Роль информации в закупочной логистике

Более широкое определение логистики трактует ее как науку об планировании, организации и контроле движения материальных, информационных и финансовых ресурсов в различных системах. Поэтому информационному обеспечению уделяется большое внимание в процессе управления закупочной деятельностью предприятия (организации).

Логистическая информация - это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия (организации).

Информационное обеспечение закупочной логистики на предприятии (в организации) представляет собой деятельность по прогнозу, сбору, обработке, учету, анализу и хранению информации о потребляемых предприятием (организацией) материально-технических ресурсах.

Информационное обеспечение закупочной логистики является инструментом интеграции элементов всей системы логистического управления предприятием (организацией).

Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

Документ - это письменное подтверждение факта совершения логистической операции (например, совершения покупки материальных ресурсов).

Виды документов в закупочной логистике:

• Первичные: путевой лист, товарно-транспортная накладная, транспортная накладная.

Путевой лист - основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, выдаваемый ежедневно водителям транспортных средств.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) – документ, сопровождающий груз, предназначенный для учёта движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Она является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

- товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

- транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов и служащего для учёта транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная выписывается в нескольких экземплярах, количество зависит от формы накладной.

- первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

- второй предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза (сдается водителем грузополучателю);

- третий передаётся организации-владельцу автотранспорта, служит основанием для расчетов, и организация-владелец автотранспорта прилагает его к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику автотранспорта;

- четвертый передаётся организации-владельцу автотранспорта, прилагается к путевому листу и служит основанием для учёта транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Транспортная накладная - перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Транспортная накладная составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком.

• Вторичные: журнал учета приходных ордеров.

Журнал учета приходных ордеров - документ, устанавливающий или фиксирующий порядок учета поступающих на предприятие (в организацию) товарно-материальных ценностей.

Обязательные реквизиты в первичных документах:

Наименование документа;

Дата составления документа;

Наименование организации, от имени которой был составлен документ;

Содержание операции;

Измерители операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения;

Личные подписи указанных лиц.

Маршрут документа:

• путь перемещения документа в процессе его обработки;

• упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла.

Документооборот:

• движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

• перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений предприятия (организации), а также предпри­ятием (организацией), его (ее) подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность - это способность пред­приятия (организации) предоставлять запрашиваемые данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рас­считывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени (отчетный период).

Требования к автоматизированным информационным системам в закупочной логистике:

• масштабируемость - способность информационной системы поддерживать как единичных пользователей, так и множество пользователей;

• распределенность - способность информационной системы обеспечивать сов­местную обработку документов несколькими территориально разнесенными подразделениями предприятия (организации) или несколькими удаленными друг от друга рабочими местами;

• модульность - способность информационной системы предоставлять пользова­телям возможность настраивать и выбирать функции системы, исходя из специфики и сложности, деятельности предприятия (организации), т. е. имеет место гибкая система автоматизации, состоящая из отдельных мо­дулей, интегрированных между собой (сбыт, склад, закупки, про­изводство, персонал, финансы, транспорт);

• открытость - система автоматизации должна быть интегрирована в другие информационные системы, иметь открытые интерфейсы для разработки новых приложений и интеграции с другими системами.

Основные задачи информационной системы в закупочной логистике:

• непрерывное обеспечение управляющих органов логистичес­кой системы (службы закупок) достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказов (о протекании функциональных и информаци­онных процессов);

• непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия (организации) адекватной информацией о движении материально-технических ресурсов по цепи поставок в режиме реального времени;

• реализация системы оперативного управления предприятием (организацией) по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности и т.п.);

• обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;

• предоставление информации для стратегического планирования;

• предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;

• обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;

• обеспечение возможности перераспределения ресурсов предприятия (организации);

• обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов;

• обеспечение прибыльности предприятия (организации) за счет оптимизации логистических бизнес-процессов.

При разработке информационных систем в закупочной логистике:

• особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;

• разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов закупочной деятельности предприятия (организации);

• устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса осуществления закупок;

• создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятия (организации). Основная цель создания таких хранилищ - облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия (организации), а также поставщикам;

• системы оценки и контроля интегрируются с системами обеспечения предприятия (организации) необходимыми материально-техническими ресурсами и их планирования, включая планирование логистических операций, управление запасами, планирование производства, транспортировку и складирование.

Рекомендации при внедрении информационной системы в закупочную логистику:

• определиться с организационной структурой управления предприятием (организацией) т. е. понять, что имеет предприятие (организация), что хотело бы иметь в ближайшем будущем, и разработать положение об организационной структуре управления предприятием (организацией);

• разработать механизм финансово-экономического управления предприятием (организацией) в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;

• выделить основные логистические цели предприятия (организации), в зави­симости от необходимости решения задач, стоящих перед инфор­мационной системой (направления бизнеса, финансовые, техно­логические, информационные и материальные потоки); оценить документооборот;

• разработать механизмы организации и оперативного управ­ления цепями поставок (стандарты, формы учета и контроля, уп­равленческой отчетности);

• сформировать технологию стратегического менеджмента цепей поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.