СЕКРЕТАРЬ-СТЕНОГРАФИСТКА

 

Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию

работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю

сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует

телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его

отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет

работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых

материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их

регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя

канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия,

способствующие эффективной работе руководителя. Стенографирует тексты подготавливаемых

руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных

документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом

информации в банк данных. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным

устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Выполняет различные операции с использованием

компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при

подготовке и принятии решений. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя

руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и

передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для

использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Ведет контрольно-регистрационную

картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает

документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности

рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной

номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует

документы на персональном ксероксе.

 

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные

документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его

подразделений; стенографию; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок

расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с

использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов

 

 

 

и других используемых технических средств; правила пользования приемно-переговорными

устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего

трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

 

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления

требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по

установленной программе без предъявления требований к стажу работы.