Документация как элемент бухгалтерского учета. Реквизиты документов. Документооборот.

Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.
Документ (с лат. - доказательство, свидетельство), а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.
Значение документации в бухгалтерском учёте.
Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

Ø Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

Ø Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

Ø Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).
Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.
Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.
Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.
Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.
Реквизиты, обязательные для составления любого документа:

§ Название документа;

§ Дата составления документа;

§ Номер;

§ Содержание хозяйственной операции;

§ Основание для её совершения;

§ Измерители;

§ Подписи ответственных лиц.

Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.
Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции
Требования, предъявляемые к первичным учётным документам
Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:
· К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

§ Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;

§ Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления.

Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

Документооборотом называется движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете. Различают 3 основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);
2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3. документы, создаваемые и используемые работниками внутри организации (внутренние).

Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм.

Руководители организации несут персональную ответственность за документарный фонд организации. Документы на предприятии хранятся в соответствии с установленными Главным архивным управлением правилами, но не менее 5 лет, а лицевые счета работников предприятия – 75 лет. Изъятие документов может производится только соответствующими органами при наличии предписания с обязательным составлением протокола.

В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия:

1. стоимостная оценка;

2. идентификация во времени;

3. классификация в номенклатуре плана счетов (корреспонденция счетов), которую обозначают на документах.

В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения – счетные записи, описывающие каждый свершившийся факт хозяйственной жизни и представляющие вход бухгалтерской информационной системы экономического субъекта.