Раздел 3. Организация хранения документов
Тема 3.1. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел, методика ее составления. Формирование дел. Студент должен знать: - цели и задачи оперативного хранения документов; - перечень нормативных документов, регламентирующих порядок оперативного хранения исполненных документов; - основные правила формирования дел; - правила работы с номенклатурой дел и порядок ее составления; уметь: - формировать дело в соответствии с номенклатурой дел; - правильно формулировать заголовки дел; - индексировать дела в соответствии с установленным порядком; - составлять и оформлять номенклатуру дел организации. Ключевые слова и основные термины по теме: срок хранения документов, номенклатура дел, типовая номенклатура дел, индекс дела, заголовок дела, количество дел, систематизация заголовков дел, формирование дел, признаки заведения дел, группировка отдельных категорий документов. Понятия: «дело», «формирование дел», «номенклатура дел». Значение номенклатуры дел для классификации документов организации. Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел организации и номенклатуры дел структурного подразделения организации. Основные требования к организации оперативного хранения исполненных документов в делопроизводстве. Нормативные документы, регламентирующие данный этап документооборота. Порядок формирования дел в делопроизводстве. Ответственность за сохранность документов. Хранение документов в электронной форме.
Тема 3.2. Экспертиза ценности документов. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Студент должен знать: - принципы и критерии определения научно-технической и практической ценности документов; - систему экспертных органов; - правила проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в организации; - порядок подготовки дел к передаче в архив; - правила оформления и описания дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения; - унифицированные формы описей дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения; уметь: - применять перечни документов со сроками хранения; - составлять акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; - подготавливать дела к передаче в архив организации; - оформлять обложки дел, подлежащих передаче в архив; - составлять описи дел временного (свыше 10 лет), постоянного хранения и по личному составу. Ключевые слова и основные термины по теме: экспертиза ценности документов, экспертная комиссия, акт о выделении к уничтожению документов, опись дел, оформление дел, описание дел, обложка дела, подшивка дела, заверительная надпись дела, внутренняя опись дела, архив организации. Понятие экспертизы ценности документов. Принципы и критерии определения научной, исторической и практической ценности документов. Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения. Система экспертных органов. Экспертная комиссия организации, ее задачи, функции, права, обязанности и организация деятельности. Экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений. Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации. Особенности оформления протокола заседания экспертной комиссии организации. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Порядок уничтожения документов, не подлежащих длительному хранению. Требования к оформлению акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Порядок подготовки дел к передаче в архив. Требования к оформлению дел временного (свыше 10 лет), постоянного хранения и по личному составу. Оформление описей дел временного (свыше 10 лет), постоянного хранения и по личному составу. Составление сдаточной описи дел. Порядок передачи дел в архив организации. Виды архивов: ведомственные, объединенные ведомственные, объединенные межведомственные по личному составу, государственные архивы. Сроки хранения документов в ведомственных архивах. Понятия: «архивный фонд», «документальный фонд», «государственный архивный фонд».
|
