Формулы поиска информации

Функция, на которой базируется автоматизация заполнения командировочного удостоверения - функция поиска ВПР.

Описание формулы поиска ФИО

Рассмотрим формулу, введенную в ячейку Е3 (Фамилия, имя, отчество):

=ВПР(L1;'ЖурналРегистрацииКУ'!A4:J200;2;ЛОЖЬ)

Функция ВПР ищет значение, заданное в первом аргументе, в крайнем левом столбце диапазона, указанного во втором аргументе. Возвращает она значение из строки содержащей найденное в первом аргументе значение, но находящегося в столбце, который задан в третьем аргументе функции. Четвертый аргумент - логическое выражение ЛОЖЬ, задается для поиска точно соответствующей информации, введенной в первом аргументе.

В первом аргументе функции ВПР введена ссылка на ячейку L1. По значению порядкового номера, введенного в эту ячейку, будет осуществляться поиск всех данных в журнале регистрации для заполнения выведенного на экран монитора командировочного удостоверения на конкретного работника.

Остальные формулы

Остальные формулы (кроме формулы в ячейке D5) отличаются от описанной выше только номером столбца в третьем аргументе. Значения аргументов:

• 5 - ячейка F7 (пункт назначения)
• 6 - ячейка D9 (наименование предприятия)
• 11 - ячейка G12 (срок командировки)
• 12 - ячейка D13 (цель командировки)
• 7 - ячейка G15 (приказ от)
• 13 - ячейка I16 (паспорт серии)
• 8 - ячейка В11 (дата и номер командировки)

Ввод текста места работы и должности

Формула в ячейке D5 использует комбинацию функций СЦЕПИТЬ, ВПР, а также ссылку и ввод текстовых данных.

=СЦЕПИТЬ(ЖурналРегистрацииКУ!A1;", ";ВПР(L1;ЖурналРегистрацииКУ!A4:J200;3;ЛОЖЬ);", "; ВПР(L1;ЖурналРегистрацииКУ!A4:J200;4;ЛОЖЬ))

По ссылке на ячейку А1 листа ЖурналРегистрацииКУ осуществляется ввод текста наименования предприятия.

Первая функция ВПР производит поиск должности работника, а вторая - наименования отдела, в котором он работает.

Все определенные текстовые значения (предприятие, должность и наименование отдела) соединены функцией СЦЕПИТЬ с разделением между собой знаками запятых и пробелами.

Обратная сторона командировочного удостоверения

Обратная сторона командировочного удостоверения расположена на том же рабочем листе - КомандировочноеУдостоверение, ниже области занимаемого лицевой стороной документа (рис. 4.4.).

Деталь, на которой следует остановиться - это заполнение прописью даты выбытия. На рис. 4.4. в строке формул видно, что в ячейке В25 находится ссылка на ячейку N25, которая является выходом модуля формирования даты прописью.

Рис. 4.4. Обратная сторона командировочного удостоверения

Модуль написания даты прописью с формулами показан на рис. 4.5. и формирует этот текст на основании даты в формате Excel, введенной в столбец I журнала регистрации командировочных удостоверений. В свою очередь поиск этой даты осуществляется формулой, введенной в ячейку L25 с помощью функции ВПР по порядковому номеру, введенному в ячейку L1.

Модуль имеет три ячейки:

• L25 - вход модуля. Это ячейка для ввода даты, которая будет отображена в виде текстовой строки. В ячейку входа модуля может быть введена дата с клавиатуры, указана ссылка на ячейку содержащей дату или формула, возвращающая эту дату;
• M25 - ячейка проведения промежуточных вычислений;
• N25 - выход модуля. В этой ячейке, окончательно формируется текстовая запись введенной на вход даты. На выход модуля может быть указана ссылка, из ячейки в которой должен находиться текст даты.

Рис. 4.5. Модуль написания даты прописью с формулами