Организация закупочной деятельности на предприятии

Организация закупочной деятельности зависит от типа и размера предприятия. На небольшом предприятии за все закупки может отвечать один сотрудник. На предприятиях средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и клерки (технические исполнители). На крупном предприятии закупочной деятельностью могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материально-технических ресурсов.

Основные вопросы организации закупочной деятельности на предприятии сводятся к следующим:

1) Как организовать закупки: централизованно или локально?

2) Какие вопросы будет уполномочен решать служба закупок?

3) Каков будет статус службы закупок, кому будет подчиняться директор по закупкам?

4) Какова будет организационная структура и распределение обязанностей внутри службы закупок?

Предприятия, чьи подразделения территориально удалены друг от друга, могут прибегать в некоторых случаях к локальным вариантам организации закупочной деятельности. Но обычно закупочная деятельность предприятия организуется одной службой (одним отделом), что позволяет получить выгоды от централизованных закупок, а именно:

× устранение дублирования;

× объединение всех закупок аналогичных или похожих материально-технических ресурсов, что позволяет получать скидки;

× координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;

× наличие единой точки контактов с поставщиками;

× сокращение затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;

× концентрация ответственности за закупочную деятельность, что облегчает управленческий контроль.

В соответствии с концепцией логистики в процессе обеспечения предприятия (организации) сырьем и материалами должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы закупок.

Для обеспечения предприятия (организации) сырьем и материалами службе закупок необходимо решить следующие задачи:

- что закупить;

- сколько закупить;

- у кого закупить;

- на каких условиях закупить.

Кроме того, службе закупок необходимо выполнить следующие функции:

- заключить договор;

- проконтролировать исполнение договора;

- организовать доставку;

- организовать складирование.

Что, сколько и у кого закупить - задачи сложные по своей природе. Их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом при плановой экономике предприятия (организации) эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись без их участия. В сегодняшних же условиях рыночного хозяйствования с усиленной конкуренцией, обязательно требуется их решение с непосредственным участием службы закупок.

Рассмотрим два варианта организации закупочной деятельности на предприятии, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия необходимыми сырьем и материалами.

На рис.4.1 представлен первый варианторганизации закупочной деятельности с распределением вышеперечисленных задач между различными функциональными подразделениями предприятия (организации).

 

Рис. 4. 1. Реализация функций закупки материально-технических ресурсов

различными подразделениями предприятия

 

Как видно из рис.4.1, задачи «что закупить» и «сколько закупить» решаются на предприятии руководством по производству. Здесь же выполняются и функции по складированию закупленных сырья и материалов.

Задачи «у кого закупить» и «на каких условиях закупить» решаются руководством по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные функции по снабжению, то есть заключение договоров, контроль за их исполнением, организация доставки закупленных сырья и материалов.

В результате функции управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия (организации) сырьем и материалами разделены между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Второй варианторганизации закупочной деятельности предприятия, представленный на рис.4.2, предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, на директора по материально-техническому снабжению.

Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии осуществления закупок сырья и материалов.

 

 

Рис. 4. 2. Реализация функций закупки материально-технических ресурсов

одним подразделением предприятия

 

К основным факторам, определяющим тот или иной вид организационной структуры службы закупок в организации, относятся:

1. Объем закупаемых материально-технических ресурсов. Вы­сокий коэффициент (отношение затрат на покупку материально-технических ресурсов к общим затратам или общей сумме доходов организации) подчеркивает важность эффективности функ­ции закупок в организации;

2. Сущность приобретаемых материально-технических ресурсов. Приобретение ком­плексных компонентов материально-технических ресурсов представляют собой трудную задачу для службы закупок;

3. Условия на рынке материально-технических ресурсов, жизненно необходимых для организации. Если на этом рынке доминируют продавцы, эксперт­ная оценка службы закупок приобретает важное значение;

4. Наличие способностей для выполнения возложенных на службу закупок функций;

5. Проблемы и возможности в области материально-технического снабжения, способствующие достижению целей организации и др.

Важное решение при определении, кому должен подчиняться служба за­купок, относится к сфере, в которой служба будет наиболее эффективно ре­ализовывать цели организации. Служба закупок должна быть на дос­таточно высоком уровне, чтобы ее услышали, и чтобы аспекты ключевых управленческих решений, связанные с обеспечением организации всеми необходимыми материально-техническими ресурсами, получили должное внимание.

Ранг руководителя, которому подчиняются специалисты по закупкам, - это хороший показатель статуса службы закупок в организации и степени, в которую возведена ее деятельность.