитно – цифровых символов не более 255.

· Поле МЕМО – текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65535 символов).

· Числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.)

· Дата/время – поле, содержащее дату или время.

· Денежный – поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.).

· Счетчик - содержит последовательность целых чисел, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем.

· Логический – содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложь) и применяется в логических операциях.

· Поле объекта ОLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т. д.

· Гиперссылка. Содержит ссылку на информационный ресурс в Интернете (например Web-сайт).

Установка характеристик полей

В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы 6.1.

Таблица 6.1. Свойства и назначения окон

Свойство	Назначение
Размер поля	задает максимальное число символов для ввода в данное поле.
Новые значения	определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей.
Формат поля	задает формат вывода значений данного поля.
Число десятичных знаков	определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел.
Маска ввода	задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.
Подпись	определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.
Значение по умолчанию	позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.
Условие на значение	определяет требования к данным, вводимым в поле.
Сообщение об ошибке	позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.
Обязательное поле	указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.
Пустые строки	определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк («»).
Индексированное поле	определяет индекс, создаваемый по одному полю.