Учет и оценка производственных запасов

 

Учет - это количественное отражение событий и фактов в жизни общества, используемое для управления обществом на различных организационных уровнях.

Процесс учета, как одной из разновидностей управленческой деятельности человека, состоит из следующих относительно самостоятельных этапов или приемов работы: наблюдение (это начало учетного процесса, когда человек, осуществляющий учет, присутствует и непосредственно видит (наблюдает) событие или объекты учет), измерение (точные количественные характеристики наблюдаемых фактов и событий), регистрация и обобщение (обобщение полученных данных и представление их в виде, удобном для обозрения и понимания сути событий).

Для получения количественных показателей о событиях, явлениях и фактах в жизни общества применяют большой перечень различных единиц измерения: натуральные, трудовые, денежные, а также условно-натуральные.

Различают статистический, бухгалтерский и оперативно-технический виды учета образующие единую систему народнохозяйственного учета. Это единство заключается в том, что все виды учета являются неотъемлемой составной частью единой системы управления обществом, страной. Каждый вид учета широко использует данные других видов: статистический - данные бухгалтерского и оперативного, бухгалтерский - данные оперативного. Отсюда вытекает и необходимость согласования методологий этих видов учета.

Бухгалтерский учет по действующему законодательству должен вестись на всех предприятиях, учреждениях и организациях, независимо от подчиненности, формы собственности и сферы деятельности. Его особенностью является то, что все объекты, события и факты, в конечном итоге, должны быть измерены и отражены в учете и отчетности в стоимостном измерителе, т.е. иметь денежную оценку.

Предметом бухгалтерского учета является имущество (средства производства) предприятий, организаций и учреждений, находящееся в их распоряжении и имеющее стоимостную (денежную) оценку.

Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм их расхода, обеспечения надлежащего хранения и сохранности.

В связи с этим перед учетом производственных запасов стоят следующие задачи:

1) правильное и своевременное документальное оформление всех операций по заготовке, поступлению и отпуску производственных запасов; выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением; расчет и списание отклонений фактической себестоимости ценностей от их учетной стоимости по направлениям затрат;

2) выбор наиболее приемлемой оценки производственных запасов в текущем учете;

3) контроль за сохранностью производственных запасов в местах их хранения и на всех стадиях движения;

4) постоянный контроль за соблюдением установленных норм запасов материальных ценностей;

5) систематический контроль за использованием товарно-материальных ценностей в производстве на базе обоснованных норм их расходования;

6) контроль за технологическими отходами и потерями и их использованием;

7) своевременное получение точной информации о величине экономии или перерасхода производственных запасов по сравнению с установленными лимитами (нормами);

8) своевременное осуществление расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей, контроль за ценностями, находящимися в пути, неотфактурованными поставками;

9) ведение синтетического и аналитического учета производственных запасов.

Для решения стоящих задач по организации учета производственных запасов предприятия необходимо обеспечить: надлежащую организацию материально-технического снабжения в организации; соответствующее состояние складского и весоизмерительного хозяйства; наличие прогрессивных норм расходов сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей, топлива и других ценностей на единицу продукции. В целях повышения роли учета и контроля необходимо в каждой организации иметь научно разработанную номенклатуру-ценник, установить четкий документооборот, своевременно проводить контрольные проверки и инвентаризацию ценностей, не допускать значительных отклонений от норм запасов материальных ценностей, механизировать и автоматизировать учетно-вычислительные работы, своевременно заключать договоры о материальной ответственности с работниками складов и кладовых. Все службы организации следует обеспечить списком должностных лиц, имеющих право подписывать документы на получение и отпуск со складов товарно-материальных ценностей, а также выдавать разрешения (пропуска) на их вывоз с организации.

На каждом предприятии ведут синтетический и аналитический учет наличия, движения (прихода и расхода) производственных запасов на бухгалтерских счетах. Синтетический учет, как правило, ведется в бухгалтерии предприятия, а в местах хранения - аналитический. Аналитический учет в местах хранения и использования материалов организуется и ведется в количественном или количественно-суммовом выражении под постоянным контролем бухгалтерии, а его обобщенные данные используются для контроля и ведения синтетического учета в бухгалтерии.

Для построения синтетического и аналитического учета, а также

составления статистической отчетности об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности используют рассмотренную выше классификацию производственных запасов.

В соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учета, производственные запасы учитываются на счете 10 "Материалы", с выделением на каждый вид производственных запасов отдельного субсчета и значительного количества аналитических счетов, которые в местах хранения, чаще всего, ведутся в виде карточек складского учета, открываемых на каждое наименование товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Кроме оплаты самих товарно-материальных ценностей, предприятие-покупатель несет ряд дополнительных расходов, связанных с покупкой и доставкой их на собственные склады. Эти дополнительные расходы называют транспортно-заготовительными, которые увеличивают их стоимость. К ним относят расходы по оплате перевозки (автомобильным, железнодорожным и другим транспортом), погрузочно-разгрузочные расходы, оплата командировочных расходов, различных сборов, страхование грузов и другие. Два вида затрат - покупная стоимость и транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) - составляют фактическую себестоимость товарно-материальных ценностей, приобретенных и доставленных в места хранения.

В фактическую себестоимость, приобретенных за плату ТМЦ, не включается налог на добавленную стоимость.

Важнейшей предпосылкой организации учета производственных запасов является их оценка. В соответствии с Законом Республики "О бухгалтерском учете и отчетности" все производственные запасы в учете и отчетности должны отражаться по их фактической стоимости, определяемой, как правило, по истечении месяца, когда становятся известными фактические затраты по их приобретению (заготовлению).

Определить фактическую себестоимость производственных запасов в течение месяца практически невозможно, так как многие затраты, из которых слагается себестоимость поступающих и отпускаемых со складов материалов, еще не известны (транспортно-заготовительные и прочие расходы). Поэтому в бухгалтерском учете чаще всего применяются в течение месяца неизменные, т.е. "твердые" учетные цены. Именно поэтому во всех первичных документах на отпуск материалов со складов в течение месяца бухгалтерия указывает, вместо фактической себестоимости, учетную цену и рассчитывает (таксирует) учетную стоимость отпущенных материалов. В качестве этих цен могут применять устоявшиеся средние цены покупки данного вида материала без учета транспортно-заготовительных расходов. Если к устоявшимся ценам добавляют плановый размер транспортно-заготовительных расходов, то такие учетные цены называют плановыми. Учетные цены по всем наименованиям применяющихся на предприятии материалов записывают в специальный справочник, который называют номенклатура-ценник.

На основе данных об остатках, поступлении и отпуске материальных ценностей в количественном выражении и "твердых" учетных цен ведется аналитический учет движения материальных ценностей в стоимостном выражении. Этот аналитический учет в "твердых" учетных ценах ведется параллельно с синтетическим учетом материалов.

Аналитический учет в твердых учетных ценах ведется по каждому наименованию материальных ценностей в разрезе обычных показателей счета - остаток, приход, расход, новый остаток. Показатели исчисляются, как правило, и в натуральном, и в стоимостном измерении по учетным ценам. Для стоимостного измерения количество в натуральном измерении умножают на учетную цену, взятую из номенклатуры-ценника. Суммовые показатели обобщают по отдельным видам (учетным группам) материальных ценностей, по синтетическим субсчетам и счетам.

При применении в текущем учете материально-производственных запасов цен плановой (нормативной) себестоимости, среднепокупных или свободных рыночных цен отдельно учитываются отклонения фактической себестоимости ценностей от их стоимости по указанным ценам. Они учитываются не по каждому номенклатурному номеру ценностей, а по группам с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений. В случае применения регулируемых оптовых цен в качестве учетных по окончании месяца определяются суммы и процент транспортно-заготовительных расходов, с помощью которых доводится учетная стоимость материально-производственных запасов до их фактической себестоимости.

Для учета отклонений фактической себестоимости материально-производственных запасов от их стоимости по учетным ценам можно использовать единственный счет - счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей".

Кроме твердых учетных цен при списании товарно-материальных в производство в теории и на практике известны и другие способы оценки материальных ценностей. В отечественной практике довольно широко используется способ оценки материалов по средневзвешенным ценам, а в зарубежной, кроме названного, способы "файфо" или "фифо" (FIFO) и "лайфо" или "лифо" (LIFO).

Отпуск ТМЦ с общезаводских складов в цеховые кладовые и на рабочие места осуществляется по лимитным картам и разовым требованиям.

В течение отчетного года разрешается использовать только один отраженный в учетной политике организации метод оценки запасов.

Нормальный ход производственной деятельности предприятия и ее результаты зависят от своевременного обеспечения предприятий необходимыми оборотными производственными фондами, т.е. эффективной организации снабжения, а также от правильного и экономного использования материальных ресурсов.

Важнейшими задачами анализа обеспеченности предприятия материальными ресурсами являются:

- оценка обоснованности плана материально-технического обеспечения;

- выяснение своевременности заключения хозяйственных договоров по обеспечению материальными ресурсами;

- установление степени ритмичности поставок материально-сырьевых ресурсов;

- оценка потребности предприятия в материальных ресурсах;

- оценка обеспеченности предприятия материальными ресурсами.

Анализ состояния и использования материальных ресурсов позволяет руководству:

- правильно и своевременно информировать отдел заказов, выбрать оптимального поставщика с точки зрения географии поставок, качества и цены материалов, графика поставок;

- организовать поставки прямо с колес и точно в срок, выявить трудности в снабжении, периодичность поставок и сроки;

- изучить состояние запасов, определить их соответствие нуждам предприятия, выяснить случаи затоваривания;

- организовать эффективную замену в случае отсутствия или несвоевременного поступления материалов;

- своевременно контролировать выполнение графика поступления материальных ценностей в производство;

- выявлять медленно оборачивающиеся материальные ценности и организовать их замену и реализацию; потери при транспортировке, складировании;

- определить величину минимального и страхового запаса и установить, нужен ли страховой запас вообще;

- рассчитать величину запасов материалов и полуфабрикатов для бесперебойного обеспечения производства;

- определить поставщиков, сохранить длительные связи, найти новые рынки;

- выявить формы и географию доставки, цену, транспортные тарифы, выбрать цены франко, формы и сроки оплаты, возможные сезонные колебания поставок;

- определить количество и состав фактических остатков, сверхнормативные, ненужные материалы; сроки хранения;

- рассчитать ликвидность запасов и их фактическую рыночную стоимость; их оборачиваемость, эффективность замедления и ускорения оборачиваемости; обеспеченность запасов собственными средствами и необходимость привлечения заемных средств;

- определить обеспеченность производства материальными ресурсами и ее влияние на выпуск продукции (сколько продукции не дополучено или получено дополнительно);

- организовать учет и планирование материально-технического снабжения (МТС), нормирование материалов, учет и контроль за материалами по центрам затрат и местам возникновения;

- выявить возможность механизации работ по учету и анализу материалов; пути снижения норм расхода и общей материалоемкость продукции, уменьшить и ликвидировать, потери, отходы, зональные и невыгодные замены;

- определить пути уменьшения отходов в производстве, их вторичного их использования и реализации; выявить потери материалов при раскрое, потери в случае брака;

- внедрить новые рецептуры сырья и материалов; перейти от полуфабрикатов собственного изготовления на поле;

- применять новые, прогрессивные технологии.

Все указанные цели направлены в конечном счете на улучшение результатов управления:

- увеличение объема выпуска, улучшение качества продукции;

- уменьшение материальных затрат на единицу продукции;

- улучшение использования оборотных активов предприятия;

- как результат первого и второго - возможное увеличение прибыли и улучшение финансового состояния предприятия.

Нормальное функционирование снабжения на предприятии возможно при правильной, организации нормирования и расхода материалов, топлива, энергии, правильном выборе поставщиков, форм поставок и системы расчетов.

Для целей управления необходима достоверная и своевременная информация по основным вопросам:

- текущая потребность в отдельных видах сырья и материалов;

- запасы сырья и материалов и их состояние;

- объем незавершенного производства;

- сроки выполнения принятых заказов;

- "пульс цен" на сырье и материалы;

- условия отгрузки;

- требования к формам и срокам оплаты;

- организация снабженческо-сбытовой деятельности, степень ее прогрессивности и эффективности, система стимулирования поставок;

- применяемые виды упаковок и способы доставки, типы отгрузки и стоимость транспортировки.

Результаты и возможности анализа определяются состоянием информации.

Информационную базу анализа составляют:

- договоры поставок; документы на доставку; складского учета;

- аналитический и синтетический учет материалов в бухгалтерии (сведения аналитического учета о поступлении, расходе, остатках сырья, материалов, топлива и других материальных ресурсов. Показатели планового и фактического расхода сырья, материалов и топлива на единицу продукции фиксируются в калькуляциях себестоимости изделий).

Нормативная база включает систему норм расхода материальных ресурсов, норм запаса, на основе которых ведется расчет потребности и планирование поставок. Некоторые данные можно почерпнуть из внутренней отчетности по техническому прогрессу, в частности, данные о влиянии технического прогресса на снижение норм расхода, а также мероприятия, направленные на экономию материальных ресурсов, особенно дефицитных и сдерживающих материалов.

Важным источником информации является калькуляция себестоимости единицы продукции: плановая, нормативная, фактическая.

Внутризаводская отчетность содержит также данные об экономии материальных ресурсов по конкретным видам сырья и материалов.

Снабжение предприятия проходит два цикла. Задачи, содержание и информация по циклам различаются.

Первый цикл - это приобретение материальных ресурсов:

- заключение договора, транспортировка и доставка заказанной продукции или материальных ценностей;

- оформление оплаты за поставленные материалы и выявление задолженности по оплате.

Анализируя материальные ресурсы, которые должны были поступить в порядке выполнения плана снабжения, следует вести анализ по составляющим:

- как выполнены договоры поставок; были ли отклонения от условий договоров поставок; как были доставлены материалы и были ли дополнительные затраты в связи с этим;

- есть ли неотфактурованные (без сопроводительных документов) поставки и по каким причинам своевременно не был выявлен поставщик, не оформивший платежные документы, то задолженность поставщика перечисляется в доход государства);

- какой объем материальных ресурсов в пути и сроки их поступления по дням.

Второй цикл - складирование материальных ценностей и их отпуска в производство. Если доставка материалов в основном свята с внешними факторами, взаимоотношениями предприятия с партнером-поставщиком, то этап складирования и отпуска в производство - целиком внутризаводской фактор, следовательно, это главный источник внутренних ресурсов, увеличения эффективности процесса снабжения.

Задачи анализа на втором цикле: анализ состояния складских запасов, равномерность и ритмичность отпуска материалов в производство; обеспеченность производства, сохранность материалов, потери от порчи при хранении.

Одним из важнейших условий успешного выполнения плана производства является своевременное и полное снабжение предприятия необходимыми материальными ресурсами. Непосредственными партнерами предприятия являются предприятия подрядчики, в качестве подрядчиков по поставке материальных ресурсов могут выступать непосредственные изготовители, оптово-посреднические организации, фирмы.

Формы договорных отношений по поставкам материальных ресурсов - это договоры-контракты с производителями или с подрядно-контрактной организацией.

Прежде всего, следует проверить правильность и обоснованность составления плана материально-технического снабжения (МТС), уже затем его выполнение по объему, номенклатуре, срокам. Потребность в поставках МТС определяется на основе производственной программы и обоснованных норм по следующим направлениям:

1) потребность на программу планируемого периода;

2) запас материалов на конец планируемого периода, необходимый для бесперебойной работы в будущем;

3) ожидаемый остаток на начало планируемого периода;

4) количество и стоимость материалов, которые должны быть получены от поставщиков, реальная потребность в завозе с учетом внутренних источников.

Объем поставок со стороны (от поставщиков) рассчитывается в следующем порядке, а именно он должен быть равен потребности по нормам на программу выпуска плюс плановый запас на конец года (общая потребность) минус остаток на начало года

Особое место в анализе занимает изучение реальности и экономической обоснованности планируемой потребности по видам материальных ресурсов. Для этого устанавливается соответствие нормы расхода на единицу продукции в натуральном выражении применяемым нормам при расчете потребности в планах МТС, а также нормам, отраженным в плановой калькуляции себестоимости.

Изучение правильности составления плана материально-технического снабжения начинается с проверки расчетов на программу, затем - запасов

на начало и конец. После этого переходят к проверке выполнения плана МТС. Необходимо проанализировать выполнение обязательств по поставкам материалов по видам, сортам, маркам, позициям. В этом случае используется методика оценки плана по ассортименту продукции. Анализ завершается расчетом резервов роста объема производства и снижения себестоимости за счет использования материальных ресурсов.

Анализ выполнения плана МТС можно начать с изучения отчета об остатках, поступлении и расходе сырья. Начинается анализ использования материальных ценностей с общей характеристики расхода материалов на продукцию.

Для определения обеспеченности в отчетном периоде необходимо знать:

1) потребность материалов на программу;

2) остатки на начало периода;

3) сроки поступления.

Расчеты ведутся: исходя из норм расхода, суточного выпуска, сведений об остатках, а также равномерность поставок, что включает в себя выполнение договорных обязательств поставщиками, состояния расчетов с ними за поступившие материальные ресурсы. Анализ целесообразно проводить по данным за год в разрезе кварталов и месяцев.

Необходимо выяснить причины срыва сроков поставки, своевременность подачи заявок, оплаты платежных документов за материалы.

Покрытие потребности каждого подразделения в материалах как по количеству, так и по срокам отражаются в графиках обеспечения материальными ресурсами.

При составлении графиков потребность рассчитывается исходя из производственной программы и прогрессивных норм расхода материалов на единицу продукции, а также исходя из остатков материалов на начало и конец периода. На начало берется фактический остаток, на конец - в пределах норматива.

Ежедневно в цехах составляют рапорт-отчет о поступлении материалов, где особо выделяются материалы, по которым имеется необеспеченность.

Для ежедневного анализа необходим оперативный учет отклонений. Отклонения фактического расхода материалов от норм рассчитываются в ведомостях раскроя материалов.

Обеспеченность материальными ресурсами, как правило, контролируется по пятидневкам и декадам, а при небольших объемах производства - ежедневно.

Большое значение в нормализации обеспечения предприятия материальными ресурсами имеет состояние запасов материалов, их своевременный анализ. Наличие запасов предприятия является одним из необходимых условий снижения риска для нормального хода производства. Однако хранение запасов вызывает большие дополнительные затраты, связанные с помещениями, кадрами, авансированием, транспортом, приемом, хранением и т.д. Отход от практики запасов возможен только при идеальной организации рынка и партнерских связей, поэтому в наших условиях запасы материалов необходимы.

Речь идет только об их оптимизации; ликвидации сверхнормативных запасов, организации постоянного контроля за их состоянием.

При этом различают запас по норме и фактически.

По видам запасы подразделяются на: резервный, или страховой, запас, используемый в случае перерывов в плане снабжения и особенно необходимый при сезонном характере поставок; запас, необходимый на программу; он проверяется по всей номенклатуре в соответствии с потребностью на производстве) программу.

Основной методики анализа запасов является сопоставление с нормативом (прошлым периодом). Состояние запасов анализируется по видам материалов.

Сверхплановый запас или незаполненный норматив запаса выявляется путем сопоставления фактических запасов с нормативом.

При этом следует иметь в виду, что различают максимальную и минимальную норму запаса (это текущий запас, необходимый для работы в текущем периоде).

Максимальный запас равен сумме текущего запаса и резервного запаса.

Особое внимание уделяют анализу отклонений в запасах. Незаполненный норматив ставит под угрозу выполнение производственной программы. В этом случае следует поставить под жесткий контроль поставки данного вида материалов по дням.

При сверхнормативных запасах следует рассмотреть длительность хранения запасов, выделить сроки запасы со сроками хранении более трех месяцев и изучить по этим видам материалов причины, вызвавшие сверхнормативный запас:

- острая дефицитность материала и желание запастись впрок;

- плохая организация снабжения;

- неравномерность поставок;

- залежалый, ненужный запас в связи с:

а) снятием продукции с производства;

б) плохим качеством;

в) изменением технологии и рецептуры сырья.

Хранение сверхнормативных запасов вызывает замедление оборачиваемости оборотных средств, отвлекает средства из оборота и тем самым ухудшает финансовое состояние предприятия.

Поступление запасов за период равно сумме запаса на начало периода и поступлению материалов за период минус запас на конец периода.

Обеспеченность предприятия материальными ресурсами, а так же потребность в материальных ресурсах зависят от экономного расходования материальных ресурсов на предприятии, поэтому анализируют, есть ли план экономии материальных ресурсов, выполнено и каков размер фактической экономии.