Актуалізація структури бази даних

Після проектування таблиць, полів і зв'язків необхідно ще раз переглянути структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними.

Для перевірки необхідно створити декілька таблиць, визначити зв'язки між ними і ввести декілька записів у кожну таблицю, потім подивитися, чи відповідає база даних поставленим вимогам. Рекомендується також створити чорнові вихідні форми і звіти та перевірити, чи видають вони необхідну інформацію. Крім того необхідно виключити з таблиць усі можливі повторення даних.

 

Додавання даних і створення інших об'єктів бази даних

Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна приступати до вводу всіх даних. Потім можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси і модулі.

 

Використання засобів аналізу в Microsoft Access

У Microsoft Access існують наступні інструменти для удосконалення структури баз даних:

Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, у разі потреби пропонує нову її структуру і зв'язки, а також переробляє її.

Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації по її поліпшенню, а також здійснює їх.

Документатор дозволяє вивести на друк або монітор інформацію про склад та властвості таблиць та їх полів.

 

С творення таблиці

У Microsoft Access існує два засоби створення таблиці. Для вводу власних даних можна створити порожню таблицю. Можна також створити таблицю, використовуючи вже існуючі дані з іншого джерела.

 

Створення нової порожньої таблиці

У Microsoft Access існує чотири засоби створення порожньої таблиці:

Використання майстра баз даних для створення всієї бази даних, що містить усі необхідні об’єкти за одну операцію. Майстер баз даних створює нову базу даних, його не можна використовувати для додавання нових таблиць, форм, звітів у вже існуючу базу даних.

Майстер таблиць дозволяє вибрати поля для даної таблиці з множини визначених раніше таблиць, таких як ділові контакти, список особистого майна або рецепти.

Ввід даних безпосередньо в порожню таблицю в режимі таблиці. При зберіганні нової таблиці в Microsoft Access дані аналізуються і кожному полю присвоюється необхідний тип даних і формат.

Визначення всіх параметрів макету таблиці в режимі конструктора.

 

Незалежно від методу, застосованого для створення таблиці, завжди є можливість використовувати режим конструктора для подальшої зміни макету таблиці, наприклад, для додавання нових полів, встановлення значень по замовчуванню або для створення масок вводу даних.

Кожне поле має набір властивостей, що визначають параметри опрацювання, зберігання і відображення даних. Наприклад, властивість Розмір поля (FieldSize) дозволяє зазначити максимальне число символів, що можуть бути введені в текстове поле. Щоб задати значення властивостей поля, варто відкрити таблицю в режимі конструктора, вибрати поле у верхній частині вікна, а потім у нижній частині вікна зазначити необхідну властивість.

 

Надання імен полям

Після команди створення нової таблиці пропонується вибрати один із способів створення таблиці: режим конструктора, майстер таблиць, імпортувати таблицю, зв’язати таблицю. Найбільш доцільним і простим є вибір режиму конструктора для створення таблиці. В колонці Field Name (Ім’я поля) задається ім’я поля. Воно може мати довжину до 64 символів і містити кириличні символи, пробіли, спеціальні символи, за винятком крапок, знаків оклику та ламаних дужок. З метою уникнення ряду проблем сумісності та правильності інтерпретації, імена полів рекомендовано задавати в латинських символах. Очевидним обмеженням є заборона на наявність в одній таблиці двох полів з однаковими іменами. Це пов’язано з тим, що Access ідентифікує поле за його іменем. Для зручності користувачеві рекомендується надавати полям такі імена, які будуть однозначно інтерпретуватись ним при роботі з базою даних.