ЖАЛПЫ ЕРЕЖЕЛЕР
ЖАЛПЫ ЕРЕЖЕЛЕР 1.1 Сапа менеджмент жүйесінің (бұдан былай - СМЖ) құжаттарын басқару бойынша құжатталған сапа процедурасы «С.Ж.Асфендияров атындағы Қазақ Ұлттық Медицина Университеті» ШЖҚ-дағы РМК (ары қарай – ҚазҰМУ) СМЖ құжаттарының құрылымы мен құрамын, сондай-ақ оның жасау, келісу, бекітілу, есепке алу, тарату, сақталу, өзгерту тәртіптері мен осы жұмыстарға жауапты орындаушыларды белгілейді. 1.2 Аталған процедураның мақсаты СМЖ құжаттамасын ұтымды басқаруды қамтамасыз ету және оның соңғы өзекті нұсқасын қолдану болып табылады. 1.3 Осы процедура ҚазҰМУ-дың барлық бөлімше қызметкерлері үшін ішкі нормативтік құжат болып табылады. 2 НОРМАТИВТІК СІЛТЕМЕЛЕР Процедура төмендегідей халықаралық және ұлттық СжХҰ стандарттары негізінде жасалған:
Аталған процедурада қолданылатын терминдер мен анықтамалар ҚазҰМУ-да қолданылатын 9000 СжХҰ ХС мен Сапа менеджмент жүйесінің терминдері мен анықтамалар сөздігінде келтірілген. 4 БЕЛГІЛЕР МЕН ҚЫСҚАРТУЛАР СжХҰ – Стандарттау жөніндегі халықаралық ұйым; ХС – Халықаралық стандарт; ҚББ – Қызметкерлерді басқару жөніндегі бөлім; СҚП - Сапаның құжатталған процедурасы; СБӨ – Сапа жөніндегі басшылық өкілі; СБ – Сапа жөніндегі басшылық; СМЖ – Сапа менеджмент жүйесі.
5 ҚҰЖАТТАМАНЫҢ ТҮРЛЕРІ СМЖ-ның ішкі құжаттамасы төмендегілер енеді: - Сапа жөніндегі басшылық; - Сапаның құжатталған процедуралары; - Басқару құжаттамасы; - Жазбалар. Сыртқы құжаттама ұсынылуда: - Нормативтік құжаттар (жоғарғы медициналық оқу орындарының қызметін регламенттейтін ХСҰ 9001, 9004 халықаралық және ұлттық стандарттары, Қазақстан Республикасының Заңдары, Қазақстан Республикасының Мәжілісінің Жарлықтары, Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігінің нормативтік құжаттары, Қазақстан Республикасының денсаулық сақтау министрлігі); - Ақпараттық құжаттар (жоғарғы медициналық оқу орындарының қызметіне міндетті талаптар қоймайтын, бірақ анықтама ретінде пайдаланатын құжаттар, баспалар, материалдар).
6 СМЖ ҚҰЖАТТАРЫНЫҢ РӘСІМДЕЛУІНЕ ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР СМЖ құжаттарын рәсімдеуге титулдық бетті рәсімдеу, құжаттың колонтитулдарын толтыру, құжаттың мәтінін жасау, процедуралардың кестелік сипаттамасы (қажетті жағдайда) кіреді. Колонтитулдарды рәсімдеу Басқа ұйымдарға ұсынылатын құжаттар үшін жоғарғы колонтитулдың; мазмұны 1 кестеде көрсетілген. 1 кесте.
Ішкі құжаттар үшін жоғарғы колонтитулдың; мазмұны 2 кестеде көрсетілген. 2 кесте.
Жоғарғы колонтитулдың мәтіні Tahoma №8,5 қарпімен теріледі. Жоғарғы колонтитул құжаттың барлық беттерінде қойылады. Құжаттың барлық беттерінің (титулдық бетінен басқа) төменгі колонтитулында құжат беттерінің жалпы санынан ағымдағы беттің нөмірі көрсетіледі, мысалы «9 беттің 2 беті». Times New Roman №12 қаріп қолданылады. Титулдық беттің рәсімделуі Типтік титулдық бетте құжат атауы, бекіту реквизиттері, келісу реквизиттерінің кестесі, құжаттың әрекет ету мерзімін көрсететін кесте, құжаттың редакциясының нөмірі, дана нөмірі, көшірме нөмірі, лауазымдық тұлғаның қолы, құжатты тарататын жауапты тұлға көрсетіледі (Үлгі № 1). Құжаттың мәтінін рәсімдеу Мәтін дербес компъютерде Times New Roman №12 қаріп, тақырыбы №12 «жартылай қалың бояулы» қаріп, жоларалығы – бірөлшемді, жиегі: сол жағынан – 20мм; оң жағынан – 10мм; жоғарғы жағы – 20мм; төменгі жағы – 10мм теріледі. Құжаттың соңғы бетінің мәтіні аяқталғанда құжат дайындаған тұлғаның реквизиттері көрсетіледі.
7 ІШКІ ҚҰЖАТТАРДЫ ЖАСАУ, КЕЛІСУ, БЕКІТУ, ТАРАТУ, ӨЗЕКТЕНДІРУ ЖӘНЕ ӨЗГЕРТУ БАРЫСЫНДА ЖАУАПТЫЛЫҚТЫ ЖӘНЕ ӨКІЛЕТТІЛІКТІ ЛАУАЗЫМДЫ ТҰЛҒАЛАРДЫҢ БӨЛІСУІ Жауаптылық пен өкілеттікті бөлісу тәртібі 3 кестеде көрсетілген. 3 кесте
7.1 Құжаттарды жасау және келісу
СМЖ құжаттамасы ХС СжХҰ 9001, 9004 өзекті нұсқаларының талаптарына, сыртқы нормативтік құжаттар және университеттің ішкі талаптарына сәйкес жасалады. СМЖ құжаттарын олардың бекітілгенге дейін, өзектендіріп және қайта бекітілгенге дейін орынды болуы ҚР заңдарында, ҚазҰМУ ішкі нормативтік-құқықтық құжаттамасындағы өзгертулерге байланысты, құжаттардың қайта қаралу мерзімдері, тұтынушылармен өзге де мүдделі жақтардың талаптарының өзгеруі.
7.2 Құжаттарды тіркеу
Бекітілген құжат СМЖ ішкі нормативтік құжаттарды тіркеу журналында тіркеледі (Үлгі №2). № 01 деп таңбаланған СМЖ-нің бекітілген ішкі нормативті құжатының түпнұсқасы СМЖ бөлімінде сақталады. Құжатты тексеруге жауапты СМЖ бөлімінің қызметкері қолданыстағы СМЖ құжаттамасының Бақыланатын тізімдемесінің жаңаруына қарай толықтырады (Үлгі №4). 7.3. Құжаттардың таралымын көбейту. Танысу
Құжаттың қолданылу аясына байланысты СМЖ бөлім бастығы көшірмелермен қамтасыз ететін тұлғалар тізімін анықтайды. Құжаттың заңсыз қолданыстан қорғалған өз күшіндегі нұсқасының таралымын көбейтуді СМЖ бөлімінің өкілетті қызметкері локальді желі арқылы жүргізеді. Қажет жағдайда өз күшіндегі нұсқаларды қағаз тасымалдаушы арқылы да таратады. Көшірменің титуль бетіне реттік нөмірі бар «№2 дана» белгісі және көшірме нөмірі қойылады (Үлгі №1). СМЖ құжаттарын таратуын СМЖ нормативті құжаттарын тарату журналында құжаттандырады (Үлгі №3). Бұл көшірмелер бақыланатын болып табылады. Құрылымдық бөлімше қызмерлерінің СМЖ құжатымен танысқандығын танысу парағында құжаттайды (13п.). Бөлімшеде СМЖның құжаттар тізбесінің жаңаруын сол бөлімшенің СМЖ жөніндегі жауапты тұлға қадағалайды. Бақыланбайтын көшірмелер саны аз болуы тиіс. Бөлімше басшылары қызметкерлерге бақыланбайтын көшірмелердің тек анықтамалық мақсаттарда ғана қолданылатындығы жөнінде нұсқау жүргізулері керек.
7.4. Сақтау Университеттің құрылымдық бөлімшелеріндегі СМЖ құжаттары олардың бұзылуын және заңсыз қолданыстан қорғалғанын қамтамасыз ететіндей электронды және қағаз тасымалдаушы арқылы сақталуы қажет. Қағаз тасымал түріндегі құжаттар сәйкесінше іс номенклатурасының «СМЖ құжаттамасы» папкасында сақталуы қажет. СМЖ-нің нағыз ішкі нормативті құжаттар папкасы (электрондық нұсқа), заңсыз қолдану мүмкіндігінен кілтпен (құпия сөз) сақталған, СМЖ бөлім басшысының дербес компьютерінде болуы керек. Құжаттардың бүтіндігі үшін қорлық көшірмесі CD-тасымалына жасалынады, ол СМЖ бөлім басшысында сақталады. 7.5. СМЖ-ның ішкі нормативті құжаттарын қайта қарау
Құжаттарды қайта қарауды 3 жылда бір реттен жиі емес болатындай СМЖ бөлім басшысы жүзеге асырады. Қайта талданған және қайта қаралған құжаттың титуль бетінде «____»____ ____ жылға дейін» жазбасына жаңа күн қойылады.Соған сәйкес жазба СМЖ нормативтік құжаттарын тарату журналында қойылады (Үлгі №3) 7.6. Өзгертулерді теңдестіру Ішкі нормативтік құжатқа өзгертулер енгізген жағдайда СМЖ бөлім басшысы өзгерістерді тіркеу парағында (12п.) жазба жүргізеді. Өзгертілген құжат қойылған тәртіпке сәйкес қайта бекітуден өтеді және өз күшіне қол қойылған күннен бастап енеді. Өзгертулер барлық бақылау көшірмелерінде жүргізіледі. СМЖ құжаттарына енгізілген өзгертулер сапа жөнінде жауаптылар мен барлық тұтынушыларға СМЖ бөлім қызметкерлерімен жеткізіледі. 7.7. Құжатты қайта шығару тәртібі Егер өзгертулер парақ санының едәуір бөлігін өзгертуді талап етсе, онда құжатты қайта жасап шығаруға тиісті. Жаңа редакцияны жасау, оның таралымы және таратуы бірінші нұсқаға жасалған тәртіп бойынша жүзеге асады. Титулдық беттің деректемелерінде құжаттың жаңа нұсқасындағы«Редакция __» тармағында рет бойынша келесі нөмірі қойылады. «Ескірген» деген жазуы бар қолданыстан шыққан құжаттың түпнұсқасы тігілген іске жауапты тұлғаның күні мен қолы қойылып, мұрағатқа тапсырылады. Барлық ескірген құжаттар оның шығарылған бөлімшесінен және барлық қолданылатын бөлімшелерден алынып, жойылуы тиіс. Алыну бөлімшедегі сапа бойынша жауапты арқылы жасалынады. Егер СМЖ бөлімі ескірген құжаттаманы заңдық немесе анықтамалық мақсатта сақтау қажет деп тапса, онда мұндай құжаттарға «Ескірген» деген белгі қойылады. 7.8. СМЖ ішкі нормативтік құжаттарының мерзімді тексерісін жүзеге асыру СМЖ құжаттамасының жағдайын тексеру төмендегілерді тексеруді қамтиды: - құжаттарды біріздендіру; - құжаттың өзекті нұсқаларын қолдану; - қызметкерлердің құжаттамамен мерзімінде және толық танысқандығын құжаттау; - құжаттарды сақтау жағдайы. Ішкі аудит кезінде СБӨ, СМЖ бөлімі құрылымдық бөлімшелерде СМЖ құжаттамасының күйін жүйелі тексеруді ұйымдастырады. 8 СМЖ СЫРТҚЫ НОРМАТИВТІК ҚҰЖАТТАРЫН БАСҚАРУ СМЖ сыртқы нормативтік құжаттарын басқару тәртібі 4 кестеде ұсынылған. Оларды бақаруға жауапты СМЖ бөліміне жүктеледі. 4 кесте. СМЖ сыртқы құжаттарын басқару.
ҚазҰМУ-дың қызметіне қатысты Қазақстан Республикасының сыртқы заңнамалық және нормативтік құжаттарын және университеттің ішкі нормативтік құжаттарын басқаруға ҚазҰМУ-дың заң бөлімі жауапты. Электрондық нұсқаларды өзектендіру және қызмет көрсету үшін ҚазҰМУ басқа ұйымдармен келісім шартқа тұрады. Жоғарыда аталған ұйымдар электрондық нұсқалардың жүйелі түрде (келісім шартқа сәйкес) өзектендіреді. Электрондық нұсқадан басып шығарылған құжаттар атауына, бағдарламасына, басып шығарылған күніне сәйкес болу керек. Сыртқы құжаттар Университеттің қызметін регламенттейтін заңнамалық және нормативтік құжаттарды (стандарттар) тіркеу және тарату журналына енгізеді (Үлгі №5). ҚазҰМУ-дың ішкі нормативтік құжаттамасына, жыл сайын қайта қарастырылатын және барлық құрылымдық бөлімшелерге локальды желі немесе қағаз тасымалы арқылы таратылатын, ҚазҰМУ-дың ішкі нормативтік құжаттарының Бақылау тізбесі (Үлгі №6) құрылады. 12 ӨЗГЕРІСТЕРДІ ТІРКЕУ ПАРАҒЫ
№1 Үлгі СМЖ құжатының титуль бетінің үлгісі
Университет Ректорының «____» ______________ 2010 ж. № _____бұйрығымен бекітілген
Құжат атауы
ОСЫМША № 2 үлгі СМЖ ішкі нормативтік құжаттарын тіркеу журналының үлгісі
САПА МЕНЕДЖМЕНТ ЖҮЙЕСІ БӨЛІМІ
СМЖ ІШКІ НОРМАТИВТІК ҚҰЖАТТАРЫН ТІРКЕУ ЖУРНАЛЫ
№3 үлгі СМЖ нормативтік құжаттарын тарату журналының үлгісі
САПА МЕНЕДЖМЕНТ ЖҮЙЕСІ БӨЛІМІ
смЖ НОРМАТИВТІК құжаттаРЫН ТАРАТУ ЖУРНАЛЫ
№4 үлгі СМЖ-ның қолданыстағы нормативтік құжаттарының бақылау тізбесінің үлгісі
«___»________20__ЖЫЛҒА СМЖ-ның қолданыстағы НОРМАТИВТІК құжаттаРЫНың бақылау тізбеСі
СМЖ бөлім басшысы _________________________________ Аты -жөні қолы
№5 үлгі СМЖ-ның қолданыстағы сыртқы нормативтік құжаттаманы және стандарттарды тіркеу және тарату журналының үлгісі
ЗАҢ БӨЛІМІ
университеттің ҚЫЗМЕТІН РЕГЛАМЕНТТЕЙТІН ҚР ЗАҢНАМАЛЫҚ ЖӘНЕ нормативтік құжаттАРДЫ (стандарттар) тіркеу және тарату журналы
ОСЫМША №6 үлгі СМЖ-ның ішкі нормативтік құжаттарының бақылау тізбесінің үлгісі
«___»________20__ЖЫЛҒА ҚазҰМУ-дың ішкі НОРМАТИВТІК құжаттаРЫНың бақылау тізбеСі
Заң бөлімінң басшысы _________________________________ Аты -жөні қолы
№7 үлгі Сыртқы нормативтік құжаттар және стандарттардың бақылау тізбесінің үлгісі
Құрылымдық бөлімше атауы _______________________________________________________________________
«___»____________20__ЖЫЛҒА бөлімшелер жұмысына қатысты сыртқы НОРМАТИВТІК ҚҰЖАТТАМА ЖӘНЕ стандарттардыҢ БАҚЫЛАУ ТІЗБЕСІ
Үдеріс/бөлімше басшысы ____________________________ Аты-жөні қолы
|