Проектування бази даних

У Microsoft Access перед тим, як створювати таблиці, форми та інші об'єкти необхідно розробити проект структури бази даних. Правильна структура бази даних є основою для створення ефективної бази даних адекватної вимогам конкретних задач. Процес побудови структури бази даних поділяється на певні етапи, кожен з яких передбачає вирішення однієї групи проблем.

 

 

Етапи проектування бази даних:

1). Визначення мети створення бази даних.

2). Визначення таблиць, які повинна містити база даних.

3). Визначення необхідних у таблиці полів.

4). Визначення індивідуального значення для кожного поля.

5). Визначення зв'язків між таблицями.

6). Актуалізація структури бази даних.

7). Додавання даних і створення інших об'єктів бази даних.

8). Використання засобів аналізу в Microsoft Access.

 

Визначення мети створення бази даних

На першому етапі проектування бази даних необхідно визначити призначення бази даних, основні її функції й інформацію, яку вона повинна містити. Тобто потрібно визначити основний зміст таблиць бази даних і інформацію, яку будуть містити поля таблиць.

База даних повинна відповідати вимогам тих, хто буде безпосередньо з нею працювати. Для цього потрібно визначити задачі, які повинна покривати база даних, звіти, які вона повинна видавати, проаналізувати форми, що у даний момент використовуються для запису даних, порівняти базу даних, що розробляється із добре спроектованою, подібною їй базою.

 

Визначення таблиць, які повинна містити база даних

Одним із найбільш складних етапів у процесі проектування бази даних є побудова таблиць, тому що результати, які повинна видавати база даних (звіти, вихідні форми й ін.) не завжди дають повне уявлення про структуру таблиці.

При проектуванні таблиць зовсім не обов'язково використовувати Microsoft Access. Спочатку краще розробити структуру на папері. При проектуванні таблиць, рекомендується керуватися такими основними принципами:

 

Інформація в таблиці не повинна дублюватись. Не повинно бути повторень між таблицями.

 

Коли визначена інформація зберігається тільки в одній таблиці, то і змінювати її доведеться тільки в одному місці. Це робить роботу більш ефективною, а також виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці повинні зберігатися адреси і телефони клієнтів.

 

Кожна таблиця повинна містити інформацію тільки на одну тему.

 

Відомості на різні теми опрацьовуються набагато легше, якщо вони розміщуються в незалежних одна від одної таблицях. Наприклад, адреси і замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, із тим, щоб при видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.

 

Визначення полів у таблиці

Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі відомості з цієї теми. Наприклад, у таблиці з даними про клієнта можуть міститися поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і номером телефону. При створенні полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати:

Кожне поле повинно бути пов'язане з темою таблиці.

Не рекомендується включати в таблицю дані, що є результатом якогось виразу.

У таблиці повинна бути присутня уся необхідна інформація.

Інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (Наприклад, поля “Ім'я” і “Прізвище”, а не загальне поле “Ім'я”).

 

Визначення індивідуального значення для кожного поля

З тим щоб Microsoft Access міг зв'язати дані з різних таблиць, наприклад, дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле або набір полів, що будуть задавати індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле або набір полів називають основним ключем.

 

Визначення зв'язків між таблицями

Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв'язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язки між таблицями.

Бажано вивчити зв'язки між таблицями у вже існуючій базі даних.