Пример 2

Пример

Внешняя докладная записка

Министерство связи РФ Начальнику управления телефонной связи

Г.С. Аксенову

Производственное объединение

«Московская городская

телефонная сеть»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.11.2004 №34

 

О выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров

В сентябре этого года нашим объединением были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Адреса абонентов: ул. Чехова, д. 7 (КРОСС АТС-295, контактный телефон 293-85-09) и пер. Сивцев Вражек, д. 3 (КРОСС АТС-294, контактный телефон 254-49-12). Выделение прямых проводов необходимо для включения абонентов в сеть передачи данных "Инфотел" с 1 декабря текущего года.

Предлагаю выделить прямые провода и назначить телефонные номера указанным абонентам на договорной основе.

Заместитель начальника объединения М.И. Дуров

Внутренние докладные записки - докладные записки, подготовленные исполнителем для руководства организации. Так как докладная записка имеет адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов на поле документа. Разберем оформление реквизитов докладной записки.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4. Внутренняя докладная записка включает:

- Название структурного подразделения,

- Наименование вида документа,

- Дату,

- Адресат,

- Заголовок к тексту,

- Подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов).

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Пример 1

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.07.2001

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит перераспределение функций сотрудников. Прошу перевести экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

Начальник управлении (подпись) В.А.Ильин

Пример 2

Бухгалтерия Директору комбината по производству

музыкальных инструментов В.М. Ларионову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.10.2003 №26

О состоянии учета на складе Восьмого октября мною была проведена оперативная поверка состояния учета легковоспламеняющихся жидкостей на складе. В ходе проверки было установлено, что приходные и расходные документы на складе ведутся небрежно и сдаются в бухгалтерию с опозданием на 5-6 дней. При проверке фактического наличия материалов по 14 наименованиям была установлена недостача 50 кг клея ПВА, 25 кг лака мебельного и 10 л ацетона. Считаю необходимым предложить заведующей складом М.К. Люсиной ликвидировать недостатки в учете к 15 октября 2003 г.

Приложение: ведомость остатков расходных материалов на 2 л. в 2 экз.

Главный бухгалтер П.Н. Антипова

В состав типового формуляра докладной записки входят следующие реквизиты: наименование автора (организации или структурного подразделения); название вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись.

Наименование организации-автора документа

Данные об авторе указываются на каждом документе. Наименование организации на внешней докладной записке должно соответствовать учредительным документам и включать указание на ее организационно-правовую форму. Кроме непосредственного наименования самой организации-отправителя, бланк может включать название вышестоящей организации, в систему которой она входит. Если документ подпишет руководитель структурного подразделения, его наименование тоже может быть включено в бланк. Если в учредительном документе закреплено сокращенное наименование организации, оно помещается ниже полного в скобках.

Министерство образования

Российской Федерации

Пензенский государственный

университет

(ПГУ)

Во внутренней докладной записке реквизиты бланка оформляются машинописным способом на чистом листе бумаге. В этом случае указывается наименование структурного подразделения автора документа, без названия организации. Печатается оно в верхнем углу от границы левого поля.

Название вида документа. Название вида документа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации или структурного подразделения прописными буквами от границы левого поля.

Дата. Дата докладной записки является датой ее составления и подписания. Она оформляется цифровым способом от границы левого поля через 2 интервала ниже названия вида документа. Проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа - это условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, проставляемое при регистрации. Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней. Обычно он представляет собой простой порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Иногда может включать кроме порядкового номера индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел.

№03-12/25 В этом случае 03-12- номер дела по номенклатуре, а 25- порядковый номер.

Место составления или издания. Место составления или издания указывается в бланке внешней докладной записки в том случае, если географическое местоположение не вошло в название организации. Например, в бланке Московского авиационного института место составления указывать не нужно. Реквизит содержит указание населенного пункта, в котором зарегистрирован юридический адрес организации автора. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам. Для городов Москва и Санкт-Петербург сокращение "г." (город) применять не принято. Этот реквизит оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты.

Адресат. Адресат оформляется в правом верхнем углу. Документы могут адресоваться в учреждение, его структурное подразделение, конкретным должностным лицам. Поэтому максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих элементов:

- наименование организации (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже);

- почтовый адрес (указывается при направлении документа разовому корреспонденту).

Каждый из этих элементов печатается с новой строки через 1,5-2 межстрочных интервала. Например:

Министерство образования

Российской Федерации

Учебно-методическое

управление

Ведущему методисту

А.П. Цветкову

Минимально реквизит может состоять только из наименования организации, куда направляется документ

Например: Закрытое акционерное общество "Грань"

При адресовании документа первому руководителю организации в наименование его должности включается наименование организации-адресата и все формулируется в дательном падеже. Например:

Генеральному директору ЗАО

«Агроспецстрой»

В.Н. Королеву

Для внутренних докладных записок в адресате обычно указывается название структурного подразделения или должностное лицо, которому направляется документ. Например:

Декану факультета заочного обучения

В.О. Трилисскому

Заголовок к тексту. Заголовок к тексту докладной записки располагают слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается содержание документа, он отвечает на вопрос "О чем?" Например: О подготовке учебно-методических комплексов для студентов заочного отделения. Если текст внутренней докладной записки не превышает 6-8 строк, допустимо не формулировать заголовок.

Текст. Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой содержится подробное и объективное описание ситуации, фактов и событий, мнение составителей и другая аргументированная информация, необходимая для принятия тех или иных управленческих решений. В заключительной части содержатся выводы, предложения и рекомендации. Характерными для перехода к этой части текста являются формулировки "предлагаю", "прошу", "считаю необходимым". Не рекомендуется употреблять архаичный оборот "Довожу до вашего сведения...". В некоторых случаях для облегчения восприятия информации и оперативности принятия решения рекомендуется обратная последовательность изложения. Сначала излагается существо просьбы или предложения, а затем предлагается обоснованная аргументация.

Особое внимание следует уделить языку и стилю докладных записок, т.к. при составлении текстов управленческих документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

- краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;

- употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что в период...", "направляем на рассмотрение и утверждение...". "проверкой установлено, что...");

- ограниченная сочетаемость слов;

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

- использование отглагольных существительных;

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

- безличный характер изложения текста;

- употребление специальных терминов ("считаю необходимым", "прошу", "предлагаю")

- использование сокращенных слов (экз,. с, см., и т.д.)

- использование универсальных слов с неопределенным значением;

- исключение из текста архаизмов ("сего года", "при сем направляем").

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Продлить Пролонгировать

Объявление Анонс

Представить Репрезентовать

Подпись. Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Оформляется подпись от границы левого поля на 2-3 интервала ниже текста. Реквизит включает наименование должности лица подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи. В расшифровке подписи инициалы указываются перед фамилией.

Сама рукописная подпись располагается на уровне последней строки в наименовании должности. Как правило, внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации или один из его заместителей, в чью компетенцию входит рассматриваемый вопрос.

Внутреннюю докладную записку может подписать как руководитель структурного подразделения - автора, так и исполнитель, подготовивший документ. Например: Главный экономист П.А. Егорина

Отметка о наличии приложений

Иногда к докладной записке могут прилагаться документы, позволяющие уточнить и обосновать ее содержание. Тогда кроме перечисленных реквизитов в формуляр документа включается отметка о наличии приложения. Если приложение не называется в тексте, его наименование указывается полностью с указанием количества листов и экземпляров. Например:

Приложение: Договор о поставке щебня от 20.06.2005 на 4 л. в 1 экз

Если приложение называется в тексте, отметку оформляют т.о.:

Приложение: на 6 л, в 3 экз.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля на 2 интервала ниже текста, но выше подписи. Примеры правильного оформления докладных записок приведены ниже.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения или нарушения трудовой дисциплины. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги рукописным способом. Подписывается автором- составителем.

Объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.

СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного пользования.

Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей.

Генеральному директору ОАО

Т.П.Данилову

Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:

- Наименование организации,

- Наименование вида документа,

- Дата,

- Место составления,

- Адресат,

- Заголовок к тексту,

- Текст,

- Подпись.

Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. справка должна иметь следующие реквизиты:

- Наименование организации,

- Наименование вида документа,

- Дата,

- Регистрационный номер,

- Текст,

- Подпись,

- Печать.

Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника или иного лица о котором сообщают сведения (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».

В справке не даются выводы и предложения. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, ее текст делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один - направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада: вступление, основная часть, выводы, рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются:

Отметка о категории телеграммы; Адресат; Текст; Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

Наименование должности; Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; Печать; Дата

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

передавать только краткую, срочную информацию;

проверять правильность записи обратной связью;

текст - не более 50 слов;

не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).

Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Контрольные вопросы

1. Дайте определения докладной записки.

2. На какие группы делятся докладные записки по содержанию?

3. Какие реквизиты входят в типовой формуляр докладной записки?

4. Как оформляется наименование организации - автора документа?

5. Как оформляется название вида документа?

6. Как оформляется дата в докладной записке?

7. Изложите правила оформления регистрационного номера.

8. Как оформить место составления или издания в докладной записке?

9. Как оформляется адресат в докладной записке?

10. Какие требования предъявляются к оформлению заголовка?

11. Перечислите требования к оформлению текста докладной записки.

12. Что такое подпись, какие требования предъявляются к ее оформлению?

13. Как оформляется отметка о наличии приложения?