Нормативно-методическая база делопроизводства
Как известно, делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: - правила оформления документов; - правила работы с документами; - обеспечение сохранности документов; - порядок передачи документов на архивное хранение; - работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); - внедрение новых информационных технологий в работе с документами; - работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; - юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются: - законодательные и правовые акты РФ; - государственные и отраслевые стандарты; - нормативные документы; - государственные и отраслевые классификаторы; - Государственная система документационного обеспечения управле-ния (ГСДОУ); - инструкции по делопроизводству конкретного предприятия. К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся: - законы РФ; - указы и распоряжения Президента; - постановления и распоряжения Правительства; - правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера; - правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; - правовые акты нормативного и инструктивного характера. Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов. - Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». - Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации». - Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне». - Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». - Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве». - Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». - Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об «Информационно-справочной системе архивной отрасли». - Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». - Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса «официальной базы данных Федеральной архивной службы России». Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства: - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения». Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов. - Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Нормативная часть этого документа содержит: a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспече-нию управления (обработку, регистрацию, учет количества и кон-троль исполнения документов, ведение карточек и т. д.); b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогиза-цию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.). - Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность. - Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока: a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов доку-ментов и т. д.); b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизиро-ванной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).
Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы: - Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); - Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). - Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие: a) состав управленческих документов; b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов; c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых; d) общие требования к составлению текстов управленческих докумен-тов. - Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок: a) документооборота организации; b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам; c) контроля исполнения документов; d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение. - Механизация и автоматизация работы с документами. - Организация службы документационного обеспечения управления.Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления. На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит: - общие положения; - порядок составления и оформления служебных документов; - порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; - контроль исполнения документов; - порядок работы с исходящими документами; - порядок работы с внутренними документами; - составление номенклатуры дел; - правила формирования дел; - порядок обеспечения сохранности документов; - порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства Билет 3.
|
