Каждый документ можно разделить на три основные части
1. заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста) 2. основную (текст и приложения) 3. оформляющая часть (расположены ниже текста и приложения) Обязательные реквизиты документа: · наименование организации (автора документа) · код организации документа · наименование вида документа (кроме писем) · дата · регистрационный номер · заголовок к тексту · текст · подпись · отметка об исполнении документа и направление его в дело Эмблема организации – условная (символическое) изображение зарегистрированное в установленном законном порядке. Эмблема помещается на бланках предприятия независимо от их организационно правового положения, формы собственности и направлении деятельности.
Код организации – проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций, и присваивается при регистрации предприятия. Он служит для ускорения передачи по каналам электронной связи.
Наименование организации (автора документа) – предприятие имеет свой фирменное наименование которое должно содержать указания на его организационно-правовую форму и тип акционерного общества. Справочные данные об организации включает в себя:
Наименование вида документа - проставляется на всех документах кроме писем и факсов. Наименование вида документа дает общее представление о назначении документов определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований
Дата документа – один из основных реквизитов документа обеспечивающий его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (для приказов писем факсов и справок). Дата его утверждения – для планов, отчетов, правил, инструкций. Дата события, которая в нем зафиксирована. Дату документа оформляют арабскими цифрам последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабскими цифрами разделенными точкой, а год четырьмя арабскими цифрами. Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно определить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входи составной частью в такие реквизиты как: гриф согласования, виза согласовании, гриф утверждения, резолюция, отметка о поступлении документа в организацию, отметка об исполнении документа.
Регистрационный номер документа – условное обозначение документа состоит из его порядкового номера и присваивается при регистрации. Регистрационный номер документа проставляется на входящих, исходящих документах рядом с реквизитом дата документа.
Адресат – состоит из следующих частей: наименования организации в именительном падеже, структурное подразделение в именительном падеже, должность, фамилия, инициалы в дательном падеже и почтовый адрес. Если документ отправляется в правительственное учреждение почтовый адрес не указывается, а адресованные физическому лицу то сначала указывается фамилиями инициалы получателя, а затем почтовый адрес.
Гриф утверждения документа – должен состоять из слово «утверждаю» наименование должности лица утвердившего документ его личной подписи и даты Утверждаю Великий Князь. Всея Руси Подпись______________ Яковлев В.А. Дата утверждения: 27.09.2012г
Резолюция – проставляется на входящих и внутренних документах рассматриваемых руководством в правой верхней части документа. На письмах и факсах резолюция располагается между реквизитами адресат и текст. Резолюция включает в себя фамилию исполнителя, содержание поручения, сроки исполнения, личная подпись руководителя и дата подписания Главному бухгалтеру Оплатить до 01.10.2012г Подпись______________ Яковлев В.А. Дата утверждения: 27.09.2012г
Заголовок к тексту – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о ком?», «о чем?» или «чего?», «кого?» и не превышать двух строк.
Текст – тексты документов составляют на государственном языке РФ или на государственном языке субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей в первой части указывают причины основания цели составления документа, а во второй решения выводы просьбы предложения.
Подпись – обязателен для любого документа как служебного, так и личного в состав реквизита входят наименование должности лица подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (фамилия и инициалы), в расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.
Гриф согласования – состоит из слова «согласованно», должности лица с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты.
Визы – используются для внутреннего согласования документа, и включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату.
Оттиск печати – заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих право лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми документах, а также на иных документах предусматривающих заверение подлинной подписи.
|
