Укладаннядокумедтїв щодо особового складу та розпорядчих документів

План

1. Поняття резюме. Реквізити документа

2. Поняття про наказ. Реквізити наказу. Структура тексту наказу

3. Розпорядження. Реквізити розпоряджень

 

Студенти повинні знати: основні вимоги до написання рєзюме, наказу,.розпорядження.

Студенти повин і вміти: правильно складати резюме, наказ, розпорядження.

 

1. Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Саме по собі резюме, навіть найгарніше, нікому роботи не дасть. Але воно дає вам шанс виділитися в потоці інформації, що попадає в компанію або в кадрове агентство. Добре складене резюме збільшує ваші шанси зацікавити роботодавця своєю кандидатурою й одержати запрошення на особисту співбесіду.

Єдиного стандарту для складання резюме (або CV - від латинського “Curriculum Vitae”, “шлях життя”) у світовій і вітчизняній практиці не існує. Найбільш звичним для кадровиків є коротке (на 1-2 сторінки) резюме, складене за хронологічним принципом.

Гарні, конкретні резюме можуть відрізнятися одне від одного деталями своєї побудови. Але є кілька головних вимог, виконуючи які ви робите е своє резюме більш ефективним. До них можуть бути віднесені:

Цілеспрямованість. Добре, якщо з резюме легко зрозуміти, на яку роботу ви претендуєте і чому вас можуть розглядати як гідного кандидата для цієї роботи. Для цього рекомендую вводити в резюме роздягнув “Мета”, а при описі досвіду роботи конкретно показувати ваші функції і досягнення.

Зручність сприйняття резюме. У людини, що переглядає пачку резюме, для первинного ознайомлення з кожним з них звичайно є 1-2 хвилини. Після цього резюме буде або відібрано для більш детального вивчення і можливої роботи з вами як з кандидатом, або відправлено в базу даних (у кращому

випадку), або викинуто. Для зручності сприйняття резюме повинне бути добре структурованим, досить крупно і красиво видрукуваним, а також не містити другорядних даних і дрібниць (наприклад, про батьків, віросповідання і т.д.).

Культура складання й оформлення. Граматичні помилки, суржик, помилки, рукописне оформлення й інші подібні вади не роблять честі авторові резюме. За інших рівних умов у першу чергу зацікавляться тим кандидатом, чиє резюме культурно оформлено.

Невдалі резюме звичайно є результатом недотримання зазначених вище основних вимог. Приведемо кілька типових помилок:

Зайво об'ємне резюме. Якщо ви представляєте резюме не за попередньою домовленістю, а у відповідь на оголошення про вакансії, то ідеальним обсягом є одна сторінка. Для фахівця з великим досвідом і довгим послужним списком припустимі дві сторінки. Думаю, що резюме в три-чотири сторінок може бути правильним при відправленні по попередній конкретній домовленості, або при напрямку його в агентство, що займається підбором керівників вищої ланки (Executive Search).

Рукописне резюме. Якщо ви претендуєте на одержання престижної і високооплачуваної роботи, ви зобов'язані знайти можливість красиво віддрукувати ваше резюме. Не пройшовши цього тесту, ви навряд чи будете розглядатися як серйозний кандидат. Грубою помилкою варто вважати представлення в компанію або кадрове агентство заповненого від руки бланка анкети, отриманого зовсім в іншому місці (наприклад, вирізаного з газети).

Резюме з зайвою інформацією. Що тільки не вказують у резюме. Наприклад, дворянське походження, знак зодіаку, дати народження близьких родичів, численні захоплення. І навіть ріст, вага і достоїнства фігури, при цьому претендуючи не на посаду фотомоделі, а зовсім на іншу роботу.

Резюме, що є випискою з трудової книжки. Докладно перелічуються всі підприємства і посади, навіть зведення про занесені в трудову книжку подяках. І нічого про конкретну роботу і досягнення. А саме ці зведення з резюме характеризують кваліфікацію претендента і є дуже важливими для роботодавця.

Недбало і неграмотно складені резюме. Очевидна неохайність резюме мимоволі асоціюється з діловими якостями його автора.

Склавши варіант резюме, спробуйте ввійти в роль потенційного роботодавця і подивитися на ваше резюме його очима. І, можливо, вам стане ясним, як поліпшити резюме і зробити його більш ефективним.

Приклад резюме

Резюме

Яремчук Ірина Степанівна

Адреса: 76000, м. Івано-Франківськ, вул. Довга, буд. 14., кв. 5,
тел.: 2-85-86.

Дата і місце народження: 20 липня 1985 року, м. Івано-Франківськ.

Громадянство: українка.

Сімейний стан: неодружена.

Освіта: середня (у 2002 році закінчила гімназію № 1 м. Івано-Франківська і вступила до Івано-Франківського економічного інституту на спеціальність “Менеджмент організацій”).

Додаткові відомості: умію користуватися електронними таблицями, текстовими і графічними редакторами у системах DOS і WINDOWS, знаю систему програмування на мовах PASCAL і CUBD. Вільно володію англійською і німецькою мовами.

28.03.03 (підпис)

2. Наказ щодо особового складу – документ, який регламентує прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення тощо. У заголовку наказу відзначають “Щодо особового складу”.

Наказ має такі реквізити:

1) назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа;

2) повна назва установи, організації, підприємства – автора документа;

3) назва виду документа;

4) дата;

5) індекс;

6) місце укладання

7) заголовок до тексту;

8) текст;

9) підпис керівника;

10) печатка.

Приклад наказу

Міністерство освіти і науки України

Івано-Франківський економічний інститут

Наказ

2 вересня 2002 р. №2-ОС м. Івано-Франківськ

Щодо особового складу

1. Призначити:

Павленка Анатолія Сергійовича, професора кафедри “Менеджмент і маркетинг”, з 02.09.02 проректором з навчально-виховної роботи.

Підстава: заява професора Павленка Анатолія Сергійовича і результати голосування Вченої ради інституту.

2. Призначити:

Тищенка Віктора Павловича, професора кафедри “Облік і аудит”, з 02.09.02 проректором з наукової роботи.

Підстава: заява професора Тищенка Віктора Павловича і результати голосування Вченої ради інституту.

3. Надати:

Професорові Веселовському Миколі Дмитровичу, завідувачеві кафедри “Облік і аудит”, додаткову відпустку з 02.09.02 по 13.09.02.

Підстава: заява професора Веселовського Миколи Дмитровича і право на одержання відпустки у зв’язку з перебуванням на екзаменах.

Ректор (підпис) П.Ю.Яковенко

(печатка)

 

3. Розпорядження— правовий акт управління державного колегіального органу, що видається в межах компетенції, наданої посадовій особі. Видається одноособово керівником або колегіальним органом для вирішення оперативних поточних питань і є обов'язковим для всіх кому він адресований. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола осіб.

Розпорядження та наказ за правовим статусом рівнозначні документи й можуть видаватися нарівні одне з одним. У цьому випадку в тексті слово «НАКАЗУЮ» заміняють його відповідниками: «ВИМАГАЮ», «ДОЗВОЛИТИ», «ДОРУЧАЮ», «ЗАБЕЗПЕЧИТИ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ». На відміну від наказу, який може стосуватися загальних, усеохоплюгочих питань, розпорядження частіше висвітлює конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів' та лапок його роботи.

Реквізити: І.Герб України (для державних організацій)..

2. Назва міністерства, якому підпорядкована організація (для державних).

3. Повна назва органу управління, що видає розпорядження.

4. Назва документа та його номер.

5. Дата видання.

6. Місце видання (назва міста, села, селища тощо).
7.Заголовок (про...).

8.Текст, що складається з двох частин:.

а) констатуючої — де сформульовано мету чи причину видання;

б) розпорядчої — де сформульовано порядок дій, які потрібно виконати, та зазначено особи, відповідальні за виконання.

9. Додатки (якщо потрібно).

10. Посада відповідальної особи, її підпис та розшифрування підпису.

 

5.2. Укладання довідково-інформаційних документів (листи запити, листи-відповіді, виробничі звіти, виробничі протоколи, витяги з протоколу)

План

1. Етикет ділового листування

2. Лист-запит, лист-пропозиція, лист-замовлення, рекламний лист

3. Виробничі звіти та протоколи. Витяг з протоколу

 

Студенти повинні знати: етикет ділового листування; класифікацію службових листів та правила їх оформлення; вимоги до написання виробничих звітів; вимога до оформлення тексту протоколу;

Студенти повинні вміти: складати листи-запити, листи-замовлення; рекламні листи; правильно писати виробничі протоколи та витяги з протоколу.

1. Ділове листування передбачає дотримання певних правил. Розглянемо основні з них.

1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.

Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім 'я та по батькові)!

Вельмишановний (ім'я та по батькові)!

Глибокошановний (ім 'я та по батькові)!

Високошановний (ім 'я та по батькові)!

Шановний пане...! (Шановна пані...!Шановні панове!)

Шановні колеги!

У листі прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре! Вельмишановний професоре! Високоповажний пане прокуроре!

В українській мові звертання ставляться у формі кличного відмінка. Вживання у звертанні іменників у називному відмінку є ненормативним.

2. Першою частиною будь-якого листа є мотивація, що пояснює спонукальні мотиви, причини складання листа.

Стандартні вирази, що вказують на причину

Зважаючи на затримку оплати... З огляду на неотримання рахунка-фактури...

У зв'язку з невідповідністю Ваших дій раніше прийнятій домовленості...

Внаслідок затримки отримання вантажу... Враховуючи зміни цін на енергоносії,...

Стандартні фрази, якими підтверджується отримання листа (документів, повідомлення тощо)

3. Дуже важливим є вибір завершальних речень. Він залежить від змісту листа. Найчастіше у кінці листа повторюють подяку, вибачаються за турботи, висловлюють надію на подальшу співпрацю тощо.

Запевнення адресата в тому, про що йшлося у тексті

Запевняємо Вас у нашій підтримці. Будемо раді співпрацювати з Вами. Будемо раді допомогти Вам.

Висловлення сподівання

Сподіваємося, що наше подальше співробітництво буде таким само приємним і взаємовигідним.

Щиро сподіваємося, що це не останній наш спільний проект.

Вибачення за турботи

Щиро просимо вибачення за затримку. Просимо вибачення за зайві клопоти.

Ще раз просимо вибачення за неможливість вчасно виконати замовлення.

Ще раз перепрошуємо за завдані незручності. Дозвольте ще раз попросити вибачення.

Висловлення бажання співпрацювати у майбутньому

Із зацікавленням чекаємо від Вас нових пропозицій. Із задоволенням розглянемо інші Ваші проекти.

У кінці листа можна подякувати за допомогу, підтримку тощо, а також повторити подяку, висловлену на початку:

Ще раз дякуємо за Ваш благодійний внесок...

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність...

Хочемо ще раз висловити вдячність за сприяння у...

4. Не слід забувати про завершальну фразу. Найчастіше ділові листи завершуються такими виразами:

З повагою

З найкращими побажаннями

З вдячністю і повагою

З пошаною і сподіванням на зустріч

З вдячністю і найкращими побажаннями

З належною до Вас пошаною

З щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою

З повагою і побажанням успіхів

5. Дієслова вживаються переважно у формі 1-ї особи однини і множини:

Прошу Вас

Повідомляємо Вам

Бажаємо успіхів

2. Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери есу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.

Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.

Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.

Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова “нагадувати”.

Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.

3. Звіт – документ, що містить відомості про результати діяльності закладу, організації, установи або службової особи за певний час.

До реквізитів звіту належать: 1) назва виду документа; 2) заголовок до тексту; 3) текст (вступ, основна частина, висновки); 4) відмітка про наявність додатка (при потребі); 5) дата укладання; 6) підпис автора документа; 7) печатка.

Протокол - це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісій.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

— слухали;

— виступили;

— ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:

1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення);

2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

Реквізити:

Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

Порядковий номер протоколу.

Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).

Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10—12 осіб, то вказують усіх присутніх.

Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.

Текст.

Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).