Процесс принятия решения о закупке

Процесс покупки в промышленной среде может быть представлен в виде следующих последовательных этапов
1) Выявление потребности.

2) Описание требуемых характеристик продукта / услуги.

3) Поиск поставщиков.

4) Рассмотрение предложений, предварительные переговоры.

5) Выбор поставщика / поставщиков.

6) Заключение сделки.

Выбор поставщика ведет к за­ключению сделки, в результате чего начинает действовать:
- конт­роль за ходом выполнения заказа,
- проверка счета-фактуры,
- полу­чение и инспектирование поступающих партий товара,
- передача на хранение сведений о заключенной сделке.
Размещение заказа в большинстве случаев предполагает использование бланка заказа, являющегося юридическим документом, связывающим выдавшую его фирму. Некоторые поставщики настаивают на подписании контрактов, дающих им большую гарантию в вопросах условий закупки, не упоминаемых в бланке заказа. Форма оформления сделки зависит от степени ее сложности, относительной важности для каждого из участников, общего состояния рынка.
Контроль за ходом выполнения заказа необходим, так как поставщики могут задерживать сроки поставок при недостатке материалов или сме­не производственных циклов, отдать предпочтение более выгодно­му заказу и т.д. Он может выражаться в напо­минании о наступлении срока поставки, либо требовать больших усилий.
Проверка счета-фактуры
Счет-фактура — это не только извещение об отгрузке, но и подробное перечисление отгруженного, а также платежное требо­вание, обращенное к покупателю.

Ни одна сделка не может считаться завершенной без проверки и оплаты счета-фак­туры.
Получение и инспектирование поступающих партий в боль­шинстве случаев осуществляется на складе. Склад извещает о поступлении товара отдел закупок и подразделение, заказавшее товар. В отдельных случаях при приемке товара требуется оценка качества. Она может проводиться по образцу, взятому от каждой партии.
7) Оценка результатов закупки зависит от степени удовлетворения стоявшей перед покупателем потребности.

3. «Закупочный центр»: роли и функции

Коллективный характер решения о покупке является характерной особенно­стью промышленного покупателя. На практике это означает, что поставщик не может ограничиться поддержанием деловых контактов лишь с тем подразделением перспективного по­купателя, которое официально производит закупку. В структуре каждого предприятия - покупателя необходимо выявить тех лиц, от которых фактически зависит решение о закупке, и тех, кто оказывает на принятие этого решения существенное влияние. Затем поставщик должен изы­скать способы контакта и воздействия на все уровни «закупочного центра».

«Закупочный центр» - все лица, участвующие в принятия решения о закупке и взаимодействующие между собой в процессе этого решения. В закупочном центре выделяют шесть типичных участников, каждый из которых представляет свою особую функцию.

Состав «закупочного центра»

Пользователи чаще всего выявляют какую-либо потребность и непосредственно страдают от недостатков продуктов и услуг. Типичные пользователи — это ответственный за послепродаж­ное обслуживание (заботится о снижении гарантийных издер­жек), коммерческий директор (удовлетворение потребностей клиентов), начальники смен и цехов (выполнение производственных планов) и т.д.

Советники подсказывают, какие продукты можно выбрать, к каким поставщикам обратиться, предлагают информацию, спо­собную воздействовать на выбор. Продавцам не просто установить степень влияния советников, ибо последняя определяется нефор­мальными структурами предприятия. В роли советника может выступать ответ­ственный за производство (подтверждает свою техническую компетентность), ответственный за приемку (волнует проблема качества продукции), ответственный за снабжение (стремится свести к минимуму коммерческие риски), различного рода внешние эксперты.

Прескрипторы (лица, определяющие выбор товаров или услуг) находятся как внутри предприятия, так и вне его, определяют техниче­ские характеристики, разрабатывают спецификации продуктов, которые нужно приобрести для удовлетворения выявленной потребности. Иногда к обсуждению привлекаются специалисты фирм – поставщиков, имеющих возможность спроектировать и изготовить подобный продукт. Типичные прескрипторы - конст­рукторские бюро, инжиниринговые службы, инженеры – эксплуатационники, товароведы. Основная мотивация - обеспечение качества продукта, экономическая целесообразность.

Лица, фильтрующие решения, образуют «заслон» или в луч­шем случае контролируют отношения между членами «центра по закупкам» и потенциальными поставщиками. Как «фильтр» может действовать снабженец, препятствуя установ­лению непосредственных связей между поставщиками, пользователями и прескрипторами на предприятии. Роль «фильтра» от­части выполняется и ответственным за приемку, моти­вация которого определяется, помимо качества продукта, отно­шениями со специализированной фирмой, вносящей изменения в продукт.

Лицам, принимающим решение, принадлежит последнее слово в процессе покупки. Принимающими решения являются: технический директор, основная мотивация которого заключается в снижении себестоимости и уменьшении возможных рисков; ком­мерческий директор, заботящийся об удовлетворении потребностей клиентов при сокращении гарантийных издержек и при ограниче­нии риска, связанного с использованием продукта; высшее руководство (необходимость наилучшего использования средств предприятия, обеспечение рентабельности деятельности).

Снабженцы - лица, функция которых сводится к подбору и оценке возможных поставщиков, информированию заинтересованных служб о возможностях рынка и его развитии, ведению переговоров об условиях заказа (цена, сроки, расчеты и т.д.). В роли снабженца обычно выступает сотрудник отдела МТС, отвечающий за данный вид продукта, чья мотивация – сохранение особых отношений с привычными поставщиками.

4. Ситуации и способы закупки в промышленной среде
Рассмотрим три возможные ситуации закупки, соотнесенные со стадиями процесса принятия решения:
1) Повторяющаяся закупка без изменений – самая простая ситуация для потребителя: риски незначительны. Процесс принятия решения короткий по времени, потребность в дополнительной информации и количество рассматриваемых альтернатив минимальны.
Предприятие-покупатель обращается преимущественно к привычным поставщикам. Состав закупочного центра ограничен, ведущую роль играют снабженцы. Наиболее значимой стадией в процессе принятия решения является оценка результатов закупки: до той поры, пока они положительны, ситуация не изменится.
2) Повторяющаяся закупка с изменениями / модифицированная закупка - промежуточная ситуация. Изменения могут касаться характеристик и свойств продукта, объема закупки, условий поставок.
Как правило, потребитель раз за разом обращается к привычным поставщикам и последовательно отказывается от каждого до тех пор, пока не находит того, кто в состоянии удовлетворить изменившуюся потребность. Средняя продолжительность решения, потребность в информации и количество оцениваемых вариантов. Основные стадии в процессе решения – поиск поставщиков и анализ предложений. Активны снабженцы, прескрипторы, советники.
3) Новая закупка – риски максимальны. Процесс принятия решения длительный, велика потребность в информации, рассматриваются практически все возможные поставщики.
В этой ситуации реализуются многочисленные функции различных служб предприятия, состав «закупочного центра» расширен. Основная роль принадлежит руководству. Наиболее значима стадия выявления и определения потребности, так как от этого зависят требования к продукту и сроки закупок.

Основные способы закупки в промышленной среде:
Закупки по образцам – действуют в случае приобретения универсальных, стандартизированных продуктов с низкой стоимостью и технологически простых (взаимодополняющие детали, материалы, полуфабрикаты, легкое вспомогательное оборудование и т.д.). Оценка качества возможна по образцу.
Закупки с личным осмотром – осуществляются при приобретении продуктов, крайне неоднородных по своей природе (зданий, сооружений, стационарных объектов, производственных комплексов и др.) Предложения различных поставщиков существенно дифференцируются по своим потребительским свойствам.
Закупки по спецификациям характерны для продуктов нестандартизированных, имеющих специфические свойства и характеристики, малейшее отклонение в которых значимо для потребителя (специализированное оборудование и материалы, комплектующие и т.д.). (Спецификация - исчерпывающий перечень обязательств поставщика по отношению к заключаемой сделке, включая характеристики продукта, сопутствующие услуги, условия поставок и т.д. Спецификации устанавливаются потребителем как необходимое условие сделки).
Закупки по контракту – обычно осуществляются в случае установления долгосрочных отношений, либо если заранее предусмотреть все требования потребителя и виды работ невозможно (сырье, профессиональные услуги).

Факторы, формирующие покупательское поведение Факторы, формирующие покупательское поведение организованных потребителей можно условно разделить на следующие группы: 1) Факторы внешней среды:- общая экономическая ситуация, - научно – технический фактор; - природный фактор (доступность ресурсов, экология); - политико-правовые аспекты; - коньюктура рынка; - доступность потенциальных поставщиков; - уровень конкуренции; - ситуация на конечном рынке. 2) Организационные факторы:- цели и задачи организации; - ресурсы организации; - опыт и связи; - степень централизации системы закупок; - политика по отношению к поставщикам. 3) Факторы «закупочного центра»:- состав закупочного центра; - функции и ожидания его участников; - взаимоотношения между ними; 4) Личностные факторы:- мотивация, - статус и положение отдельного участника «закупочного центра». Таким образом, потребители на промышленном рынке ведут себя более рационально, чем розничные покупатели и восприимчивы к конкретным фактам и экономическим аргументам. В то же время, их решения подвержены влиянию иррациональных оценок и субъективных знаний.