Учет расчетно-кассовых операций

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-матери­альные ценности и оказанные услуги, с покупателями за куплен­ные ими товары, заказчиками за выполненные работы и оказан­ные услуги, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям, с бюджетом по различного рода плате­жам, с другими юридическими и физическими лицами по разным хозяйственным операциям.

Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами.

Безналичные расчеты в условиях развитой рыночной экономики осуществляются с по­мощью платежных поручений и других расчетных документов, а также векселей и чеков, замещающих наличные деньги, путем перечислений по расчетным и текущим счетам клиентов в банках, посредством системы корреспондентских счетов между различны­ми банками [4].

Безналичные расчеты ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских, кредитных и расчетных операций, заме­щающих наличные деньги в обороте. Применение безналичных расчетов сокращает потребность в наличных деньгах, снижает расходы на денежное обращение, способствует концентрации в банках свободных денежных средств организаций, обеспечивает их более надежную сохранность.

Денежные средства организации нахо­дятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и пр. Их приумножение, правильное использование, контроль за со­хранностью – важнейшая задача бухгалтерии.

Из этого вытекают следующие основные задачи бухгал­терского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций:

- проверка правильности документального оформления и закон­ности операций с денежными средствами, расчетных и кредитных операций, своевременное и полное отражение их в учете;

- обеспечение своевременности, полноты и правильности расче­тов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебитор­ской и кредиторской задолженности;

- своевременное выявление результатов инвентаризации денеж­ных средств, денежных документов и расчетов, обеспечение изыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;

- обеспечение сохранности денежных средств, денежных доку­ментов в кассе и других местах их хранения и выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью неотложных нужд организации, где она необходима, по условиям расчетов или исходя из характера деятельности.

- изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвести­ций, приносящих доход [9].

Текущими заботами этого участка бухгалтерии являются контроль за оплатой счетов, получение долгов с заемщиков и дебиторов, наблюдение за расходами, совершаемыми путем опла­ты с расчетного счета и из кассы, управление денежной налич­ностью организации.

Для учета денежных средств применяются счета бухгалтерского учета, объединенные в раздел «Денежные средства» (счета Кассы, Расчетных счетов, Валютных счетов и Специальных счетов, Переводов в пути), и всех видов внутрихозяйственных и внешних расчетов организации.

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе регулируется Положением Банка России от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», а также Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 [11].

В соответствии с этими документами организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями организации. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Установлено, что организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней, включая день получения их в банке) [11].

За накоплением наличных средств в кассах организаций сверх установленных лимитов обязаны следить обслуживающие их банки, которые, используя Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций, направляют сведения о соответствующих нарушениях в налоговые органы, для принятия мер финансовой и административной ответственности. Так, за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. № 1006 взимается штраф в трехкратном размере обнаруженной сверхлимитной кассовой наличности.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организаций с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей [10].

Чтобы обеспечить получение с расчетного счета в банке наличных средств в течение следующего квартала, организации необходимо представить в обслуживающий банк до начала текущего квартала кассовую заявку, в которой организация раскрывает источники поступления наличных денег и расходы, производимые за наличные деньги. Кассовая заявка подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, подписи которых заверяются оттиском печати.

Образец заполнения кассовой заявки представлен в таблице.

Учреждением банка регулируется лимит наличных денег, которые организация может оставлять в качестве переходящего на следующий день кассового остатка. Для лимитирования кассового остатка организация представляет в банк на бланке соответствующей формы расчет требующейся суммы лимита. На основе решения банка закрепляется сумма лимита остатка кассы, а также разрешается (или нет) расходовать выручку на выплату заработной платы, приобретение канцелярских товаров и хозяйственного инвентаря.

Нарушение лимита расчетов грозит организации-плательщику штрафом в двухкратном размере суммы произведенного платежа.

При этом следует помнить, что неоприходование или неполное оприходование денежной наличности наказывается штрафом в трехкратном размере неоприходованной суммы.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Прием наличных денег кассами организации производится по приходным кассовым ордерам. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге [10].

Квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью организации, хранится вместе с выпиской из кассовой книги. При получении наличных денежных средств в банке с расчетного счета и оприходовании их в кассу приходный кассовый ордер хранится вместе с квитанцией.

Нумерация приходных ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года. Проставляется также дата оформления ордера. В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый в данной операции счет, в графе «Дебет» указывается счет, на который приходуются полученные наличные денежные средства. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены средства. В графе «Основание» указывается источник наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансовой операции (это может быть выручка от реализации, заем от физического лица, вклад в уставный капитал, спонсорский взнос, остаток неиспользованного аванса, компенсация недостач по результатам инвентаризации и т.д.). По отдельной строке «В том числе» указывается сумма налога на добавленную стоимость. Кассовые документы составляются на основании первичных документов, оформляющих хозяйственную операцию, которая в данном документе указывается как приложение (например, при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса – это авансовый отчет, материальной помощи – заявление с визой руководителя, вклада от учредителя – решение собрания учредителей и т.д.) [6].

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешитель­ная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъяв­ления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

 

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответ­ствующей графе платежных документов. Однако, в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег [6].

Выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций.

При временном отсутствии у организаций кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели [11].

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выда­ны, или со дня возвращения из командировки предъявить в бух­галтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

После возвращения из командировки или проведенных хозоперационных расходов подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет, на основании которого из-под отчета списывается выданный ранее аванс или выплачивается перерасход работнику из кассы.

Что касается хозоперационных расходов, то стоимость мате­риальных ценностей (работ, услуг), приобретенных для производ­ственных нужд у организаций розничной торговли и у населения за наличный расчет, к зачету у покупателя не принимается и расчетным путем не выделяется [12].

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые книмдокументы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, и на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (табл.).

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 “Касса”. В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы.

Ведение кассовой книги. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью [11].

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Следует помнить, что подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день (суммарный приход кассы – оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход – оборот по кредиту), выводит, используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, остаток денег в кассе на конец рабочего дня (он же является остатком на начало следующего дня) и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проверяет правильность проставленной корреспонденции, арифметических действий [12].

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

Ежедневно кассир передает бухгалтеру в качестве своего отчета второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными ордерами. Отчет кассира, в котором бухгалтером проставлена корреспонденция счетов, служит основанием для заполнения журнала-ордера и ведомости по счету 50 «Касса». Именно данный активный бухгалтерский счет служит для учета денежных средств организации и операций с ними. При поступлении средств в кассу увеличиваются имеющиеся у организации средства, то есть счет 50 дебетуется; в случае расходования денег из кассы средства уменьшаются, то есть активный счет 50 кредитуется, журнал-ордер и ведомость по счету 50 «Касса» являются вторичным бухгалтерским документом, который составляется на основании первичных (расходных, приходных ордеров, отчета кассира). Данные этого документа на конец отчетного периода заносятся в форму отчетности № 1 «Бухгалтерский баланс», поэтому следует уделять особое внимание его составлению.