Понятие об описи дел
Опись дел – справочник, который раскрывает состав и содержание документов, закрепляет их систематизацию внутри всего комплекса документов и учитывает их. Опись представляет собой систематизированный перечень дел с указанием их порядковых номеров. Она помогает не только учитывать документы и обеспечивать их сохранность, но и служит целям оперативного поиска дел в организации. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно по установленной форме в четырех экземплярах под непосредственным методическим руководством архивного отдела. По описям документы передаются в архив организации, а далее – в архивный орган города. Описи составляются: - на дела постоянного хранения (приложение № 1); - дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение № 2); - дела по личному составу (приложение № 3); - дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и др.).
Описательная статья описи дел включает в себя: 1) порядковый номер дела по описи; 2) индекс дела; 3) заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; 4) крайние даты дела; 5) количество листов в деле; 6) примечание.
|
