Докладная и объяснительная записки

Докладная записка – документ адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения содержащий обстоятельное изложение, какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется с целью указания руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактов и побудить к принятию определенного решения

Реквизиты:

1. Адресат
2. Наименование вида документа
3. Дата
4. Заголовок к тексту
5. Текст
6. Подпись
7. Отметка о направлении в дело
8. Резолюция
9. Наименование организации

В тексте выделяются две части:

Констатирующая (в которой сообщаются факты)

«И вторая» (где идет изложение конкретных выводов просьб и предложений)

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины кого либо события или поясняющий содержание отдельных предложений основного документа (плана, отчета, проекта)

Объяснительные записки делятся на две группы:

• Первая группа – является приложением к основному документу дополняет и поясняет его (оформляется на бланках предприятия и подписывается руководителем)
• Вторая группа – составляется отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков в сложившейся ситуации

Пример:

Заведующего очного отделения

Волковой Галине Ивановне

Объяснительная записка

Я, Яковлев Владислав Алексеевич, опоздал на занятия в связи с пробкой на дорогах

Дата___________

Подпись________

Акт

Акт – документ составленный комиссией для подтверждения установленных фактов и событий

Реквизиты:

1. гриф утверждения
2. наименование вида документа
3. дата
4. место издания
5. регистрационный номер
6. заголовок к тексту
7. текст
8. приложение
9. подпись (должность подписавших не указывается)

В состав комиссии включают работников, которые по своей квалификации способны разобраться в фактах подлежащих актированию

Возможно составление акта одним специально уполномоченным лицом (ревизором).

Акты составляются по результатам ревизии деятельности предприятия или его структурного подразделения:

• при приеме – передаче дел
• при подготовке документов к уничтожению
• при приеме объекта в эксплатацию
• при нарушении законности