Журнал регистрации командировочных удостоверений
Журнал регистрации представляет обыкновенную табличную базу данных, или с позиции Excel - список. Поля базы данных расположите в любом, удобном для пользователя порядке, например, как показано на рис. 4.1. и 4.2.
Рис. 4.1. Левая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ
Рис. 4.2. Правая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ Наименование предприятия введите в ячейку А1. Данные по каждому командировочному удостоверению размещены горизонтально в ячейках одной строки (запись базы данных), количество ячеек которой ограничена столбцами А:М (поля базы данных). По усмотрению пользователя можно вводить дополнительные поля, в зависимости от необходимости. Количество записей в списке ограничивается размерами самого рабочего листа, то есть может содержать несколько десятков тысяч. В нашем примере заполнено только несколько строк. При проектировании зададимся условием, что разрабатываемое приложение будет содержать до 200 записей. Поэтому ограничьте вертикальное расположение таблицы 200-й строкой. Следует заметить, что применение подобного приложения на практике представляет интерес для пользователя при количестве оформляемых документов (командировок) до двух-трех тысяч в год, когда руководство предприятия считает, что данный рабочий процесс еще не нуждается в автоматизации, но тем не менее уже занимает значительную часть рабочего времени. Один из методов ввода записей в журнал регистрации приведен в главе 2, и предполагает метод копирования заполненных строк с наиболее подходящими данными, вставку их в конец списка и последующее редактирование находящегося в ячейках этой строки текста. Это не самый оптимальный способ, но далее в книге будут предложены и другие возможные варианты, которые читатель сможет применить в этом примере по мере освоения материала. Для удобства в работе со списком желательно использовать некоторые сервисные возможности Excel, например, закрепление областей рабочей таблицы. Закрепление областей позволяет видеть одновременно на экране строку заголовков и, например, два левых столбца, с расположенными в них порядковым номером и фамилией. Для закрепления областей рабочей таблицы в рассматриваемом примере поместите табличный курсор в ячейку С4 и выполните команду Окно/Закрепить области. Формулы на листе ЖурналРегистрацииКУ При подобном заполнении журнала регистрации все-таки присутствует довольно большая доля ручного труда по вводу новых и редактированию данных, введенных методом копирования. Но если приложить некоторые усилия, можно заставить Excel выполнять часть этих операций автоматически. Для этого введите в журнал регистрации формулы, рассмотренные ниже. Определение порядкового номера записи Обратите внимание на строку формул на рис. 4.1. с формулой, находящейся в ячейке А5. Формула определяет максимальное значение порядкового номера в диапазоне ячеек, расположенных выше активной ячейки в столбце А, и добавляет к нему значение единица. Копирование этой формулы в ячейки столбца А, расположенные ниже ячейки А5 позволит не допустить ввода ошибок с нумерацией командировочных удостоверений. При указании диапазона в формуле применена абсолютная ссылка на ячейку А4 и поэтому при копировании ее, диапазон определения максимального номера будет изменяться - от ячейки А4 до соседней ячейки, находящейся выше ячейки, в которую будет осуществляться вставка. Автоматизация ввода текста даты и номера командировочного удостоверения Следующий элемент возможного повышения эффективности ввода данных в журнал регистрации, формула в столбце Н - Дата и номер командировочного удостоверения. В ячейку Н4 может быть введена формула, которая соединяет первые элементы текста в столбце G - Дата и номер приказа, и порядковый номер документа в журнале регистрации: =СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(G4;14);A4) Функция ЛЕВСИМВ из текста 19.01.2003г. № 01-К, введенного в ячейку G4, возвращает левые 14 символов (в том числе и пробелы). Функция СЦЕПИТЬ производит соединение выделенного текста с порядковым номером, находящимся в ячейке А4. Но данная формула имеет существенный недостаток - предполагается, что текст даты и номера приказа в ячейку G4 введен правильно и из этого текста нужно выделить только 14 левых символов. Если же при наборе текста с клавиатуры введены лишние пробелы, то формула возвратит совсем не ту текстовую строку, которая предполагалась. И второй недостаток -значение 14 (номер позиции символа № в тексте) введено в формулу в виде константы. Недостатки устраняются вводом в формулу функции СЖПРОБЕЛЫ, которая удаляет лишние пробелы в тексте, введенном в ячейку G4, после чего функция НАЙТИ производит поиск номера позиции символа №. Возвращенный номер позиции и является тем количеством символов, которые будут возвращены далее функцией ЛЕВСИМВ. Полученная усовершенствованная формула: =СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(G4);НАЙТИ("№";СЖПРОБЕЛЫ(G4)));A4) Таким образом, текст 19.01.2003г. №1 в ячейке Н4, содержащий дату и номер командировочного удостоверения, формируется в полуавтоматическом режиме. Определение продолжительности командировки В зависимости от методологии принятой на предприятии, возможен:
Автоматизация этого процесса избавит специалиста от расчета количества дней на пальцах или с помощью подсчета количества дней в настольном календаре. В первом случае для автоматического определения продолжительности командировки в ячейку К5 (Срок командировки) введите формулу: =J5-I5+1 которая вычитает из даты прибытия дату выбытия и прибавляет значение 1 Во втором случае в ячейке J6 может находиться формула: =I6+K6-1 которая прибавляет к дате выбытия количество дней продолжительности командировки и вычитает значение 1.
|
