Сортировка и фильтрация данных

Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что таб­личные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сор­тировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по зна­чению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствую­щего столбца и нажать одну из кнопок на панели Сортировка и фильтр,которая располагается на вкладке Главная: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.

В СУБД Access предусмотрено несколько механизмов выборки необходимой информации из таблиц БД. Простейшим из них является фильтрация, направленная на отбор группы записей, удовлетворяющих некоторому условию.

В Microsoft Access существует несколько разновидностей фильтров.

Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для (Filter For) являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым явля­ется фильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержа­щие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для (Filter For) используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расши­ренного фильтра.

Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результатирующим набором.

Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:

1. В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.

2. Выделить это значение и нажать кнопку Выделение на панели Сортировка и фильтр и выбрать соответствующую команду. Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

Чтобы отменить фильтр, необходимо отжать кнопку Применить фильтр на панели Сортировка и фильтр или воспользоваться командой контекстного меню – Снять фильтр с …

Похожей возможностью фильтрации записей обладает поле Фильтр для. Его можно использовать в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы.

Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Текстовые фильтры в контекстном меню.

Фильтр по сложному критерию. При фильтрации условия отбора записей могут включать логические операции И и ИЛИ. Для реализации операции ИЛИ необходимо произвести фильтрацию по первому значению, после чего нажать кнопку Дополнительно , затем Изменить фильтр на панели Сортировка и фильтр, что приведет к открытию окна диалога по настройке фильтра. Внизу окна находятся ярлыки вкладок. На первой из них уже указано в качестве отбора первое значение. Необходимо перейти на вкладку ИЛИ и, нажав кнопку раскрытия, выбрать следующее значение. Далее нажимается кнопка Применить фильтр . Очевидно, что можно выбрать несколько значений, связанных операцией ИЛИ.

Операция И реализуется между значениями различных полей, например, надо выбрать из таблицы СТУДЕНТ женатых студентов определенного факультета. Для этого производят фильтрацию по первому значению, например, факультету, а затем результат фильтруется по второму значению, например, семейному положению.

 

Практическое задание:

В таблице СЛУЖАЩИЙ БД Фирма осуществить следующие виды фильтрации:

выбор служащих одного отдела;

выбор служащих, название должности которых заканчивается на букву "т";

выбор служащих, фамилия которых начинается на букву "В";

выбор всех женатых служащих одного отдела;

выбор служащих по одной должности;

выбор служащих-женщин одного отдела.

выбор сотрудников по Отделу, Фамилии и Окладу, отсортированный по всем полям