Документація з кадрово-контрактних питань: характеристика, рекомендаційний лист.

Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. У кожній характеристиці повинні бути чотири частини, що логічно пов'язані між собою. Перша — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду (вчений ступінь і звання), рік народження, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик. Друга — дані про трудову діяльність (факс, тривалість роботи, рівень професійної майстерності та інше). Третя — власне характеристика, ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, відносини у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про урядові винагороди або заохочення. Четверта — висновки, де зазначено призначення характеристики.

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

Рекомендаційні листи в діловому світі практикуються дуже широко й давно вже стали невід’ємним елементом ділових стосунків і, відповідно, епістолярію. На від­міну від характеристики, рекомендація не обов’язково подається з місця роботи. Зацікавленою в рекомендації стороною, може бути або сама людина, або ж організа­ція чи фірма. Останнім особливо важлива об’єктивність, оскільки вони зацікавлені в добросовісних, кваліфіко­ваних працівниках або ж стипендіатах, що гідно вико­ристають виділені їм кошти.

Ситуації, коли особа має заручитися поважною ре­комендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різними: клопотання про посаду, вла­штування на нову відповідальну роботу, подання на здо­буття стипендії чи гранту й т. ін.

Діловий етикет передбачає, що за рекомендацією зверта­ються до тих, хто справді добре знає особу, про яку йдеться в рекомендації (її професійні та людські якості, коло за­цікавлень, наукові праці тощо), має певний авторитет та визнання у своїй галузі й готовий поручитися за неї своїм авторитетом. При цьому в рекомендації можуть вказувати­ся не тільки позитивні якості претендента. Об’єктивність і правдивість рекомендації — це справа ділової честі, і за успіхами чи помилками рекомендованих осіб стоятиме авторитет і добре ім’я того, хто рекомендував цю особу.

Рекомендаційні листи складаються, як правило, з двох частин:

1. У першій частині вказуються мінімальні відомості про рекомендованого: скільки часу, звідки, з якого боку його знаєте, з якими його працями чи досягненнями знайомі та ін.

2. У другій частині має бути чітко сформульоване те, заради чого, власне, й пишеться рекомендація: рекомен­дую чи не рекомендую. Врешті-решт висловлюється го­товність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.