Виды источников информации и направленность информационных потоков

 

Основой получения информации на предприятии (в организации) является внутренняя (локальная) сеть, с разделением уровней доступа (рис.3.2).

Рис. 3. 2. Внутренняя (локальная) сеть информации на предприятии

 

Первая локальная сеть (1) привязана к реализации продукции. Она работает с данными о движении готовой продукции, о ее наличии и ассортименте, о планируемых заказах и прогнозах на закупки сырья.

Вторая локальная сеть (2) собирает информацию о темпах производства и о потребностях в товарно-материальных ценностях.

Третья локальная сеть (3) собирает и передает информацию о движении товарно-материальных ценностей от поставщиков, наличия их на складах и состоянии закупок.

Четвертая локальная сеть (4) работает с информацией по движению финансовых средств.

Пятая локальная сеть (5) - управленческая, для высшего звена, где содержится стратегическая информация.

Особое место занимает сервер базы данных (6). В этом подразделении находятся постоянно пополняемые следующие базы данных:

- история поставщиков и их возможности;

- конкуренция (история, состояние, перспективы);

- доля поставщиков на рынке (история и анализ);

- цены и ценообразование у поставщиков;

- расходы на закупку у поставщиков;

- модели рынка закупок;

- контроль за сроками выполнения поручений, решений, приказов и распоряжений;

- реестр поставщиков;

- исходящая и входящая информация по закупкам;

- контроль составления и отправки корреспонденции;

- контроль и анализ рекламной деятельности в области закупок;

- расчеты, связанные с закупками;

- движение заказа, выставление счетов на оплату, составление смет и отчетов.

Естественно, что для наличия такой информации, ее надо сначала найти, а потом занести в локальную информационную сеть.

Источники получения информации делятся на:

- обычные источники – все, что публикуется в открытой печати;

- специализированные журналы, каталоги, статистическая отчетность, рекламные проспекты, реклама в СМИ, статьи в газетах;

- информация из Интернета – с сайтов предприятий;

- коммерческая информация, передаваемая по запросам – прайс-листы предприятий-изготовителей и посредников;

- служебная информация – отчетность предприятий.

Для ведения эффективной закупочной деятельности недостаточно знать только свои запросы. Надо иметь информацию о рынках необходимых вам товарно-материальных ценностей.

Информация о рынках – это информация о товаропроизводителях и оптовых торговых организациях, работающих на определенном рынке товаров.

Рынки подразделяют на действующие, имеющихся поставщиков, конкурентов и на новые.

Действующие рынки - это совокупность товаропроизводителей, которые работают на данном рынке в настоящее время.

Рынки имеющихся поставщиков – это перечень работающих с вами поставщиков.

Рынки конкурентов – это перечень поставщиков ваших конкурентов.

Новые рынки – это перечень поставщиков, с которыми вы ранее не работали, но могли бы поработать.

Кроме рынка поставщиков, важна информация и о рынке материальных ресурсов. Зная рынок поставщиков, хотелось бы знать и о характеристиках их продукции, условиях поставки, оплаты, ценах.

Это и есть информация о материальных ресурсах.

Такая информация имеется в печатных изданиях, в специализированных отраслевых журналах, в торговых журналах, в каталогах источников снабжения, в статистической отчетности.

Полная и подробная информация всегда содержится в Прайс-листах предприятий-изготовителей, менее полная - посредников.

Прайс-лист - это приложение к коммерческому предложению, в котором дается подробная техническая, эксплуатационная, отгрузочная и финансовая характеристика товарно-материальных ценностей. Финансовая характеристика во многом зависит от условий поставки, условий оплаты и объемов поставки.

Прайс–лист является основным документом, на основании которого разрабатывается коммерческое предложение, договор о намерениях и проект контракта на закупку.

Торговые представительства (или Представительства) являются основным элементом логистической системы распределения, и играют важную роль в логистике закупок.

Это связано с тем, что Представительство находится, как правило, на территории другого государства. Ему легче собирать всю необходимую информацию, о которой говорилось ранее.

В МИД РБ торговые представительства созданы при всех Посольствах Беларуси за рубежом. Их задачей является поиск и сбор всей заказанной информации, в том числе и по товарно-материальных ценностям.

Электронная торговля является современным средством для поиска товарно-материальных ценностей при обеспечении предприятия необходимым сырьем и материалами.

Преимуществом такой системы является выход на глобальный рынок поставщиков и товарно-материальных ценностей. К сожалению, этим способом надо пользоваться очень осторожно, так как в сфере высоких технологий много мошенничества.

Для поиска товаров этот способ эффективен. Просто оплату за товары надо производить по факту поставки, и после проверки качества поставленного товара.

Специализированные агентства с функцией подготовки информации о поставщиках. Такие предприятия существуют, но их услуги стоят очень дорого и не всегда объективны. Поэтому пользоваться ими можно, но очень осторожно и только тогда, когда решается вопрос о производстве совершенно нового товара, по которому отсутствует надежная информация и, главное, специалисты.

Сбор информации о поставщиках и товарах - это процесс, который требует чрезвычайной тщательности. Информация берется из всех доступных источников, и желательно, по каждой позиции не менее чем из трех, для снижения вероятности получения недостоверной. Информация должна быть достоверной и полной.

Собранная информация обрабатывается. В процессе обработки информация группируется, ранжируется и представляется для дальнейшего анализа в виде графиков, диаграмм и т.п. Это позволяет легче ее воспринимать для принятия решения.

Информация о рынке поставщиков и товарно-материальных ценностей является информацией «Цифровой обработки сигналов ЦОС (DSP - англ. Digital Signal Processing) - преобразование сигналов, представленных в цифровой форме», и не подлежит разглашению. Может храниться на бумажных и электронных носителях.

Основное место хранения – база данных предприятия с ограниченным доступом.