Учет и хранение трудовых книжек
Кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Бухгалтерией организации ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В эту книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки (вкладышей в трудовую книжку), с указанием серии и номера каждого бланка. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату в размере своих затрат на приобретение бланка трудовой книжки (вкладыша). Исключением являются случаи, когда бланк испорчен не по вине сотрудника, например, неправильно заполнили или потеряли трудовую книжку в кадровой службе. Бланки трудовой книжки (вкладыша в нее) хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Отражение на счетах бухгалтерского учета приобретения бланков трудовых книжек зависит от источника, на который будут списываться затраты на их приобретение. Если трудовые книжки будут выдаваться работникам бесплатно, то расходы, связанные с приобретением бланков трудовых книжек, будут рассматриваться расходами по обычным видам деятельности на основании п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации».
Утверждаю _______________________ Руководитель предприятия (учреждения, организации) «____» __________ 20__ года
М.П АКТ
«__» ____________ 20__ г. Город __________________
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ (указать должность, фамилию, имя и отчество) Составлен настоящий акт в том, что за период с «__» ____________ 20__ г. по «__» ________________ 20__ г. _____________________________________________________________________________ (полное наименование предприятия, учреждения или организации) испорчено ___________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ (указать подробно причину порчи) «___» штук __________________________________________________________________ (указать прописью) бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) _________________________________ (перечислить серию и номер ____________________________________________________________________________ каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней)) ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ на __________________________ языке, которые «_____» ________________ 200_ г. (название языка) уничтожены путем сожжения. Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета ___________________________________________________________________ (полное наименование предприятия, учреждения или организации)
Подписи:
В бухгалтерском учете расходы, связанные с управлением производством, учитываются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» (для торговых предприятий – по дебету счета 44 «Расходы на продажу»). В том случае, когда приобретаются трудовые книжки в количестве, превышающем необходимое для выдачи вновь поступившим работникам, то запасные трудовые книжки не могут быть отнесены на расходы текущего отчетного периода, а отражаются в качестве расходов будущих периодов с отражением на счете 97 «Расходы будущих периодов» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». По мере выдачи трудовых книжек, приобретенных ранее, расходы по их приобретению списываются с кредита счета 97 в дебет счета 26 (для торговых предприятий – счета 44).
Стр. 4 файла «Горизонт_Зарплата_13-е» Формы Прих.расх. книга и Книга учета ТК
Суммы НДС, предъявленные организацией – продавцом трудовых книжек и уплаченные ей, подлежат вычетам на основании ст. 171 НК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты предоставляются после принятия на учет указанных товаров (в данном случае – бланков трудовых книжек) при наличии соответствующих первичных документов. Основным документом для принятия предъявленных сумм налога к вычету является счет-фактура (п. 1 ст. 169 НК РФ). В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности предназначен счет 006 «Бланки строгой отчетности». В бухгалтерском учете операции по приобретению и учету трудовых книжек могут вестись следующим образом:
В том случае, когда предполагается компенсация стоимости бланков трудовых книжек работниками, произведенные расходы не являются расходами предприятия. Расходы выставляются работникам с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
|
