Практическое домашнее задание. Составьте акт проверки состояния работы с документами в техническом отделе ОАО «Капиталстрой», расположенного в Москве

 

Составьте акт проверки состояния работы с документами в техническом отделе ОАО «Капиталстрой», расположенного в Москве. Проверку проводила комиссия в составе: председатель – зав. канцелярией Ефимова Н.И., члены комиссии: секретарь Краснова А.Б., менеджер Панкратов С.Т., ведущий инженер Хорошилова Е.К., зав. техническим архивом Петрова Т.Я.

При проверке присутствовала делопроизводитель технического отдела Назарова В.И.

Проверкой были выявлены недостатки в работе с документами в отделе: неправильное формирование дел, нарушение сроков хранения, отсутствие актов о выделении документов к уничтожению. К акту была приложена объяснительная записка делопроизводителя технического отдела на 2-х листах в 1-ом экземпляре.

Проверка проводилась 18.05.2012 (акт № 5) в соответствии с приказом генерального директора ОАО «Капиталстрой» Раевского М.И. от 11.05.2012 № 79 «О совершенствовании работы с управленческой документацией».

Акт был оформлен в день проведения проверки в 3-х экземплярах (в дело № 01-08, зав. техническим отделом, зав. техническим архивом, и в тот же день утвержден генеральным директором.

С актом 18.05.2012 была ознакомлена делопроизводитель технического отдела Назарова В.И., а 21.05.2012 – зав. техническим отделов Воронов И.Д. Секретарь канцелярии Краснова А.Б. подшила акт 22.05.2012 в дело № 01-08.

 

8. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)

Тема 1.10. Служебная переписка. Разновидности и правила оформления. Подготовка и выдача выписок из документов и копий документов (1 ч.)

Вопросы:

1. Какие разновидности служебных писем вы знаете?

2. Из каких основных частей состоит текс письма?

3. Что понимается под термином «деловой стиль» письма?

4. В чем особенность визирования исходящих писем в отличие от визирования внутренних документов?

5. Почему служебное письмо образно называют «визитной карточкой» организации?

6. Имеют ли строго установленную форму докладные и объяснительные записки?

7. В чем заключаются отличия в оформлении внешней и внутренней докладных записок?

8. Какой реквизит используется при оформлении выписок из документов и заверении копий документов?

Упражнение 1. Составьте письмо от имени директора ЗАО «Темп» Полякова С.Г. в адрес ОАО «Счетмаш» с просьбой о высылке каталога продукции этого предприятия. При составлении письма используйте следующие данные:

1. ЗАО «Темп» зарегистрировано по адресу: 286015, г. Москва, ул. Забайкальская, 5 (ОКПО 28314251, ОГРН 1027700380896, ИНН/КПП 7743021543/732501001).

2. В секретариат ЗАО «Темп» можно позвонить по тел. (495) 122-1516, факс (495) 122-1517, E-mail: mail@temp.ru.

3. Письмо-запрос было подготовлено Антоновым Григорием Александровичем, менеджером ЗАО «Темп» (служебный тел (495) 122-1526, и зарегистрировано 17.02.2012, № 76/05-08.

4. ОАО «Счетмаш» расположено в г. Ульяновске (ул. Филатова, 32, почтовый индекс 432067.

5. Письмо-запрос было адресовано Генеральному директору ОАО «Счетмаш» Яковлеву Олегу Николаевичу.

6. Письмо поступило в ОАО «Счетмаш» 24.02.2012. и зарегистрировано в журнале регистрации входящей корреспонденции под № 31/04-03.

7. Прочитав письмо, Яковлев О.Н. дал поручение начальнику отдела маркетинга Попову С.А. выслать в ЗАО «Темп» каталог продукции в срок до 01.03.2012.

Упражнение 2. Составьте и оформите докладную записку заместителя начальника отдела кадров ЗАО «Электрон» Свиридова Алексея Петровича на имя генерального директора организации Назарова Григория Николаевича, в которой он доводит до сведения генерального директора, что отдел кадров подготовил дела длительных сроков хранения к сдаче в архив и просит выделить средства для оплаты переплетных работ согласно прилагаемым данным.

К докладной записке прилагается справка о количестве дел, подлежащих сдаче в архив в 2011 г. на 1 листе в 1 экземпляре.

Докладная записка составлена 22 ноября 2011 г., зарегистрирована под № 15.

Упражнение 3. Составьте и оформите объяснительную записку начальника отдела ценных бумаг ОАО «Автобанк» Соколова Владимира Викторовича на имя председателя банка Сидорова Олега Федоровича о несвоевременном представлении отчета за Ш квартал 2010 г. в связи с отсутствием отчетных данных Тверского филиала банка из-за повреждения факс-модемной связи.

Объяснительная записка составлена 22 ноября 2011 г., зарегистрирована под № 10.

Упражнение 4. Отредактируйте текс объяснительной записки. Состарьте правильный вариант

 

П.О. Карпову Декану факультета Объяснительная записка   О причинах неявки на экзамен   Я, Тимофеева Анна Павловна, не была на экзамене по истории не потому, что не выучила предмет и боялась завалиться, как говорят, а потому, что накануне упала и сильно подвернула ногу. Поэтому я решила, что лучше сдам его, когда будет пересдача.   С уважением, Студентка группы П-11 Тимофеева

 

Упражнение 5. Определите, правильно ли заверена копия приказа

 

Текст Приказа   Генеральный директор личная подпись Б.С. Сидорчук   Верно Секретарь личная подпись В.С. Золотарева