Порядок документального оформления операций по движению запасов.

Важным условием организации бухгалтерского учета наличия и движения материальны запасов является своевременное составление первичных документов и соблюдение правил их приемки и отпуска.

Документальное оформление операций по учету материальных ценностей предполагает сплошное и непрерывное документирование всех хозяйственных операций, связанных с приобретением, изготовлением, хранением и реализацией материальных ценностей, происходящих в деятельности предприятия.

Все операции по поступлению, перемещению и отпуску ТМЦ должны оформляться установленными для этого первичными документами. При выписке документы регистрируются и на них проставляются первичные номера. Первичные документы на отпуск и получение материалов должны быть надлежащим образом оформлены и иметь подписи получившего и отпустившего материал. Поступившие на склады материальные ценности не должны оставаться без своевременного оприходования по складскому и бухгалтерскому учету.

Материалы, используемые в производственно-хозяйственной деятельности, поступают на предприятие из различных источников:

· от поставщиков на основе договоров;

· через подотчетных лиц;

· от ликвидации основных средств или МБП;

· в качестве вклада в уставный капитал;

· безвозмездно;

· приобретены в результате обмена;

· изготовлены силами предприятия.

В зависимости от источников поступления, все документы делятся на:

- документы, составленные поставщиком и направленные на предприятие;

- документы, составленные на самом предприятии, которые в свою очередь делятся на приходные и расходные.

Товарно-материальные ценности, поступающие от поставщиков, принимаются на складе материально ответственными лицами путем взвешивания, обмера, пересчета и сличения их с данными, указанными в сопроводительных документах. Одновременно проверяется качество поступающих ценностей и их соответствие техни­ческим условиям.

Вместе с материалами от поставщика поступают сопроводительные документы, вид которых зависит от способа доставки товарно-материальных ценностей. К сопроводительным документам относятся: накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, железнодорожные на­кладные, сертификаты качества и др. В этих документах содержатся сведения о поступивших товарно-материальных ценностях: наименование, количество, цена, сумма, номер договора, наименование поставщика, его адрес и номер расчетного счета, дата выписки документа, станция на­значения и др.

При приобретении производственных запасов от поставщика на предприятие первым поступает счет-фактура. В нем обязательно указываются наименование плательщика и поставщика товарно-материальных ценностей, платежные реквизиты предприятия-поставщика, наименование товарно-материальных ценностей с указанием цены единицы ТМЦ, общей стоимости ТМЦ и суммы НДС. Счет-фактура является документом, на основании которого производится оплата (предоплата) за товарно-материальные ценности. Счет-фактура выписывается на основании документов на отпуск, от­грузку или доставку товаров (оказание услуг) в двух экземплярах, пер­вый из которых остается у поставщика, а второй – в составе сопроводи­тельных документов передается покупателю.

По данным счета-фактуры предприятием покупателем ТМЦ выписывается доверенность на получение товарно-материальных ценностей. Доверенность выписывается и регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей. На предприятии приказом руководителя определен перечень лиц на которых может быть выписан данный документ и лицо, на которое возложены обязанности по выписке и регистрации доверенности предприятия. Документ выдается только под роспись о получении в Журнале. После получения товарно-материальных ценностей на основании доверенности работник должен предоставить бухгалтеру документы для проставления отметки об использовании её в журнале регистрации доверенностей. В том случае, если на основании доверенности не получены ТМЦ, работник на которого выписана доверенность должен обязательно вернуть неиспользованный документ бухгалтеру, выписавшему доверенность. Срок действия доверенности не должен превышать 10 дней. В ней типографским способом проставляется серия и номер доверенности. Так же указывается наименование, адрес и платежные реквизиты предприятия получателя; фамилия, имя и отчество работника на которого выписана доверенность, дата выписки доверенности и срок действия; данные паспорта (или документа, его заменяющего) лица, на которого выписана доверенность; наименование предприятия поставщика; наименование товарно-материальных ценностей подлежащих получению с указанием единицы измерения и количества (обязательно прописью). В доверенности указывается подпись лица, на которого выписана доверенность, которая удостоверяется подписью директора и главного бухгалтера предприятия-получателя, скрепляется оттиском печати.

На основании счета поставщиком выписывается накладная на отпуск товарно-материальных ценностей (форма № М-20) и одновременно является основанием для:

- списания ценностей у предприятия-поставщика;

- обеспечения возможности вывоза с территории поставщика;

- оприходования этих же ценностей у предприятия-покупателя;

- ведения складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Накладная выписывается в трех экземплярах на основании договора купли-продажи или другого документа, регулирующего отношения сторон. Первый экземпляр передается покупателю и служит сопроводитель­ным документом; второй – остается на складе предприятия-продавца и является основой для проведения списания ТМЦ; третий – выписывается при необходимости в случае отпуска ТМЦ со склада поставщика и передается на пропускной пункт для осуществления контроля вывоза.

В накладной указываются наименование поставщика и покупателя; ФИО лица, на которого выписана доверенность, серия, номер и дата выписки доверенности; наименование товарно-материальных ценностей с указанием единицы измерения, количества, цены за единицу и стоимости товарно-материальных ценностей. Накладная должна быть подписана директором и главным бухгалтером предприятия-поставщика, лицом, отпустившим запасы и лицом, получившим запасы (на которого выписана доверенность).

Помимо накладной предприятие плательщик НДС в обязательном порядке выписывает налоговую накладную. В налоговой накладной указывается номер накладной и дата выписки; наименование предприятия-поставщика и предприятия-покупателя, указание юридических адресов сторон, индивидуального налогового номера и номера свидетельства плательщика НДС обоих предприятий. В налоговой накладной проставляются наименование ТМЦ, цена и стоимость (согласно накладной на отпуск).

При покупке производственных запасов работниками отдела снабжения на предприятиях розничной торговли работником составляется авансовый отчет, к которому прилагаются первичные документы, подтверждающие покупку (чеки ЭККА, товарные чеки, закупочные акты и прочие).

При поступлении ТМЦ от поставщика автомобильным транспортом их оприходование на склад осуществляется на основании товарно-транспортной накладной.

Товарно-транспортная накладная (типовой формы № 1-ТН) – это единый первичный документ, являющийся основанием для спи­сания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополуча­теля при перевозке грузов в пределах Украины, а также для их склад­ского, оперативного и бухгалтерского учета. Она оформляется грузо­отправителем на каждый выезд автомобиля и для каждого грузопо­лучателя в отдельности. Товарно-транспортную накладную выписывают в четырех эк­земплярах:

- первый экземпляр остается у грузоотправителя и является ос­нованием для списывания товарно-материальных ценностей;

- второй экземпляр водитель сдает грузополучателю как основа­ние для оприходования товарно-материальных ценностей;

- третий экземпляр является основанием для осуществления рас­четов за транспортные услуги;

- четвертый экземпляр является основанием для учета транспор­тной работы и начисления заработной платы водителю.

В тех случаях, когда в разделе «Ведомости о грузе» товарно-транспортной накладной невозможно перечислить всего ассортимента и характеристик, предъявленных к перевозке товарно-материальных ценностей, к товарному разделу прибавляется – как неотъемлемая ее часть – надлежащим образом оформленная специальная форма товарной накладной (сертификат или другая форма первичного уче­та), которая применяется предприятием для оформления операций передачи товарно-материальных ценностей.

При этом если в товарном разделе товарно-транспортной накладной об этом делается соответствующая отметка, то товарно-транспортная наклад­ная без добавленной к ней товарной накладной специальной фор­мы считается недействительной и не может использоваться для рас­четов с грузоотправителем и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

При поступлении товара железнодорожным транспортом в каче­стве сопроводительного документа выступает железнодорожная на­кладная. В ней указываются:

- полное наименование и местонахождение поставщика и покупателя (грузоотправителя и грузополучателя);

- их банковские реквизиты;

- основание отпуска товара (номер, дата договора, наряда, заказа);

- полная номенклатура товара с указанием количества, цены;

- сумма к оплате (с выделением НДС).

Товарный раздел накладной заполняется поставщиком. Транспортный раздел железнодорожной накладной заполняется при перевозке и пе­редается представителю покупателя на основе доверенности на получение товара. В случае если при приемке товара были выявлены наруше­ния целостности вагонов или недостачи сверх норм естественной убыли, представителями железной дороги составляется коммерческий акт и делается отметка в железнодорожной накладной.

В целях контроля за поступлением (оприходованием) товарно-матери­альных ценностей и их оплатой все сче­та поставщиков подлежат регистрации в специальном журнале, который ведет лицо, ответственное за материально-техническое снабжение предприятия.

Основным документом, составляемым при оприходовании материальных ценностей на предприятии является приходный ордер.Приходный ордер составляется в одном экземпляре в день фактичес­кого поступления товаров на склад и используется для количественно-суммового учета материалов, поступающих от поставщиков или с переработки.

Приходные ордера регистрируются заведующим складом. В приходном ордере указывается дата, номер приходного ордера, наименование поставщика, корреспондирующий счет, номер сопроводительного документа, материальные ценности, единица измерения, количество, цена и сумма. Обязательно наличие подписи кладовщика (заведующей складом) и лица, доставившего ТМЦ (работника на которого выписана доверенность).

При всей простоте его заполнения некоторые реквизиты тре­буют внимания. В частности, реквизит «Номер паспорта» используется только в случаях операций с ТМЦ, содержащих драгоценные металлы и камни, а реквизит «Синтетический счет» – для отнесения износа малоценных необоротных материальных активов.

На материалы, которые приходят без сопроводительных документов (в случае неотфактурованных поставок) или несоответствия данных, указанных в документах поставщика фактическим данным составляют акты приемкиматериалов (типовая форма № М-7). Для проверки производственных запасов и составления акта организуется комиссия, в которую обязательно включа­ются материально ответственное лицо, представитель отдела снабжения и представитель пос­тавщика; при его неявке акт составляется с участием пред­ставителя незаинтересованной организации. В акт вносятся данные только о тех ТМЦ, по которым установлены расхож­дения; материальные ценности, по которым расхождения не установлены, в акте не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта: «По ос­тальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Акт составляется в двух экземплярах: первый вместе с приложенны­ми сопроводительными документами передается в бухгалтерию пред­приятия-покупателя, а второй передается в отдел снабжения (поставок) или юридический отдел для направления письма-претензии поставщику. В случае составления акта приходный ордер не выписывается.

Для внутреннего перемещения запасов, их отпуска производственным подразделениям и другим структурным подразделениям предприятия, расположенным на другой, нежели отпускающее их подразделение, территории, ис­пользуется накладная-требование на отпуск (внутреннее пе­ремещение) материалов.

Материальные ценности, поступившие на предприятие ошибочно, не оформляются соответствующими приходными доку­ментами, но попадают в учетную категорию "Материальные ценности в пути". Полученные производственные запасы согласно выписан­ным сопроводительным документам доставляются на склад предприятия или материально ответственному лицу. Во время приема производственных запасов их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах.

Под расходом материальных ценностей со склада подра­зумевается отпуск их в производственные подразделения предприятия (цеха, от­делы, участки и т.д.) для изготовления продук­ции и на различные хозяйственные нужды, а также отпуск на сто­рону для переработки, реализации или же перемещение материалов внутри предприятия. Отпуск материальных ценностей со склада производится материально ответственными лицами по надлежаще оформ­ленным документам. Выдача материалов со склада осуществляется на основании лимитно-заборных карт, накладных-требований на отпуск (внут­реннее перемещение) материалов, акта-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов.

Лимитно-заборные карты (типовые формы №№ М-8, М-9, М-28, М-28а) выписываются на одну или несколько позиций материалов, относящихся к оп­ределенному виду продукции (работ, услуг). Отпуск материалов в производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных ли­митов. Лимитирование отпуска материальных ценностей на производство основывается на утвержденных про­грессивных нормах расхода материальных ценностей, объ­емах производственных программ отдельных подраз­делений с учетом переходящих запасов неизрасходованных материальных ценностей на начало и конец месяца.

При отпуске материальных ценностей по лимитно-забор­ным картам один экземпляр карты передается потребителю материалов, другой остается на складе. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и коли­чество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. В случае вы­писки лимитно-заборной карты в одном экземпляре работ­ник, получающий материалы, расписывается в карточке складского учета в получении материальных ценностей.

При замене в лимитно-заборной карте какого-либо мате­риала делают запись "Замена, смотри требование №__" и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записываются в лимитно-заборную карту без составления каких-либо документов. Применение ли­митно-заборных карт значительно сокращает количество ра­зовых документов. Всякий сверхлимитный отпуск материальных ценностей на производство оформляется выпиской специального акта-требования на дополнительный отпуск материалов (типо­вая форма № М-10). В акте-требовании указывается причина сверхлимитного отпуска: дополнительный отпуск материалов при перевыполнении подразделением производственных про­грамм, при перерасходе материальных ценностей по уважи­тельной причине, на возмещение брака и др. Акт-тре­бование выписывается в двух экземплярах, один из которых предназначен для получателя, другой остается у кладовщика. В соответствии с отпущенным количеством материальных ценностей кладовщик делает отметки в акте-требовании и вы­водит остаток материалов.

Для оформления одноразового отпуска материальных цен­ностей оформляется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11). Данная накладная выписы­вается в двух экземплярах, один из которых остается на скла­де или в кладовой, а другой передается получателю (цеху, отделу, участку и т.д.). Они должны быть подписаны лицами, уполномоченными на это руководителем предприятия.

При перемещении внутри предприятия от одного материально ответственного лица к другому отпуск материалов также оформляется накладной-тре­бо­ванием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, которую выписывает склад-отправитель в двух экземплярах. Это дает возможность использовать ее на складе-получателе как при­ходный документ, а на складе, отпустившем материал, – как расходный.

Сторонним организациям выдача материалов оформляется приказами и накладными, товарно-транспортными документами, счетами-фактурами. Выдача материальных ценностей на сторону осуществляется непосредственно представителям покупателя на основании надлежаще оформленных доверенностей на право получения ценностей и при оформлении соответствую­щих операций. Если производственные запасы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов. При перевозке производственных запасов вместо накладной выписывается товарно-транспортная накладная.

Для упрощения документооборота по отпуску производственных запасов можно вместо первичных документов использовать карточку складского учета. С этой целью получатели производственных запасов расписываются в самих карточках складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют код производственных затрат с целью последующей группиров­ки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за со­блюдением норм складских запасов.