Початкові залишки

Коли облік у програмі «1С: Бухгалтерія 8.0» збирається вести знову створена організація, то в базу послідовно вводяться операції й документи, що відбивають формування статутного капіталу, внесення внесків засновниками і т.д.

Частіше на практиці трапляється ситуація, коли на комп'ютерний облік переходить фірма, яка вже вела діяльність до придбання комп'ютерів і встановлення програми. Отже, виникає необхідність внести в інформаційну базу початкові залишки, що мали місце за даними бухгалтерії на дату початку комп'ютерного обліку.

Насамперед у даній ситуації слід визначитися з датою початку комп'ютерного обліку. На автоматизований облік можна переходити з початку звітного року, початку кварталу, початку місяця й навіть із довільної дати. Ідеальним варіантом початку автоматизованого обліку було б початок звітного року, тому що цей варіант дає можливість аналізувати дані за весь звітний період і використовувати при складанні квартальної й річної звітності та в регламентованих звітах. Однак при цьому може виникнути необхідність уведення дуже великої кількості проводок за період з початку року до поточного кварталу або місяця.

Вибір конкретної дати початку обліку припускає, що залишки вводяться за станом на цю дату, далі облік уже ведеться на комп'ютері. Це означає, що датою операцій з введення початкових залишків повинна бути остання календарна дата попереднього періоду. Наприклад, при введенні залишків на 1 січня 2006 року, датою введення залишків буде 31 грудня 2005 р., при введенні залишків на 1 липня датою введення буде 30 червня і т.д. Це робиться для того, щоб на дату початку обліку залишки вже мали місце й із цієї дати вже почали б накопичуватися обороти за рахунками. Для зручності роботи перед уведенням вхідних залишків дату їх уведення слід задати в якості робочої дати (пункт меню Сервис – Параметры).

Уведення залишків здійснюється вручну проводками з використанням допоміжного рахунку 00. Для цього в Журналі операції за допомогою кнопки Добавить (або клавіші INS) відкриваємо нову операцію, заповнюємо поля дати й змісту, а потім уводимо в табличну частину операції проводки типу ТАК – ДО00 або Д00 – КП, де А – активний рахунок, а П – пасивний рахунок, по яких уводяться залишки. Таким чином, дебетові сальдо на активних рахунках і кредитові сальдо на пасивних попадають у базу в кореспонденції з допоміжним рахунком 00.

Як ми вже знаємо з попередніх тем, при виборі в проводку того або іншого рахунку, програма буде запитувати необхідні розрізи аналітики, які вибираються з відповідних довідників і перерахувань. Тобто вводити залишки можна за самою дрібною аналітикою – за кожним постачальником, співробітником, матеріалом, товаром, складом і т.д. При цьому, якщо за рахунком введеться кількісний облік – у проводці слід указати кількість, якщо на рахунку передбачене ведення валютного обліку – слід задати кількість іноземної валюти.

Якщо аналітика велика, можна розділити роботу з уведення залишків на декілька співробітників бухгалтерії. Наприклад, хтось уводить залишки за постачальниками, хтось – за матеріалами, основними засобами, співробітниками. Тобто кожний створює свою операцію, усередині якої копіюванням уводить проводки за конкретним рахунком, але різною аналітикою. Головне, щоб усі дотримувалися загального правила – дата введення залишків повинна бути у всіх однакова, і всі проводки вводяться з використанням допоміжного рахунку 00. Тоді в оборотах за дату введення залишків ці суми підсумуються, і буде отриманий необхідний результат.

При введенні залишків на забалансових рахунках допоміжний рахунок 00 не використовується.

Слід мати у виді, що коректне введення початкових залишків за окремими рахунками можна здійснити тільки за допомогою спеціалізованих документів, що входять до складу конфігурації. Зокрема, це стосується введення залишків за основними засобами, заробітною платою, залишків за ПДВ і т.п.