Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів

Розділи, наприклад звіту, мають порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначаються арабськими цифрами без крапки:

1, 2, 3 й т. д.

Підрозділи мають порядкову нумерацію в межах кожного розділу.

Номер підрозділу містить номер розділу й порядковий номер підрозділу, відокремлений крапкою.

Після номера підрозділу крапки не ставлять:

1.1, 1.2і т. д.

Пункти мають порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.

Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапки не ставлять:

1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 і т.д.

Якщо текст поділяють лише на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.

Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:

1.1.1.1,1.1.1.2, 1.1.1.3 і т.д.

Якщо розділ, який не має підрозділів, поділяють на пункти й далі — на підпункти, номер підпункту складається зі номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою: 1.1.3,1.2.1 й т.д.

Після номера підпункту крапки не ставлять.

Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.

Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008—95 і спрощує опрацьовування документів і (навіть на комп'ютері), уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.

Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовлені частини (елементи):

— вступна (причинова) — у якій зазначають привід та безпосередньо причину укладання документа (указується історія питання);

— довідна (фактологічна) — у якій наводяться конкретні факти, доводи, пояснення, міркування, розрахунки, посилання на інші матеріали тощо (розкривається суть питання, проблеми);

— закінчення (висновкова) — містить пропозиції, ухвалу, висновки тощо (формулюється кінцева мета документа).

Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту й мети.

Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, зазвичай, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше ніж одна в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця 1»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наведено в додатках), і тоді номер містить номер розділу й порядковий номер таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиця 5.3» — третя таблиця п'ятого розділу).

Назва таблиці визначає її тему та зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назви не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. З» або «Закінчення табл. 2». Назви можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках припускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерацію граф і рядків таблиці застосовують і тоді, коли на них слід посилатися в тексті документа.

Незакінчену таблицю нижньою поземною лінією не обмежують.

Заголовки граф наводять переважно в Н. відмінку однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:

— коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;

— коли значення заголовка передається лише у множині;

 

— коли слово в однині не вживається.

Залежно від розміру таблиці її розміщують:

— безпосередньо після тексту, до якого вона належить;

— на наступній сторінці;

— у додатку.

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється:

— його заступають лапками {кількість лапок за кількістю слів), коли текст уміщується в один рядок;

— його заступають словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту заступають однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок;

— і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту — змінна частина, то повторювальну частину, заступають словами «Те саме», але якщо є поземні лінійки, то текст слід повторювати.

! Не заступають лапками:

1) цифр і знаків;

2) позначень одиниць величин;

3) літерних абревіатур;

4) марок машин, механізмів, матеріалів і под.;

5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.

За відсутності відомостей ставлять крапки (...) або пишуть: «Немає відом.». Якщо немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. Не можна залишати комірку порожньою.

Якщо слід пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні позначки, що можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка».

На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалові й відповідали нормам літературної мови, конкретному стилеві чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких докумен­ах, як:

— автобіографія (Я,... народилася,... навчаюся...);

— заява (Прошу зарахувати..., працюю на посаді...);

— наказ (Наказую...);

— скарга (Звертаюся до..., я повідомляв...);

— службова записка (Доводжу до..., Уважаю, що...).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

— акт (Комісія пропонує..., дійшла висновку...);

— трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує..., а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується...);

— інструкція (АТ «Довіра» встановлює.... кожен акціонер стає...);

— запрошення, оголошення (Банк надає..., Училище запрошує...).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

— коли підмет передує присудкові;

— коли означення стоїть перед означуваним словом;

— коли додаток стоїть після керуючого слова;

— коли вставні слова стоять на початку речення.

5. Уникати багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.

6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст чужомовними словами, якщо є українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

9. Уникати немилозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.

10. Уникати скорочень назв грошових і фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: #, %, М, €, £, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

11. Слідкувати за дотримуванням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причиново-наслідкових зв'язків між фактами, подіями чи явищами, слід викладати їх у зв'язній черговості здійснення: першочергово, насамперед, спочатку; рівночасно, водночас; потім., після, далі, у підсумку, завершуючи, насамкінець та ін.

12. Віддавати переваги простим реченням, мовним кліше, «канцеляризмам».

13. Пам'ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.