Взаимодействие службы закупок с другими подразделениями предприятия

 

Служба закупок имеет тесные взаимоотношения и взаимосвязи с другими подразделениями предприятия.

Первое взаимодействие службы закупок с другими подразделениями предприятия происходит при разработке планов обеспечения товарно-материальными ценностями (ТМЦ).

Внутренняя взаимосвязь заключается в представлении службе закупок достоверных и своевременных исходных данных для разработки плана.

Здесь все зависит от того, по какой системе работает производство – по выталкивающей или по вытягивающей (Канбан).

• При выталкивающей (плановой) системе:

Планово-экономический отдел представляет годовые и квартальные планы производства, планы научно-исследовательской работы (НИР), опытно-конструкторской работы (ОКР) и научно-исследовательской и опытно-конструкторской работы (НИОКР), плановую смету материальных затрат на производство, действующие прейскуранты.

Производственно-диспетчерский отдел предоставляет месячные планы производства, изменения плановых заданий, сведения о незавершенном производстве и остатки товарно-материальных ценностей в цехах.

Бюро материальных нормативов, входящее в состав отдела главного технолога, представляет сводные и специфицированные нормы расхода материалов, сведения об единицах измерения, кратности и взаимозаменяемости, об изменениях норм расхода.

Отделы главного механика, главного энергетика, капитального строительства, техники безопасности и главного конструктора самостоятельно рассчитывают потребность в материальных ресурсах для ремонтно-эксплуатационных нужд, экспериментального производства и т.п.

На стадии реализации плана обеспечения производства, отдел закупок устанавливает лимиты на отпуск товарно-материальных ценностей, и согласовывает их со всеми службами.

От бухгалтерии служба закупок получает сведения о движении запасов материальных ценностей в денежном выражении.

Сама же служба закупок постоянно представляет сведения о прибытии материальных ресурсов, об их отпуске производству.

С финансовым отделом служба закупок решает вопросы по планированию финансового обеспечения проведения закупок на весь период, увязку стоимости производственных запасов с нормативами.

С отделом труда и заработной платы и отделом кадров (управления человеческими ресурсами) согласовывается численность работников, фонд заработной платы, положение о премировании, порядок повышения квалификации и др.

С отделом технического контроля согласовывается график участия работников отдела технического контроля в приемке и проверке получаемых товарно-материальных ценностей, показатели проверки.

С юридическим отделом согласовываются основные параметры договоров о намерениях, согласовываются проекты договоров поставки.

• Несколько иначе происходит взаимодействие при работе по вытягивающей системе (принципу Канбан).

Планово-экономический отдел представляет планы на год и на более длительный период, информацию о стоимостном коридоре на товарно-материальные ценности, при котором производство остается финансово устойчивым.

Производственно-диспетчерский отдел представляет информацию о непосредственной потребности производства в товарно-материальных ценностях под имеющиеся контракты на реализацию, изменения планов, сведения о незавершенном производстве и остатки товарно-материальных ценностей в цехах.

Бюро материальных нормативов, входящее в состав отдела главного технолога, представляет оперативные нормы расхода материалов для каждой миссии, сведения об единицах измерения, кратности и взаимозаменяемости, об изменениях норм расхода.

Отделы главного механика, главного энергетика, капитального строительства, техники безопасности и главного конструктора самостоятельно рассчитывают потребность в материальных ресурсах для ремонтно-эксплуатационных нужд, экспериментального производства и сами их приобретают.

Отдел закупок работает в режиме реального времени, постоянно корректирует лимиты на отпуск товарно-материальных ценностей, и согласовывает их со всеми службами.

От бухгалтерии служба закупок постоянно получает сведения о движении запасов материальных ценностей в денежном выражении. Сама служба закупок постоянно представляет сведения о прибытии материальных ресурсов, об их отпуске производству.

С финансовым отделом служба закупок решает вопросы по планированию финансового обеспечения проведения закупок на год, на три года и оперативную потребность. Вместе с финансовым отделом служба закупок разрабатывает «Логистический план управления финансовыми ресурсами по каждой закупке».

С отделом труда и заработной платы и отделом кадров (управления человеческими ресурсами) согласовывается численность работников, фонд заработной платы.

С отделом технического контроля согласовывается график участия работников отдела технического контроля в приемке и проверке получаемых товарно-материальных ценностей, показатели проверки.

С юридическим отделом согласовываются основные параметры договоров о намерениях, согласовываются проекты договоров поставки.