Возможные недостатки работы

В деловой коммуникации, предполагающей прием и передачу сообщении в устной или письменной форме, переработку информации, реактивные действия партнеров по коммуникации, трудно избежать ошибок. Однако ограничить их число возможно. Остановимся далее на рассмотрении некоторых отрицательных сторон письменных работ, подлежащих устранению или избежанию. В частности, в создаваемых сегодня исследованиях имеют место отсутствие четкого методологического обоснования выдвигаемых некоторыми авторами позиций, слабость внутренней логики построения исследования, недостаточное осмысление его цели и т.д. Часто отмечается примитивизм в понимании проблем и организации их исследования, поверхностность в рассмотрении основных понятий и просто безответственное отношение к исследовательской работе.

У многих авторов потеряно чувство видения проблемной ситуации, они не ориентируются в пространстве знаний, не умеют вписать конкретную тему в контекст широкой проблемы. Это проявляется и в робком выдвижении новых положений, и в том, что многие авторы, не умея раскрыть сложные системные связи, тяготеют к суммативным выводам. В результате наблюдается мелкотемье, уход от многоплановых проблем, требующих многоступенчатого исследования, ориентация на внешне эффектные темы, что приводит к «засорению» исследовательского поля, неразберихе в нем, разрыву между требованиями, предъявляемыми к письменным работам и низким качеством многих работ.

Зачастую в исследованиях может просматриваться тенденция к эклектизму, т.е. не создание собственной системы или не присоединение ко взглядам какоголибо одного исследователя, а связывание в одно более или менее законченное целое ряда кажущихся ему верными положений, заимствованных из различных систем. Также возможно полное отсутствие в работе концепции – ведущего замысла, определенного способа понимания, трактовки какоголибо явления; идеи, основной мысли, художественного или другого мотива. Устаревшая или неубедительная методика исследования также может явиться существенным недостатком письменной работы. Недостаточное внимание здесь может уделяться поиску новых подходов, новых принципов, введению новых парадигм, новых методов и методик, что, конечно, недопустимо. Также негативными моментами в процессе создания письменной работы можно считать элементы субъективизма, личной некомпетентности спичрайтера, неумелый и недостаточный анализ, неумение автора обобщать, неверность или банальность его выводов, неправильную постановку вопросов, умышленное переиначивание чужого мнения, подхода, мысли.

Ошибка первая – потеря тезиса. Сформулировав тезис, автор забывает его и переходит к иному тезису, прямо или косвенно связанному с первым, но в принципе уже другому положению. Затем затрагивает третий факт, а от него переходит к четвертому и т.д. В конце концов спичрайтер теряет исходную мысль, т.е. забывает, о чем начал спорить. Чтобы так не получилось, необходим постоянный самоконтроль, необходимо не терять основную мысль и ход рассуждения. Сначала следует зафиксировать последовательную связь основных положений и в случае непроизвольного ухода в сторону вновь вернуться к исходному пункту доказательства.

Ошибка вторая – полная подмена тезиса. Выдвинув определенное положение, автор начинает доказывать нечто другое, близкое или сходное по значению, т.е. подменяет основную мысль другой. Подмена тезиса возникает в результате неряшливости в рассуждениях, когда спичрайтер предварительно не формулирует четко и определенно свою основную мысль, а подправляет и уточняет ее на протяжении всего доказательства. Тезис подменяется и тогда, когда в дискуссии вместо ясного ответа на поставленный вопрос автор уклоняется в сторону либо начинает «ходить вокруг до около», прямо не отвечая на него.

Разновидностью подмены тезиса является уловка, когда при обсуждении конкретных действий определенного лица или предложенных им решений незаметно переходят к обсуждению персональных качеств этого человека, т.е., как говорится, «переходят на личность» и начинают вспоминать его прежние просчеты, не связанные с обсуждаемым вопросом.

Другой разновидностью подмены тезиса является ошибка, которую называют «логическая диверсия». Чувствуя невозможность доказать или опровергнуть выдвинутое положение, выступающий пытается переключить внимание на обсуждение другого, возможно и очень важного, но не имеющего прямой связи с первоначальным тезисом, утверждения. Вопрос об истинности тезиса при этом остается открытым, ибо обсуждение искусственно переключается на другую тему.

Ошибка третья – частичная подмена тезиса. Когда в ходе доказательства спичрайтер пытается видоизменить собственный тезис, сужая или смягчая свое первоначальное слишком общее, преувеличенное или излишне резкое утверждение. Если в одних случаях под влиянием контраргументов автор стремится смягчить свою очень резкую оценку, ибо в таком случае ее легче защищать, то в других случаях наблюдается обратная картина. Так, тезис оппонента нередко стараются видоизменить в сторону его усиления или расширения, поскольку в таком виде его легче опровергнуть.

Следует иметь в виду, что логика выступления является лишь составной частью более общей системы приемов, называемой системой аргументации, которая используется в воздействующей, убеждающей речи. Система аргументации включает в себя «способы обоснования и опровержения убеждений, зависимость этих способов от аудитории и обсуждаемой проблемы, своеобразие обоснования в разных областях мышления и деятельности, начиная с естественных и гуманитарных наук и кончая идеологией, пропагандой и искусством и др.». Типовые ситуации в письменной работе порождают типовые схемы аргументации. Не все из них в логическом отношении являются верными. Укажем далее на наиболее часто встречающиеся ошибки.

Неполная аналогия. Приводя умозаключение по аналогии, следует помнить, что аналогия не всегда бывает полной. Утверждение «процесс работы над текстом устного выступления аналогичен процессу написания статьи» верно лишь отчасти: есть много общего между написанием статьи и созданием текста устного выступления, но есть и существенные различия. Полной аналогии здесь нет.

Отождествление временной последовательности событий с их причинной связью: временная последовательность событий не всегда подразумевает наличие между ними причинноследственных отношений. Если предприятие оказалось банкротом после внесения изменений в налоговое законодательство, это не означает, что данные преобразования оказались причиной банкротства: такая зависимость может быть, но может и отсутствовать.

• Квазилогические рассуждения: «Я не против, когда кто-то решает служебные дела по личному телефону, значит, они тоже не должны быть против, когда я звоню им домой по служебному делу».

• Ошибки объединения: «Эта газета для бездомных, следовательно, ее выпускают лица без определенного места жительства».

• Ошибки разъединения: «Совет директоров компании исчерпал свои возможности, следовательно, люди, в него входящие, тоже исчерпали свои возможности».

Авторы других источников выделяют такие логические ошибки, как «Основное заблуждение» и «Круг в доказательстве».

«Основное заблуждение»: в качестве аргументов используют суждения, которые выдают или пытаются выдать за истинные. Например, некоторые и сейчас рассуждают так: «Если в образовании делать упор на связь с практикой, то мировоззренческие и теоретические компоненты образования становятся второстепенными. Необходимо делать упор на связь с жизнью, значит, теоретическим и мировоззренческим положениям можно не уделять особого внимания». Здесь первая посылка явно ложная, так как хорошая теория всегда имеет практическую направленность.

«Предвосхищение основания»: в качестве аргументов используются положения, которые не являются заведомо ложными, но сами нуждаются в доказательстве, тем самым предвосхищается их достоверность (например, не следует ссылаться на мнение авторитетных людей, предварительно не выяснив, что они думают по поводу обсуждаемой проблемы).

«Круг в доказательстве»: аргументы, с помощью которых обосновывается тезис, в свою очередь обосновываются тезисом, часто выраженным при этом в иной форме. Например, ошибка «круг в доказательстве» содержится в следующем рассуждении: «(а) Конкуренция стимулирует экономику, (б) потому что конкуренция означает, что каждый хочет быть лучше всех, быстрее всех и продавать товар дешевле всех. (в) Поскольку в конце концов каждый хочет быть участником конкуренции, (г) чтобы конкурировать с другими людьми, (д) то это оказывается полезным для развития экономики». Нетрудно заметить, что часть (д) данного рассуждения тождественна части (а). Таким образом, круг замкнулся.

«Мнимое следование» или «Не следует»: связь тезиса и аргументов не имеет необходимого характера. Например, в рассуждении «Если страна развита, то она имеет многопартийную политическую систему. В Англии существует многопартийная политическая система. Значит, Англия – развитая страна». В этом рассуждении демонстрация имеет логически неправильную форму: логика запрещает переходить от утверждения следствия к утверждению основания, так как в этом случае не обеспечивается истинность заключения при условии, что посылки истинны; следовательно, в данном случае логическая связь тезиса и аргументов не имеет необходимого логического характера.

«От сказанного с условием к сказанному безусловно»: здесь аргумент, истинный лишь в определенном смысле, при определенных условиях и для данного времени, используется в качестве верного при всех условиях и для любого времени. Вследствие этого связь тезиса и аргумента перестает быть логически необходимой. Например, «Возлюби ближнего своего»: с точки зрения логики совершенно не ясно, почему человек должен любить всех независимо от того, кто перед ним, при каких обстоятельствах и в какое время.

Таким образом, анализ наиболее часто встречающихся ошибок в деловой коммуникации позволяет сделать вывод, что большинство отрицательных результатов, несоответствие намеченным параметрам взаимодействия, непонимание между участниками общения возникает изза отсутствия или недостаточной развитости речевых навыков и умений в устном и письменном деловом общении. В связи с этим всегда остается актуальным вопрос о необходимости овладения стилистикой официальноделового общения, лексическими и грамматическими навыками построения текстов сообщений, обращений, протоколов, договоров, выступлений.

Приведем пример. Обсуждая необходимость переговоров и договариваясь о дате их проведения, стороны обмениваются деловыми письмами и знакомят друг друга с новой информацией, актуальной для подготовки переговоров. Проанализируем следующее письмо.

«Уважаемые коллеги! Ваше предложение о проведении переговоров с целью более детального обсуждения возможностей и форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива. Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров.

Надеемся, что вы согласитесь с необходимостью проанализировать последние информационные материалы и публикации, которые дают представление о тех или иных факторах в сегодняшнем положении фирм.

Ждем вашего ответа и предложения о дате переговоров.С уважением Директор фирмы «Н» Петров С.Б.»

Отметим показатели совершенства (или несовершенства) текста в этом деловом письме.

Вопервых, письмо проникнуто желанием авторов поставить себя в зависимое положение по отношению к адресату, польстить, подстроиться. В деловой переписке это недопустимый просчет.

Вовторых, растянуто изложение четырех простых и конкретных положений: получили ваше письмо; готовы к переговорам; предлагаем обменяться дополнительной (новой) информацией; рассмотрим ваш вариант даты переговоров. Не призывая к «телеграфному» варианту подачи информации, отметим всетаки, что деловые письма должны отличаться краткостью, четкостью, простотой слога.

Втретьих, у авторов письма смутные понятия о стилистических правилах составления деловых текстов. Так, выражение «...вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива» явно заимствовано из выступления на профсоюзном собрании, а фраза «Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров» – из бытового разговора на эту тему. Слова информационные материалы и публикации вызывают вопрос: разве публикации не относятся к информационным материалам?

Вчетвертых, использование слов, не соответствующих замыслу обращения. Как следует понимать «...представление о тех или иных факторах в сегодняшнем положении фирм»? Фактор в смысле какихлибо существенных обстоятельств в процессе, явлении (например, фактор времени) или сами события, явления (т.е. факты), изложение которых дает нужную информацию? К сожалению, понятия фактор и факт путают очень часто.

Впятых, никакой конкретностью и точностью не дополняет письмо просьба о предоставлении «тех или иных» факторов.

Вшестых, в заключительной части делового письма подобного типа не обязательно обозначать должность отправителя, а его инициалы должны предварять фамилию.

Конечно, все эти «тонкости» оформления деловых, текстов можно считать второстепенными по сравнению с предметным содержанием. Однако следует попытаться сравнить приведенное выше письмо со следующим его вариантом:

«Уважаемые коллеги!

Благодарим вас за предложение провести переговоры по обсуждению форм сотрудничества наших фирм.

Предлагаем вам до начала переговоров обменяться актуальной в данный момент информацией о деятельности фирм. Готовы рассмотреть ваши предложения по проведению переговоров, месту, времени, составу делегаций.

Высылаем вам наши новые рекламные проспекты с самой свежей информацией о характере деятельности подразделений нашей фирмы. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением. С.Б. Петров».

 

Содержание и форма, распределение информации

Философия определяет содержание как совокупность всех взаимодействий и обусловливаемых ими изменений, свойственных явлению, а форму как устойчивую систему связей элементов содержания. Несмотря на то, что по содержанию произведения могут значительно отличаться друг от друга, форма представления их относительно устойчива, пассивна. Вместе с тем, она при определенных условиях оказывает воздействие на содержание, способствуя его более полному раскрытию. Поэтому можно говорить об оптимальном способе представления информации. «Трудных наук нет, есть только трудные изложения», – говорил А.И. Герцен. Одна из важнейших задач исследователя при оформлении результатов своих изысканий и заключается в том, чтобы обеспечить соответствие формы и содержания. Несоответствие формы содержанию возникает тогда, когда форма становится чемто внешним, как бы наложенным на содержание.

Форма произведения, соответствующая содержанию, способствует наиболее полному его раскрытию, форма вместе с тем может переходить в содержание или даже сливаться с ним. В эскизе как части художественной картины (курсовая или дипломная работа) максимальный эстетический эффект достигается в том случае, если совокупность формальных элементов адекватна их содержательной сущности. «Когда форма, – писал В.Г. Белинский, – есть выражение содержания, она связана с ним так тесно, что отделить ее от содержания, значит уничтожить само содержание; и наоборот, отделить содержание от формы, значит уничтожить форму. Неразвитость и непрочность формы не дает возможности сделать дальнейшие серьезные шаги в развитии содержания, вызывает постыдный застой, ведет к расхищению сил, к несоответствию между словом и делом».

Если работу рассматривать как некую последовательность сигналов, то станет очевидным, что ни одно сообщение не может состоять только из необходимых сигналов, т.е. сигналов, несущих новую информацию. Оно обязательно включает некоторое количество избыточной информации. Из теории информации известно, что всякое сообщение характеризуется двумя важнейшими свойствами – содержательностью и помехоустойчивостью. Чем больше в сообщении удельный вес необходимых сигналов, тем выше его содержательность. Помехоустойчивость определяется способностью того или иного сообщения противостоять искажающему влиянию помех.

Распределение информации в рукописи работы большинство исследователей представляет следующим образом:

Схема 1

ИНФОРМАЦИЯ

 

Избыточная информация

Новая информация Искажения Шум

 

Нерелевантная Релевантная

 

ПОМЕХИ

 

Под избыточной информацией принято понимать информацию, не содержащую новых сведений. Однако следует различать оправданную (релевантную) и неоправданную (нерелевантную) избыточную информацию. К оправданной избыточной информации относится, прежде всего, та часть релевантной информации, которая содержится в описании прототипа. Кроме того, релевантную избыточность создают те сигналы, без которых восприятие необходимых сигналов ухудшается. Следовательно, к оправданной избыточной информации можно отнести справочнобиблиографический аппарат, сведения обзорного характера, содержащиеся во введении, а также выводы и заключения, в которых основные положения исследования повторяются для формулирования рекомендаций или предложений.

Кроме того, практически в каждой работе можно обнаружить часть информации, имеющую психологическое значение. Такую часть текста В.В.Максимов называет психологической зоной, а именно: зона, описывающая действия, которые совершают автор и его коллеги в ходе работы, или отношение автора к действиям (выражения модальности, глагольные формы: следует, необходимо, можно, должен, вызывает сомнение и т.д.); зона, указывающая на различные формы сотрудничества авторов (аспект собственно академического речевого этикета). Часть информации, рассчитанная на психологический эффект, облегчает восприятие информации, материализованной в виде математической записи, строгих логических форм и т.п.

К нерелевантной избыточности относятся всякого рода повторения, дублирование графической и вербальной информации, многословие и т. д.

Нарушение в документе пропорциональности между основной и релевантной информациями приводит к появлению искажений или «шумов».

Искажения – это разного рода стилистические и логические ошибки, нечеткие, туманные формулировки, мешающие правильному восприятию документа.

Под «шумом» подразумеваются ошибки в расчетах, методах или обобщениях, предвзято отобранные экспериментальные данные, выводы, противоречащие приведенному фактическому материалу, а также необоснованные рекомендации. «Шум» – наиболее опасная категория помех, поскольку он лишает информацию, содержащуюся в документе, достоверности. Известно, какой вред нанесли развитию кибернетики и генетики публикации, заведомо содержавшие «шум» – основанные на неверных посылках, предвзятых мнениях, необоснованных доказательствах.

Таким образом, основная цель оформления рукописи – устранение неоправданной информационной избыточности, немотивированность и недоказанность которой не всегда очевидны, благодаря чему можно избежать многих недостатков, в том числе растянутости и расплывчатости изложения.

Информацию, содержащуюся в документе, можно разделить еще на две категории – логическую (семантическую) и эстетическую. Логическая информация подчиняется универсальным законам формальной логики, языка, стиля. Неслучайно лингвисты рассматривают языки наук как результат пересечения знаковой системы конкретной науки и знаковой системы естественного языка, в частности, литературного. Отсюда двоякое редактирование документа: научное и литературное. Научное редактирование предполагает правильный выбор терминов, точность логических посылок и выводов, достоверность привлекаемых источников и т. д. Литературное редактирование, в свою очередь, предполагает обеспечение соблюдения норм современного литературного языка. Оба вида редактирования направлены на устранение всевозможных ошибок (семантических, стилистических, грамматических), на повышение содержательности и помехоустойчивости научной информации.

 

После завершения работы над текстом и иллюстративными матери­алами они передаются руководителю. По его замечаниям вносятся до­полнения и коррективы. На последнем этапе референт обсуждает с ру­ководителем круг вопросов или возражений, которые могут возникнуть у аудитории. Это также очень ответственная и сложная стадия. На воз­можные выступления оппонентов заранее готовятся аргументирован­ные ответы, что обычно требует привлечения дополнительной инфор­мации — фактических данных, авторитетных суждений, описания чьего-либо опыта.

Для совершенствования любых направлений информационного об­служивания необходим анализ данных обратной связи. Именно поэто­му референт внимательно относится ко всем замечаниям и предложе­ниям руководителя, возникающим по ходу работы. Затем он обязательно выясняет реакцию слушателей па выступление, содержание вопросов, замечании, контраргументов. Это особенно важно в случае, если выска­зывания оппонентов оказались серьезными и неожиданными. Референт пытается соотнести их с собственной работой: были ли пропущены или не учтены положения, отраженные в документальном потоке, которые и послужили причиной критики.

В функции руководящих работников входит подготовка докладов для вышестоящих органов. Содержание этих документов может касать­ся деятельности организации, но чаще от руководителей ожидают оцен­ки общей ситуации, сложившейся в отрасли и суждений прогностичес­кого характера.

Как и при создании любых аналитических материалов, работа начи­нается с уточнения темы и цели написания доклада, выяснения, какой информацией располагает руководитель или другие специалисты пред­приятия.

Далее параллельно ведется поиск документов и разрабатывается многоаспектный рубрикатор проблемы. Для поиска используются ин­формационные ресурсы самой организации, вторичные издания, ресур­сы Интернет. Как правило, на этой и последующих стадиях практикует­ся интервьюирование ведущих специалистов предприятия.

На этапе аналитической переработки информации основное внима­ние обращается на изученность темы в аспекте, заявленном в докладе;

выявление существующих точек зрения и подходов; наличие аналогич­ных проблем в других отраслях и способы их решения: общие тенден­ции социальной, экономической и культурной политики. Попутно ве дется фиксация собственных соображений и вопросов, которые требуют обсуждения с руководителем.

На этапе первого согласования руководителюпредъявляются;

• рубрикатор как план будущего доклада;

• подборка выявленных материалов;

• наброски, характеризующие состояние проблемы;

• соображения и вопросы, возникающие у референта.

Выясняется полнота и логичность построения рубрика-гора; степень подробности освещения отдельных позиций; достаточность исходного материала. Однако самым главным, определяющим весь ход последую­щей работы, является уточнение авторской позиции, главной основопо­лагающей идеи, с которой намеревается выступить руководитель. Есте­ственно, что именно применительно к этой идее будет вестись поиск доказательств, аргументов, положительных примеров. С характеристики состояния дел и декларации авторской позиции собственно и начинается текст доклада. Для выделения авторской идеи обычно используются сти­листические обороты типа; «Предлагается...», «обосновывается возмож­ность и целесообразность...», «наше понимание проблемы заключается н том, что...», «данную проблему предлагается решать, следуя концепции...».

Далее работа над докладом идет в последовательности подготовки любых аналитических материалов: написание текста— внесение в него изменений по замечаниям руководителя — подготовка иллюстратив­ного материала и списка литературы — предоставление всех материа­лов руководителю — оформление доклада после его утверждения ру­ководителем.

После написания аналитической части текста и перед его передачей руководителю референт проверяет правильность своих действий с точ­ки зрения:

• наличия в будущем докладе фактических сведений в объеме, до­статочном для доказательства основных положений;

• точности используемой терминологии;

• полноты раскрытия тех позиций, которые были отмечены руко­водителем как основные; мотивировки причин поверхностного изложения материала, если необходимую информацию выявить не удалось;

• показа разных точек зрения, если в подходе к решению проблемы нет единства мнений;

• соответствия содержания, стиля написания и выводов целям под­готовки доклада, интересам и уровню компетентности целевой аудитории;