Тема 12. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Документы, относящиеся к конфиденциальным. Юридическое регулирование конфиденциальности документов. Условия работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Регистрация и хранение. Обязательства сотрудников работающих с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

 

 

Вопросы к зачету по дисциплине

«Документирование управленческой деятельности»

 

1. Как определяется понятие «реквизит»? Какие типы реквизитов выделяются в практике работы с документами?

2. Что такое гербовый бланк? Каковы правила учета и хранения гербовых бланков?

3. Какие документы могут быть оформлены на гербовом бланке?

4. Для чего и как используется товарный знак? Что может быть зарегистрировано в качестве товарного знака?

5. Как удостоверяется товарный знак? Каким образом прекращается действие товарного знака?

6. Каково основное назначение организационных документов?

7. Какие существуют виды организационных документов?

8. Каково основное предназначение устава как документа?

9. Какова структура устава и правила его оформления?

10. Какова функция положения? В чем его отличие от устава?

11. В чем заключается специфика инструкции как документа?

12. Чем различаются отдельные виды инструкций? Каковы правила их оформления?

13. Функции документов на предприятии.

14. Нормативные акты, регламентирующие процесс документирования.

15. Бланки предприятия и основные реквизиты.

16. Характеристика и назначение должностной инструкции

17. Основные разделы Положения о персонале.

18. Структура и назначение штатного расписания.

19. Состав и назначение Учредительных документов.

20. Оформление приказов и распоряжений по основной деятельности организации.

21. Оформление приказов и распоряжений по личному составу.

22. Документация по учету персонала предприятия: личная карточка, трудовая книжка.

23. Трудовой договор. Основные положения.

24. Документация по учету персонала предприятия: характеристика, анкета.

25. Документация по учету персонала предприятия: резюме, рекомендательное письмо.

26. Номенклатура дел отдела кадров.

27. Номенклатура дел предприятия.

28. Правила составления докладных и объяснительных записок.

29. Оформление факса, составление телефонограммы и телеграммы.

30. Принципы служебной этики.

31. Назначение и использование визитных карточек.

32. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.

33. Тон, стиль и структура делового письма.

34. Виды и краткая характеристика деловых писем.

35. Основные разделы хозяйственного договора.

36. Правила составления Актов. Виды Актов.

37. Общая характеристика документов для оформления операций с денежными средствами.

38. Требования к оформлению денежных документов.

39. Состав и характеристика бухгалтерской отчетности.

40. Подготовка документов к архивному хранению.

41. Контроль исполнения документов.

42. Анализ требований к оформлению различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве.

 

 

4. Варианты контрольных работ:

 

Выбор варианта контрольной работы осуществляется на основании следующей таблицы

Начальная буква фамилии студента	№ варианта блока теоретических вопросов
А,Э,Т Ж,Н
Б,П, Ю Ц
У,Я,Ф и, к,
г,х,ш Л
Д,о,щ В
Е,Р,3, С,М

Вариант 1

1. Дайте определение термина «регистрация документа».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, ука­жите его расположение и функцию): Отзыв на проект инструкции на 2.1. в 3экз.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) 1.11.08года;

б) гор. С-Петербург, Россия, улица С.-Щедрина, д. 35-2, офис 7;

в) Запстроймонтаж.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст 1

... Совет

РЕШИЛ:

1. Назначить директора фабрики «Заря» О. П. Михайлова от­ветственным за проведение выставки.

2. …

Председатель С.Т. Трофимов

Секретарь А.А. Волкова

Текст 2

1. О приватизации квартир в совместную собственность (док­лад руководителя департамента муниципального жилья И. М. Чис­това)

2. О праве на долю в наследовании приватизированного жилья (доклад юрисконсульта департамента В.В. Серова).

 

Текст 3

3.1.Электропроводка в учебных помещениях должна находить­ся в исправном состоянии. Сопротивление изоляции проводов дол­жно периодически замеряться, при необходимости должен про­изводиться ремонт.

3.2.Запрещается применять для защиты электросетей вмес­то автоматических предохранителей и плавких вставок защи­ту кустарного изготовления («жучки»).

5. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) приказ, решение, указание, инструкция, распоряжение;

б) наименование организации, номенклатура дел, адресат, подпись, дата;

в) гл. бухгалтер, ст. техник, зав. кафедрой, нач. производства, зам. директора.

6. Исходя из предложенной ситуации, определите соответствующий вид документа(-ов):

а) определение основных принципов деятельности организации;

б) предоставление информации о новом виде выпускаемой продукции;

в) оформление сообщения, переданного по телефону.

7. Определите вид предложенного документа, отредактируйте
текст:

Генеральному директору ГУП а/м Нерюнгри Симонову Р.Л. от инструктора по контролю Зайцева В. И.

27.08.09. при посадке рейса 134 из Волгограда ко мне подошла двоюродная сестра с мужем, попросила встретить детей, кото­рые летели из Волгограда одни и были легко одеты.

К самолету я их не пропустил, они стояли в районе КПП под моим контролем. Учитывая сложившуюся обстановку, с катас­трофой самолетов, в предь ошибок таких допускать не буду.

31.08.09 (подпись) /Зайцев/

 

8. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: вы в данный момент не можете расплатиться за поставленную вам партию товара.

9. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все слу­жебные отметки.

 

Вариант 2

1. Дайте определение термина «номенклатура дел».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

В. К. Чернышевой

Отправить факс о согласии до 04.02.2010

Сергеев

02.02.2010

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) «про необходимость уволить Ивашкевича»;

б) Ген. директор «Терции» Р. П. Игнатов__________;

в) Верно:
22.12.2009.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

 

Код подраз­деления	Наименование подразделения	Штатная числен­ность, человек
	Руководство
	Управление активно-пассивных операций
…	-----------------------------	…

Текст 2

В момент аварии на складе №2я была на обеде, поэтому не могла предотвратить возгорание кабеля.

Текст 3

Подтверждаем, что оплата партии ТНП № 8 была произве­дена нашей фирмой в день поступления товара в Москву.

5. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) наименование организации, место издания, справочные данные об организации, адресат;

б) ООО «Мосстрой», ОАО «Бриз», фирма «Торро»;

в) положение, приказ, штатное расписание, инструкция.

6. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа(-ов):

а) установление комиссией обстоятельств аварии;

б) запись заседания совета правления;

в) объяснение обстоятельств происшествия.

7. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст:

 

В. В. Смирнов Вице-президенту

О.Ф. Персикову

22/05/2009

М-ва

20.05.2009 не уплачена зарплата сотрудникам фирмы, так как главный бухгалтер, Марья Ивановна, состоит в болезни уже бо­лее месяца, а другие сотрудники бухгалтерии, из-за отсутствия полномочий выплатить зарплату не решаются.

 

В. В. Смирнов

8. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: вы недовольны качеством товара и требуете расторгнуть сделку.

9. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все слу­жебные отметки.

Вариант 3

1. Дайте определение термина «документооборот».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его. укажите его расположение и функцию): К.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) СОГЛАСОВАНО А. Г. Грязновым 2 декабря 2009 года;

б) Март 2009 года;

в) Прошу подготовить проект договора с ЗАО «ИСКРА» к 05.05.09 г.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Ввиду срочности заказа просим прислать необходимые доку­менты до 10.05.2009.

 

Текст 2

В результате проведенной экспертизы комиссией было уста­новлено....

 

Текст 3

ЦЕЛЬЮ ПРОВЕРКИ КАЧЕСТВА БЛОКОВ ЖБИСРОЧНО КО­МАНДИРУЙТЕ АЛЕКСЕЕВСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД СПЕЦИАЛИСТА ПО КАЧЕСТВУ СРОКОМ ПЯТЬ ДНЕЙ ТЧК

5. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) решение, приказ, указание, постановление, акт;

б) акт составляется в случае: ревизии, ликвидации предприятия, приема объектов, заседания членов комиссии, уничтожения дел;

в) ОАО «Эталон», школа № 28, Красноярский завод электрооборудования, Ростовский государственный технический университет.

6. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документов:

а) коллегиальное обсуждение и принятие решений;

б) установление статуса, функций, прав, обязанностей и ответственности структурного подразделения;

в) предоставление руководителю информации, поясняющей происшествие.

 

7. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ВЕРТИКАЛЬ»

Васильеву И. П.

Срок исполнения 19.02.2010

А.А. Ежов 10.02.2010

№ 04-23-207

Москва

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15 февраля 2010 года поступил заказ на офисную мебель модель «АСТРА» от ЗАО «999». В связи с этим ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ответственному за доставку мебели И. П. Васильеву догово­риться о деталях доставки мебели модели «АСТРА» с дирек­тором ЗАО «999».

2. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела по новым поступлениям Т. Н. Сидорова.

 

Директор «ВЕРТИКАЛЬ» Подпись А.А. Ежов

 

8. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: ваша фирма 10 декабря при­сутствовала на презентации компьютерных разработок компании «БЭТА». На общем заседании приглашенных и руководителя «БЭТА» вашей компанией была достигнута договоренность о сотрудничестве. Вам поручено написать письмо, в котором необходимо подтвердить достигнутую договоренность и обсудить условия поставки, приложив бланк заказа.

9. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все слу­жебные отметки.

 

Вариант 4

 

1. Дайте определение термина «утверждение документа».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

ОАО «Русьимпорт»

Вх.№ 354-12

12.06.2009

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) ген. директор Подпись Рузников Н.И.;

б) О приглашении на выставку новых технологий, которая состоится 20.09.2009;

в) Согласовано 12.04.09

Ст. менеджер Подпись

Крицкий М.Р.

 

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Передал: Принял:

инспектор Т. Т. Афанасьев секретарь А. Т. Вороба

№ телефона... № телефона...

Дата... Дата...

Рег. N°... Время передачи...

 

Просим направить своего представителя 11 апреля 2009 г. к 16 час. по адресу: Таганская ул., 30/6, каб. 18 для рассмотрения спорных вопросов по объекту: Пролетарский просп., влад. 145. При себе иметь разрешительную документацию.

 

Текст 2

...коллегия

РЕШИЛА:

1. Утвердить проект аквапарка, представленный группой ар­хитекторов во главе с А.С. Марковым.

2. Начать подготовительные работы по строительству аквапарка; срок их окончания – 30.01.2010 (отв.ст. мастер Т.Д.Сибкин)

 

Текст 3

08.11.2009 года была проведена экспертиза качества постав­ленной продукции. В результате работы комиссии было установ­лено, что у поставленных медикаментов срок годности истек в марте 2009 года.

5. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) прием конвертов, проверка правильности адресования, вскрытие конвертов и проверка вложений, предварительное рассмотрение (сортировка, разметка), составление проекта исходящего документа, рассмотрение документов руководителем (резолюция);

б) наименование организации, заголовок, резолюция, отметка о наличии приложений, адресат;

в) письмо-просьба, письмо-приказ, письмо-приглашение, письмо-рекламация.

 

6. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа(-ов):

а) заседание кафедры современного русского языка;

б) разъяснение пунктов постановления;

в) оперативное извещение филиала компании о приезде делегации.

7. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст:

ЗАО «Роснефть»

г. Москва

Заседание совета директоров

Председатель — Н.А. Вилентов

Секретарь — Т.Л. Мотова

Присутствовали: Молчанов Г.И., Серпухов М.С., Авдеенко Р.Г.,

Фролов А.Д., Дементьев Л.В., Трухин B.C., Чумаков Р.Б.

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Предоставление скидок клиентам, сотрудничающим с нашей ЗАО «Роснефть»более 2 лет.

2. О проведении новогодних акций.

 

ВЫСТУПИЛИ:

СЛУШАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

 

Председатель Подпись Вилентов Н.А.

 

Секретарь Подпись Т.Л.Мотова

20.11.09.

 

8. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации,
определите его жанровую разновидность: ваша фирма в связи с приближением новогодних праздников снизила расценки на путевки в Египет.

9. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

 

Вариант 5

1. Дайте определение термина «реквизит документа».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, ука­жите его расположение и функцию): ул. Писарева, д. 135, Москва, 113128; Тел.: 422-33-44; Факс 422-33-45.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

1) 09.18.09г.;

2) О заседании правления кооператива «Старт»;

3) Гор. С-Петербург.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Довожу до Вашего сведения, что из аудитории № 137 исчезли три персональных компьютера.

Текст 2

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Юридические лица:

1) Научно-производственный медицинский центр «Дитон» (г. Москва, Семеновская ул., д. 15, корп. 2, комн. 356);

2) Научно-производственное объединение «Новые медицинские технологии» (г. Москва, Б. Дорогомиловская ул., д. 36)

договорились создать Общество с ограниченной ответствен­ностью «ЭКСМО» (далее — Общество) в соответствии с Зако­ном РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и иным действующим законодательством Российской Федерации.

 

Текст 3

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома. части) и № статей по перечню	Примечания
01 - Служба ДОУ
01-01	Устав акционерного общества, учреди­тельный договор		Постоянно, ст. 13, 14	Типовой перечень
01-02	Положение о струк­турных подразделе­ниях		Постоянно, ст. 16	Дело заведено

 

5. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) письмо, телеграмма, акт, справка, протокол, приказ, устав;

б) 09.12.09, 15.Х.09, 10.09.2009, 7января 2010, 25-05.2009;

в) об итогах работы комиссии, о предоставлении информации, проведение ревизии, общего собрания акционеров.

 

6. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа(-ов):

а) предоставление вышестоящей инстанции информации о какой-либо ситуации;

б) предоставление информации о заседании коллегиального органа;

в) установление штатной численности организации, состава должностей и размера оплаты труда.

 

7. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст:

Отдел разработок Директору предприятия «Росмебель»

СМ. Фомину

27.03.09 № 135

о рациональном предложении по набивке мебели.

 

Уважаемый Сергей Михайлович!

Хочу Вам сказать, что я заметил, что на набивке мебели мы теряем очень много времени. У меня тут маленький проектик появился, так Вы посмотрите, может смогу помочь нашим ра­бочим время съэкономить.

Приложение: Проектик на 3-х листах в 2-х экз.

 

Старший инженер Л/. С. Панов

8. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: в письме, присланном вам, отсутствует каталог товаров, указанный в приложении.

9. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все слу­жебные отметки.

 

Вариант 6

1. Дайте определение термина «резолюция».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, ука­жите его расположение и функцию): О семинаре «Современный офис».

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) ОАО «Полента»

г. Ниж. Новгород, 115209,

ул. Мол.-Гвардейцев, 21;

б) Директору фирмы «Роснефть»
Булыгину Е.М. от главбуха Чижова;

в) общество с ограниченной ответственностью НТК «Комета».

 

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

 

Текст 1

Значительную часть выпускаемой Московским машиностро­ительным заводом «Прогресс» продукции — 85% — составляет продукция, изготавливаемая по заказу Государственного коми­тета оборонной промышленности. Объем выручки от реализован­ной 2009-й год продукции по сравнению с 2008-м увеличился на 154%.

 

Текст 2

Председатель: К.Е. Кайгородский

Секретарь: И. Т. Тимофеева

Присутствовали: 17 чел. (список прилагается).

 

Текст 3

Довожу до Вашего сведения, что во вверенной мне лаборато­рии оказалось неисправным оборудование по алкилбензолу.

 

5. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) профессор, директор, зам. директора, губернатор:

б) резолюция, гриф согласования, дата, протокол, адресат, подпись;

в) постановление, распоряжение, докладная записка, решение.

 

6. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа(-ов):

а) регулирование трудовых отношений в организации;

б) приобретение товара, срок годности которого истек год назад;

в) обсуждение и принятие решений о предоставлении разрешений на ипотеку малоимущим.

 

7. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст:

СРОЧНАЯ

г. Барнаул, ул. Ленина, д. 1

Директору строительного колледжа

И. В. Иванову

 

Прошу прибыть на совещание, которое состоится 9.08в 11-00 в кабинете начальника управления.

Начальник управления Куфаев

06.06.09

8. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации,
определите его жанровую разновидность: ваша компания начинает
выпуск нового оборудования и ищет инвесторов.

9. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

 

Вопросы для самостоятельной работы

1. Особенности использования формул речевого этикета в элект­ронной деловой переписке.

2. Разновидности деловых писем: а) рекламное письмо; б) пись­мо-отказ; в) письмо-претензия; г) письмо-приглашение; д) письмо-поздравление; е) письмо-соболезнование; ж) письмо-запрос; з) га­рантийное письмо; и) письмо-предложение и др.

3. Рекламное письмо как пограничный жанр официально-дело­вого стиля.

4. Акт как документ.

5. Протокол как жанр деловой письменной речи.

6. Устав организации как документ.

7. Положение как документ.

8. Конституция как документ.

9. Система юридической документации.

10.Система дипломатической документации.

11.Система PR-документации.

12.Система научно-технической документации.

13.Процессы унификации и стандартизации документирования.

14.Документооборот организации как коммуникативный процесс.

15.Система архивного хранения документов.

16.Система банковского делопроизводства.

17.Система работы с документами за рубежом (на примере одной из стран).

18.Современная деловая электронная переписка.

19.Англоязычная и русскоязычная традиция в составлении дело­вых писем (сопоставительный анализ).

20.Эволюция официально-делового стиля русского языка как от­ражение социально-политических процессов.

21.Специфика современной деловой речи.

22.Типология коммуникативных неудач в служебной деловой пе­реписке.

 

23. Речевой портрет современного руководителя.

24. Речевой портрет секретаря-референта.

25. Коммуникативная компетенция участников делового общения.

26. Способы обыгрывания деловых текстов в художественной ли-
тературе.

27. Семиотика деловой письменной речи.

28. Особенности проявления категории вежливости в деловом письменном общении.

29. Особенности проявления категоричности в деловом письмен­ном общении.

30. Характер аргументации в современном деловом общении.
31.0 степени официальности рахтичных видов деловых писем.

32.Параметры официализации делового текста.

33.Документ на страницах прессы.

34. Особенности структурирования делового текста.

35. Становление системы обращений в русской деловой письмен-
ной речи.

36. Действие этико-речевых норм в условиях деловой письменной

' коммуникации.

37.Официонимы: модели создания, правила написания.

38.Способы компрессии делового текста.

39.Оформление числовых данных в документе.

40. Правила печатного оформления документа.